Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Thời điểm cấp khi nào?

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và dùng để làm gì?

1.1. Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

1.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến một số mục đích được ghi nhận trong pháp luật thuế như sau:

(1) Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (Danh mục hồ sơ khai thuế tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

(2) Chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

(3) Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

2. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Theo đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

Đồng thời, theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Căn cứ các quy định nêu trên, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc khi người này có yêu cầu.

Cụ thể cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp sau:

(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(3) Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

(4) Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

(5) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

(6) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá  nhân không cư trú.

(7) Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.

(8) Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

(9) Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Trong một số trường hợp cụ thể, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như sau:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông A ký hợp đồng dịch vụ với công ty H để cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên của công ty (01 lần/tháng) trong thời gian từ tháng 9/2021 đến tháng 4/2022. Thu nhập của ông A được công ty trả theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng.

Như vậy, ông A có thể yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2021 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2022.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì thực hiện như sau: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông B ký hợp đồng lao động (từ tháng 9/2021 đến tháng hết tháng 8/2022) với công ty C. Nếu ông B thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty C cấp chứng từ khấu trừ thì công ty C sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2021 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2022.

Lưu ý: Riêng trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thực hiện cấp chứng từ khấu trừ.

>> Để được tư vấn thêm về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bạn đọc có thể liên hệ tổng đài 19006192 để được hỗ trợ nhanh nhất.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, 

- Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

- Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trên đây là những thông tin đáng chú ý liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được các chuyên gia pháp lý của LuatVietnam tư vấn, hỗ trợ chi tiết.