Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN gồm những thông tin gì?

1. Có phải chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ sử dụng dưới dạng điện tử?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có quy định về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cụ thể như sau:

Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được tiếp tục thực hiện theo Thông tư 37/2010/TT-BTC và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC đến hết ngày 30/6/2022.

Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế TNCN đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của Thông tư 37/2010/TT-BTC.

Như vậy, theo quy định trên thì từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Bên  cạnh đó, tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định liên quan đến định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN. 

Theo đó: Chứng từ trong lĩnh vực quản lý về thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Đồng thời, căn cứ khoản 2 và khoản 3 Điều 33 Nghị định  123/2020/NĐ-CP có quy định về hoá đơn, chứng từ ghi nhận các nội dung như sau:

- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN: Tổ chức khấu trừ thuế TNCN khi sử dụng chứng từ theo điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự tiến hành xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo theo các nội dung bắt buộc quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Chứng từ và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung của chứng từ, đồng thời đảm bảo không dẫn tới những cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được qua phương tiện điện tử.

2. Chứng từ điện tử khấu từ thuế TNCN gồm có thông tin gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể gồm các thông tin:

- Tên chứng từ, ký hiệu của mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp chứng từ;

- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế TNCN (nếu người nộp thuế đã được cấp mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế TNCN không có quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, số thuế đã được khấu trừ và thu nhập còn được nhận của người nộp thuế;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

- Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập.

*Đối với trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số.

3. Quy định đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, tổ chức khấu trừ thuế phải thực hiện việc lập chứng từ cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế TNCN.

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hướng dẫn tại mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 về chứng từ khấu trừ thuế TNCN được Cục thuế TP.HCM ban hành thì việc đăng ký sử dụng chứng từ điện từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như sau:

- Tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải nộp hồ sơ gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý trên Cổng thông tin thuedientu.

- Hồ sơ đăng ký gồm có: Thông báo về việc phát hành chứng từ khấu trừ, sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG tại Phụ lục IA được ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Trong trường hợp Cổng thông tin thuedientu chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ qua cổng hcmtax.

Lưu ý: Trường hợp các tổ chức trả thu nhập là văn phòng đại diện mà chưa có chữ ký số thì để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số cấp một lần và có hiệu lực sử dụng trong vòng 05 ngày.