Hợp đồng lao động điện tử: Toàn bộ quy định doanh nghiệp cần cập nhật từ 01/7/2026

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo giải thích tại khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

2. Nguyên tắc tham gia hợp đồng lao động điện tử

Điều 4 Nghị định 337/2025 quy định các nguyên tắc chung khi tham gia hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.

- Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

- Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
 

3. Chủ thể tham gia giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử gồm những ai?

Các chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử quy định tại Điều 5 Nghị định 337/2025 bao gồm:

- Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.

- Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện.

4. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử thế nào?

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

5. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025, người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

- Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân phải có:

• Giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn;

• Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

- Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;

• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

6. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Theo Điều 7 Nghị định 337/2026/NĐ-CP

7. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử dùng để làm gì?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.

ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

8. Thời hạn lưu trữ của hợp đồng lao động điện tử là bao lâu?

 Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

9. Ký kết hợp đồng lao động điện tử ở đâu?

- Thông qua Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ

Từ ngày 01/7/2026, Việt Nam chính thức vận hành Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý. Nền tảng này tiếp nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

- Thông qua các nhà cung cấp eContract

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hợp đồng điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ eContract. Sau khi hợp đồng được ký và xác thực, nhà cung cấp eContract sẽ gửi dữ liệu về Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để gắn ID và lưu trữ theo quy định.

Hiện nay đã có nhiều nhà cung cấp eContract tại Việt Nam như:

Tập đoàn Viettel: Cung cấp giải pháp Viettel eContract nổi bật với hệ sinh thái tích hợp chữ ký số và bảo mật cao.

Tập đoàn FPT: Cung cấp FPT.eContract, được nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia tin dùng.

Công ty Cổ phần MISA: Cung cấp AMIS WeSign (nằm trong hệ sinh thái MISA), rất mạnh về tính tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Công ty Cổ phần BKAV: Cung cấp giải pháp BKAV eContract, nền tảng có hạ tầng bảo mật vững chắc.

Công ty Cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam: Cung cấp EFY-eCONTRACT.

Tập đoàn VNPT: Cung cấp VNPT eContract, lợi thế về hạ tầng viễn thông phủ sóng toàn quốc.

10. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử

10.1. Có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?

Nhà nước không bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên cũng khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

10.2. Người lao động không có chữ ký số thì ký hợp đồng điện tử thế nào?

Tùy nền tảng sử dụng, người lao động có thể xác thực bằng VNeID, OTP hoặc các phương thức xác thực điện tử khác được pháp luật công nhận.

10.3. Ký hợp đồng lao động điện tử bằng điện thoại được không?

Được. Người lao động có thể ký hợp đồng điện tử trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính nếu đáp ứng yêu cầu xác thực theo quy định.

10.3. Hợp đồng lao động điện tử ký trước 01/7/2026 được xử lý thế nào?

Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, đối với hợp đồng lao động được giao kết trước ngày 01/7/2026 được xử lý như sau:

• Nhà cung cấp eContract hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract. 

• Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu theo quy định về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. 

Trường hợp hợp đồng lao động giao kết trước ngày 01/7/2026 không đảm bảo quy định về chữ ký số, dấu, chứng thực dữ liệu hoặc thông tin xác thực định danh không đúng, hệ thống Nền tảng hợp đồng lao động sẽ tự gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.

Đối với trường hợp Nhà cung cấp eContract đã gửi hồ sơ đề nghị kết nối tới Bộ Nội vụ nhưng đến ngày 01/7/2026 vẫn chưa hoàn tất việc kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, đơn vị này vẫn được tiếp tục cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử trong thời gian chờ kết nối và phải hoàn thành việc kết nối chậm nhất vào ngày 20/7/2026.

Thông tư cũng quy định rõ, các hợp đồng lao động điện tử được giao kết trong thời gian chờ kết nối vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất kết nối, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi các hợp đồng này về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp ID. Việc cấp ID đối với các hợp đồng này sẽ được áp dụng giống với trường hợp hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026.

10.5. Hợp đồng lao động điện tử có phải in ra giấy để lưu không?

Không. Hợp đồng điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể tra cứu khi cần thiết.

10.6. Có thể chuyển hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Hai bên có thể thỏa thuận ký lại hoặc chuyển đổi sang hình thức điện tử theo quy định.

Điều 8 Nghị định 337/2026 quy định hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

- Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
• Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

10.7. Hợp đồng lao động điện tử có sử dụng khi làm thủ tục BHXH được không?

Có. Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp được sử dụng để thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội.

10.8. Người lao động ở nước ngoài có thể ký hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Đây là một trong những ưu điểm của hợp đồng điện tử, giúp các bên ký kết từ xa mà không cần gặp trực tiếp.

10.9. Khi sửa đổi hợp đồng lao động điện tử phải thực hiện thế nào?

Điều 9 Nghị định 337 quy định về trình tự sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

- Trường hợp hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy thì phải thực hiện chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử trước.

Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.

10.10. Hợp đồng lao động điện tử có được dùng làm chứng cứ khi xảy ra tranh chấp không?

Có. Thông điệp dữ liệu và hợp đồng điện tử hợp pháp có thể được sử dụng làm chứng cứ theo quy định của pháp luật.