Doanh nghiệp cần lưu ý gì về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP?

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Trước đây, khoản 1 Điều 14 Bộ Luật lao động 2019 đã công nhận hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản. 

Như vậy, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã pháp lý hoá hợp đồng lao động điện tử đồng thời nhấn mạnh hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy từ ngày 01/01/2026.

Đồng thời, khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng khẳng định, khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

2. Hợp đồng lao động điện tử phải được gắn mã định danh (ID)

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.

Trong đó, mã ID là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

3. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ khi bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

4. Điều kiện của người lao động khi ký hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động là cá nhân phải bảo đảm điều kiện về giấy tờ tùy thân gồm:

• Thẻ CCCD/thẻ Căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước/VNeID mức độ 2/hộ chiếu còn thời hạn;
• Thị thực nhập cảnh còn hạn/giấy tờ chứng minh miễn thị thực nhập cảnh (nếu là người nước ngoài).

Đồng thời, điều kiện về người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:

- Có giấy tờ gồm:

• Quyết định thành lập/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư/giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh…
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật gồm: thẻ CCCD/thẻ Căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước/VNeID mức độ 2/hộ chiếu còn thời hạn); thị thực nhập cảnh còn hạn/giấy tờ chứng minh miễn thị thực nhập cảnh nếu là người nước ngoài.

- Có chữ ký số, sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.

5. Hướng dẫn chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và điện tử

- Chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử sang văn bản giấy:

• Bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy; có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin cá nhân, cơ quan thực hiện chuyển đổi.
• Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực.
• Phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

- Chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng giấy sang điện tử

• Thông tin trong văn bản giấy đảm bảo toàn vẹn như thông điệp điện tử;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
• Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;

- Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc.

Căn cứ: Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023.

6. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

- Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử: Thực hiện như việc giao kết hợp đòng lao động điện tử trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

- Trường hợp hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy:

Bước 1: Chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử

Bước 2: Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi như giao kết hợp đồng lao động điện tử trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

7. Ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP từ 01/7/2026

Nội dung này được Chính phủ quy định tại 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Cụ thể, chậm nhất 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức vận hành. Việc ký kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo Nghị định này từ 01/7/2026.

Với các loại hợp đồng lao động điện tử đã được ký trước ngày 01/01/2026 thì giải quyết như sau:

• Nếu được ký trước ngày 01/01/2026 và đến ngày 01/01/2026 vẫn còn hiệu lực: Tiếp tục thực hiện theo quy định về pháp luật lao động và giao dịch điện tử đến hết thời hạn của hợp đồng. Trong trường hợp này, hợp đồng lao động đó có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Nếu được ký trước ngày 01/01/2026, đến ngày 01/01/2026 vẫn chưa thực hiện xong: Tiếp tục thực hiện theo quy định về pháp luật lao động và giao dịch điện tử đến hết thời hạn của hợp đồng trừ trường hợp các bên có thỏa thuận thực hiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Trên đây là giải đáp chi tiết vấn đề: Doanh nghiệp cần biết gì về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.