3 trường hợp Luật không cho phép viết tắt

Trong nhiều tình huống, viết tắt giúp cho việc ghi chép nhanh chóng, dễ dàng. Sau đây là các trường hợp không được phép viết tắt và thông tin liên quan đến viết tắt trên hóa đơn giá trị gia tăng.

1. Các trường hợp không được viết tắt

1.1 Không được viết tắt trong văn bản công chứng

Tại khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014 nêu rõ:

Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo quy định nêu trên, trong các văn bản công chứng không được phép viết tắt hay viết bằng ký hiệu. Ngoài ra, thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm và có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp khác.

1.2 Di chúc không được viết tắt

Nội dung này đã được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều khoản 3 Điều 631 Bộ luật Dân sự 2015:

3. Di chúc không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc.

Như vậy, di chúc không được viết tắt/viết bằng ký hiệu là một trong những yêu cầu bắt buộc khi lập di chúc dù dưới dạng đánh máy hay viết tay. Bên cạnh đó, nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc.

Trường hợp di chúc có sự tẩy xóa, sửa chữa thì người tự viết di chúc hoặc người làm chứng di chúc phải ký tên bên cạnh chỗ tẩy xóa, sửa chữa.

1.3 Không được viết tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán

Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định:

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán […]

Theo quy định trên, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Tuy nhiên, riêng với hóa đơn, Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt. Tuy nhiên, riêng với hóa đơn tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép viết tắt trong một số trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài.

Theo đó, trường hợp trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:

- “Phường” thành “P”;

- “Quận” thành “Q”,

- “Thành phố” thành “TP”;

- “Việt Nam” thành “VN”;

- “Cổ phần” là “CP”;

- “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”;

- “Khu công nghiệp” thành “KCN”;

- “Sản xuất” thành “SX”;

- “Chi nhánh” thành “CN”…

Tuy nhiên việc viết tắt phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

2. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến viết tắt trên hóa đơn GTGT

2.1 Có được viết tắt tên doanh nghiệp trên hóa đơn GTGT không?

Câu hỏi: 

Công ty tôi là đơn vị cung cấp vật liệu xây dựng, khi xuất hóa đơn cho chi nhánh một công ty kinh doanh dịch vụ khách sạn, tên của họ bao gồm cả phần tên chi nhánh nên rất dài. Nếu tôi viết đủ cả tên cho họ thì sẽ bị chèn xuống dòng dưới thuộc trường địa chỉ.

Tôi thấy có mấy chữ như “Chi nhánh” và “Trách nhiệm hữu hạn một thành viên  thì tôi có thể viết tắt chữ cái đầu được không? Xin cảm ơn.

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Công ty bạn được phép viết tắt các chữ “Chi nhánh” thành “CN”; “Trách nhiệm hữu hạn một thành viên” thành “TNHH MTV” do tên quá dài là đúng theo quy định.

Ngoài ra, bạn còn được phép viết tắt một số từ thông dụng khác như “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Sản xuất” thành “SX”; …sao cho vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin, xác định được chính xác tên và địa chỉ phù hợp với đăng ký kinh doanh.

Các hóa đơn bạn đã viết tắt sẽ không cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc không cần thu hồi để xóa bỏ, hủy bỏ nếu đáp ứng điều kiện tên viết tắt vẫn đảm bảo đầy đủ, có thể xác định được chính xác các thông tin.

2.2 Địa chỉ trên hóa đơn có được viết tắt không?

Câu hỏi: 

Công ty tôi có tên đầy đủ là Công ty trách nhiệm hữu hạn…. có địa chỉ theo đăng ký kinh doanh tại Số … tổ … - Phường ….- Quận …. - Thành Phố Hà Nội - Việt Nam.
Khi viết hóa đơn xuất cho công ty thì bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể viết tắt tên và địa chỉ của công ty như sau: “Công ty TNHH ….. Số … - tổ …. - P. ….. - Q. …. - TP. Hà Nội - VN”.

Vậy xin hỏi hóa đơn viết tắt địa chỉ công ty như trên có đúng không?

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong quá trình lập hóa đơn, “tên, địa chỉ” của người mua, người bán phải được viết đầy đủ, trường hợp viết tắt phải đảm bảo xác định chính xác danh tính của người mua, người bán.

Đặc biệt, nếu tên, địa chỉ của người mua quá dài, kế toán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo xác định đầy đủ và chính xác số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp trùng khớp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Do đó, việc viết tắt địa chỉ doanh nghiệp nêu trên là hoàn toàn được phép và không làm ảnh hưởng đến quá trình sử dụng hóa đơn.

Trên đây là các trường hợp không được phép viết tắt. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900.6192 để được LuatVietnam hỗ trợ, giải đáp.