Hướng dẫn đăng ký thông tin lao động từ ngày 01/7/2026

1. Hướng dẫn đăng ký thông tin lao động từ ngày 01/7/2026

Theo Mục 1 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 645/QĐ-BNV việc đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định như sau:

1.1. Hồ sơ đăng ký thông tin lao động

Thành phần hồ sơ gồm:

• Tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15;

• Trong tờ khai bổ sung các thông tin theo quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.

1.2. Đối tượng và thời điểm thực hiện

- Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì thực hiện đăng ký lao đồng thời với việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/7/2026.

1.3. Trình tự đăng ký thông tin lao động

Việc đăng ký thông tin lao động được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Người lao động cung cấp thông tin

Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động các thông tin cần thiết tại Tờ khai đăng ký tham gia BHXH và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã cung cấp.

Bước 2: Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký

Khi nộp hồ sơ đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, người sử dụng lao động đồng thời thực hiện đăng ký thông tin lao động cho người lao động theo quy định.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý thông tin

Sau khi được cơ quan BHXH tiếp nhận, xử lý, thông tin lao động sẽ được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.

2. Doanh nghiệp không đăng ký thông tin lao động bị phạt bao nhiêu?

Theo Điều 12 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

Điều 12. Vi phạm quy định về đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có hành vi không cung cấp thông tin; cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc cung cấp thông tin không chính xác theo quy định để làm căn cứ đăng ký lao động.

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 50 người lao động;

b) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

c) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người lao động trở lên.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.”

Đáng chú ý, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Do đó, trường hợp doanh nghiệp thực hiện hành vi vi phạm, mức phạt sẽ được áp dụng gấp đôi so với mức phạt nêu trên. 

Như vậy, từ ngày 10/9/2026, người sử dụng lao động không thực hiện đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH sẽ bị xử phạt như sau:

Ngoài bị phạt tiền, người sử dụng lao động còn bị buộc thực hiện việc đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động theo quy định.