Công ty có được giữ CCCD của người lao động?

1. Công ty có được giữ CCCD của người lao động?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 165 Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, một trong những hành vi bị nghiêm cấm đối với người sử dụng lao động là giữ giấy tờ tùy thân của người lao động.

Theo đó, dù là vì bất kỳ lý do nào, công ty cũng không được phép giữ CCCD hay bất kì loại giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ bản gốc của người lao động.

Hiện nay, chưa có văn bản nào đưa ra khái niệm cụ thể về Giấy tờ tùy thân. Tuy nhiên, đây là thuật ngữ thường được dùng để định danh cá nhân, xác nhận danh tính và đặc điểm nhận dạng của từng người.

Các loại giấy tờ tùy thân hiện nay vẫn sử dụng bao gồm: 

- Chứng minh nhân dân 09 số/12 số.

- CCCD gắn chip/CCCD mã vạch.

Tuy nhiên tới đây, từ 01/7/2024, các cơ quan có thẩm quyền sẽ bắt đầu triển khai thẻ Căn cước cập nhật các thông tin về mống mắt, ADN và giọng nói. Bên cạnh đó, từ 01/01/2025, CMND cũng sẽ chính thức bị khai tử. Do vậy, từ năm 2025, người dân sử chỉ còn được sử dụng 03 loại giấy tờ tùy thân bao gồm:

- CCCD gắn chip

- CCCD mã vạch

- Thẻ Căn cước (triển khai sử dụng từ 01/01/2025)

2. Công ty giữ CCCD của người lao động bị phạt thế nào?

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi cố tình giữ CCCD của người lao động là trái quy định và có thể bị xử phạt từ 20 - 25 triệu đồng.

Cụ thể:

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;

Như vậy, để nhận lại Căn cước công dân, người lao động có thể tới trực tiếp phòng/ban đang giữ giấy tờ tùy thân hoặc ban giám đốc để xin hoàn trả lại giấy tờ theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.

Trong trường hợp vẫn không được giải quyết, người lao động có thể gửi văn bản đến phòng quản lý lao động thuộc UBND cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở. Theo đó, cán bộ phòng quản lý lao động sẽ mời đại diện công ty lên làm việc và yêu cầu buộc phải trả CCCD cho người lao động.

Trường hợp văn phòng quản lý lao động yêu cầu nhưng công ty vẫn không trả lại giấy tờ, cán bộ phòng sẽ báo thanh tra lao động để thực hiện việc kiểm tra và xử phạt hành chính từ 20 - 25 triệu đồng đối với công ty đó, đồng thời giải quyết yêu cầu được nhận lại CCCD của người lao động. 

3. Ai có quyền được tạm giữ CCCD của người khác?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 05/1999/NĐ-CP, những cá nhân, cơ quan có thẩm quyền thu hồi/tạm giữ CMND, CCCD của người khác bao gồm:

- Cơ quan Công an nơi làm thủ tục cấp mới, cấp đổi, cấp lại CMND/CCCD có quyền thu hồi CMND/CCCD theo quy định.

- Người có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính khi công dân vi phạm hành chính theo quy định buộc phải tạm giữ CMND/CCCD theo Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính.

- Công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi công dân thường trú.

- Cơ quan thi hành án phạt tù, thi hành lệnh tạm giam, cơ quan thi hành quyết định đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở giáo dục, chữa bệnh.

Lưu ý: Nếu thấy có vi phạm trong việc thu giữ CMND/CCCD trái phép, người dân có quyền khiếu nại, tố cáo các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm.

4. Công ty giữ giấy tờ gốc của nhân viên, làm mất có phải bồi thường?

* Trường hợp bị mất giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND…)

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 2 điều 23 Luật Căn cước công dân 2014 số 59/2014/QH13, người dân sẽ được cấp lại thẻ CCCD hay CMND khi báo mất giấy tờ.

Như vậy, trường hợp công ty giữ nhưng làm mất các giấy tờ như CCCD, CMND, người lao động có quyền yêu cầu công ty bồi thường các khoản chi phí theo quy định như chi phí cấp lại giấy tờ, chi phí di chuyển để làm thủ tục cấp lại và các chi phí liên quan.

* Trường hợp bị mất các văn bằng như bằng Đại học…

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, bản chính các loại văn bằng như văn bằng Đại học, văn bằng Thạc sĩ sẽ chỉ được cấp 01 lần. Theo đó, riêng đối với bản chính các loại văn bằng nếu đã mất thì sẽ không thể được cấp lại mà chỉ được cấp bản sao theo yêu cầu.

Hiện nay chưa có quy định cụ thể nào quy định trách nhiệm cụ thể của người sử dụng lao động khi làm mất văn bằng gốc của người lao động. Tuy nhiên, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu công ty phải bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 585 Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13.

Theo đó, các bên có quyền thỏa thuận về hình thức và mức bồi thường bằng tiền hoặc hiện vật hoặc thực hiện một công việc theo yêu cầu.

Trong trường hợp này, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu công ty bồi thường các khoản chi phí như chi phí di chuyển để làm thủ tục cấp lại bản sao, chi phí cấp lại văn bằng, phí bồi thường thiệt hại trong khoảng thời gian không có bằng cấp gây ra (phải có chứng cứ chứng minh thiệt hại)…

Trên đây là giải đáp cho vấn đề công ty có được giữ CCCD của người lao động?