Cách xử lý chứng từ điện tử đã lập bị sai từ ngày 01/6/2025

Trong quá trình sử dụng chứng từ điện tử không thể tránh khỏi trường hợp có sai sót. Vậy chứng từ điện tử là gì? Cách xử lý khi chứng từ điện tử đã lập bị sai như thế nào?

1. Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ là tài liệu phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.

Chứng từ điện tử là dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Hiện nay chứng từ được giải thích rõ tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo đó, hình thức chứng từ gồm chứng từ điện tử hoặc chứng từ đặt in, tự in.

Đồng thời, điểm b Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định như sau:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

...

2. Bổ sung điểm c, điểm d vào khoản 2; sửa đổi, bổ sung khoản 5, khoản 11, khoản 12 và bổ sung khoản 14 vào Điều 3 như sau:

b) Sửa đổi, bổ sung khoản 5 như sau:

“5. Chứng từ điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, có thể hiểu chứng từ điện tử là chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử được cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử.

2. Cách xử lý khi chứng từ điện tử đã lập bị sai từ ngày 01/6/2025 như thế nào?

Khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung Điều 34a vào sau Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

...

22. Bổ sung Điều 34a và Điều 34b vào sau Điều 34 như sau:

“Điều 34a. Xử lý chứng từ điện tử đã lập

Trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai thì tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập quy định tại Điều 19 Nghị định này. Thông báo chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”

Như vậy, khi chứng từ điện tử đã lập bị sai thì cách xử lý như sau:

- Trường hợp phát hiện chứng đơn điện tử đã lập sai, tổ chức khấu trừ thuế sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ điện tử.

- Thông báo chứng từ đã lập sai được thực hiện theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Xem thêm: Hướng dẫn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai từ 01/6/2025

3. Chứng từ điện tử được định dạng như thế nào?

Căn cứ khoản 20 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 và khoản 3 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng chứng từ điện tử cụ thể như sau:

- Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định.

Lưu ý: Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Trên đây là bài viết hướng dẫn Cách xử lý chứng từ điện tử đã lập bị sai từ ngày 01/6/2025.