Mức phạt người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên từ 10/9/2026

1. Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên không?

Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động bao gồm:

- Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

- Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

- Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Như vậy, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của nhân viên, kể cả trong trường hợp lấy lý do quản lý hồ sơ, bảo đảm người lao động thực hiện đúng cam kết hoặc hạn chế người lao động nghỉ việc.

Quy định cấm này áp dụng trong cả quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động. Người sử dụng lao động có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ việc giao kết hợp đồng nhưng không được giữ bản chính các giấy tờ nêu trên.

2. Mức phạt người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên từ 10/9/2026

Theo điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.

Tuy nhiên, mức phạt cụ thể còn phụ thuộc vào việc người sử dụng lao động là cá nhân hay tổ chức.

Căn cứ khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định tại Điều 15 là mức phạt áp dụng đối với cá nhân; mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, mức phạt đối với hành vi này được xác định như sau:

• Người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.

• Người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp: Phạt tiền từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Bên cạnh hình thức phạt tiền, người sử dụng lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả.

Cụ thể, theo điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động vi phạm bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động.

Như vậy, từ ngày 10/9/2026, người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động có thể bị xử phạt như sau:

• Cá nhân bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng;

• Tổ chức, doanh nghiệp bị phạt từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng;

• Đồng thời, buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ đã giữ của người lao động.

3. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động được quy định thế nào?

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động được xác định đối với cả phía người lao động và người sử dụng lao động như sau:

*Người có thẩm quyền ký hợp đồng bên phía người lao động

Thông thường, người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động. Người có thẩm quyền ký hợp đồng bên phía người lao động gồm:

• Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên;

• Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, nhưng phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật;

• Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;

• Người lao động được các thành viên trong nhóm người lao động ủy quyền hợp pháp để giao kết hợp đồng.

Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm ký hợp đồng.

Trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản và có hiệu lực đối với từng người lao động trong nhóm. Kèm theo hợp đồng phải có danh sách ghi rõ: Họ và tên; Ngày, tháng, năm sinh; Giới tính; Nơi cư trú; Chữ ký của từng người lao động.

*Người có thẩm quyền ký hợp đồng bên phía người sử dụng lao động

Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động có thể là một trong các chủ thể sau:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định;

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;

• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân, hoặc người được ủy quyền;

• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Ngoài ra, theo khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người đã được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được tiếp tục ủy quyền lại cho người khác.

Do đó, khi ký hợp đồng lao động theo ủy quyền, người ký phải trực tiếp thực hiện việc giao kết trong phạm vi được ủy quyền và không được chuyển quyền ký cho chủ thể khác.