Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026

Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Mã định danh hợp đồng điện tử (sau đây gọi là ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. (theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)

Theo đó, tại Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV đã đưa ra các nguyên tắc về cấp ,ã định danh hợp đồng điện tử như sau:

• Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.
• ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
• Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.
• ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

Mặt khác, theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mã định danh hợp đồng điện tử có cấu trúc gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động.

Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026

Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV như sau:

Bước 1: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

• Đối với hợp đồng điện tử giao kết từ ngày 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract thực hiện rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu, chứng thực thông điệp dữ liệu. Sau khi thực hiện rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng các dữ liệu về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Bước 2: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động tiếp nhận phải kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử.

Bước 3: Trả kết quả cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

• Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử.
• Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được cấp cùng ID với hợp đồng lao động điện tử
• Trường hợp, hợp đồng lao động điện tử không cấp ID Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.

Trên đây là nội dung bài viết: Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026...