Sửa chữa sai sót trong giấy tờ công chứng như thế nào?

Trong quá trình công chứng không tránh khỏi sai sót, lỗi kỹ thuật. Khi đó sửa chữa sai sót trong giấy tờ công chứng thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết tại bài viết dưới đây.

1. Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng là gì?

Sai sót trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch có thể chỉ là lỗi kỹ thuật hoặc có thể là lỗi khiến ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch đó. Trong đó:

- Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Đây là sai sót trong việc ghi chép, đánh máy, in ấn trong các văn bản công chứng. Đồng thời, lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải là những lỗi không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng, giao dịch (căn cứ khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2014).

- Các sai sót khác: Ngoài lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng thì còn có thể có những lỗi sai sót ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên. Nếu các lỗi ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ các bên thì cần sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

Trong trường hợp đó thì phải có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch đó.

Đồng thời, điểm b khoản 2 Điều 7 Luật này, nghiêm cấm người yêu cầu công chứng cung cấp các tài liệu, thông tin sai sự thật hoặc sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo, đã bị tẩy xoá, sửa chữa trái luật khiến nội dung của văn bản công chứng bị sai sót và có thể ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên.

Do đó, nếu là lỗi kỹ thuật do sai sót khi ghi chép, in ấn và không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ các bên thì các bên chỉ cần thực hiện sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng.

Tuy nhiên, nếu thuộc các lỗi khác mà các lỗi này có thể ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên thì tuỳ vào từng nội dung lỗi mà có thể thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ giao dịch, hợp đồng đó.

2. Thủ tục sửa chữa sai sót trong văn bản công chứng

2.1 Sửa lỗi kỹ thuật

Việc sửa lỗi kỹ thuật được thực hiện rất đơn giản và nhanh gọn. Theo đó, căn cứ Luật Công chứng năm 2014, thủ tục sửa lỗi ky thuậttrong văn bản công chứng được thực hiện như sau:

Cơ quan thực hiện:

Việc sửa lỗi kỹ thuật phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện hợp đồng, giao dịch này trước đó theo khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2014.

Trường hợp hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật. Cụ thể:

- Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý;

- Phòng công chứng bị giải thể: Hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định;

- Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Giấy tờ cần chuẩn bị: Người yêu cầu cần phải mang theo bản chính của tất cả các bản hợp đồng đã được công chứng để công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

Đồng thời, khi đến thực hiện sửa lỗi, tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu người có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật phải xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn để kiểm tra người yêu cầu công chứng là người tham gia trong giao dịch nêu tại hợp đồng.

Nếu người này không tự mình thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật thì cần xuất trình giấy uỷ quyền/hợp đồng uỷ quyền (nếu có).

Thời gian giải quyết: Thông thường việc sửa lỗi kỹ thuật sẽ được thực hiện ngay trong ngày làm việc đó.

Công chứng viên sẽ đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân ở chỗ cần sửa và ghi chữ, dấu/con số đã được sửa vào bên lề kèm chữ ký của mình, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Phí cần nộp: Trường hợp sửa lỗi kỹ thuật thường sẽ không mất phí.

2.2 Huỷ bỏ, bổ sung, sửa chữa văn bản công chứng

Ngoài việc sửa lỗi sai sót do kỹ thuật đánh máy, in ấn… có một số trường hợp việc sửa chữa sai sót trong giấy tờ công chứng sẽ làm thay đổi nội dung của hợp đồng công chứng.

Ở các trường hợp này, công chứng viên không thể thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật như thủ tục ở trên mà phải tiến hành việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng. Cụ thể theo Điều 51 Luật Công chứng năm 2014, việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng được thực hiện như sau:

Cơ quan thực hiện: Công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng đó. Nếu Văn phòng/Phòng công chứng đó đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của nơi đang lưu trữ hồ sơ sẽ thực hiện các công việc này.

Giấy tờ cần chuẩn bị: Để được sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng thì người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau đây:

- Phiếu yêu cầu công chứng về việc sửa đổi, huỷ bỏ, bổ sung hợp đồng.

- Giấy tờ của người yêu cầu công chứng và các bên trong hợp đồng: Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hạn sử dụng, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân…

- Giấy tờ về nội dung sửa đổi, huỷ bỏ, bổ sung: Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể của yêu cầu mà người yêu cầu phải chuẩn bị thêm các loại giấy tờ, tài liệu để chứng minh cho yêu cầu của mình là đúng pháp luật.

Ví dụ: Bổ sung thêm tài sản thế chấp trong hợp đồng thế chấp thì cần giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc số tiết kiệm hoặc giấy đăng ký xe… (giấy tờ về tài sản được bổ sung).

- Các bản chính hợp đồng cần sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ để công chứng viên thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ.

- Giấy/hợp đồng uỷ quyền (nếu có).

Thời gian giải quyết: Theo Điều 43 Luật Công chứng, thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc. Nếu vụ việc phức tạp thì không quá 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, thường hợp đồng sẽ được thực hiện ngay trong ngày làm việc.

Chi phí phải nộp: Nếu việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng không làm tăng giá trị hợp đồng hoặc tài sản thì phí công chứng là 40.000 đồng; huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch là 25.000 đồng.

Riêng trường hợp bổ sung, sửa đổi có tăng giá trị tài sản thì phí công chứng sẽ tính theo giá trị tài sản theo tỷ lệ phần trăm ở bài viết này.

Trên đây là giải đáp chi tiết về việc sửa chữa sai sót trong giấy tờ công chứng. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được giải đáp.