Quy định về chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử thế nào từ 01/7/2026?

1. Quy định chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

Đồng thời, việc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng giấy cần thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử như sau:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu; 
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Mặt khác, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy có giá như bản giấy khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định về giao dịch điện tử.

2. Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng lao động giấy

Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, đối với hợp động lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động cùng với dữ liệu thông tin về nội dung của hợp đồng lao động và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử.

Trong đó, thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử gồm:

• Tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi;
• Họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi;
• Ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi;
• Chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong;
• Trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.

Sau khi nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động tiếp nhận phải kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử.

3. Có bắt buộc dùng hợp đồng lao động điện tử không?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng điện tử như sau:

1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của hai bên.

Bên cạnh đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng nêu rõ việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, bảo đảm an toàn về dữ liệu cá nhân.

Đồng thời, Chính phủ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Như vậy, không bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được pháp luật công nhận mà không bị bãi bỏ hay cấm sử dụng. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử mang tính khuyến khích, phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động.

Trên đây là nội dung bài viết về quy định chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử mới nhất…