Chuyển sinh hoạt công đoàn khi thay đổi nơi làm việc cần những hồ sơ gì?

Chuyển sinh hoạt công đoàn khi thay đổi nơi làm việc cần những hồ sơ gì?

Theo điểm b Mục 1.6 Hướng dẫn 06/HD-TLĐ ngày 11/8/2026 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam, hồ sơ chuyển sinh hoạt công đoàn được quy định như sau:

“Hồ sơ chuyển sinh hoạt công đoàn gồm: văn bản của công đoàn nơi đoàn viên đang sinh hoạt gửi công đoàn nơi đoàn viên chuyển đến; hồ sơ đoàn viên (nếu có); thông tin lý lịch đoàn viên.”

Như vậy, khi chuyển sinh hoạt công đoàn do thay đổi nơi làm việc, hồ sơ gồm:

• Văn bản của công đoàn nơi đoàn viên đang sinh hoạt gửi công đoàn nơi đoàn viên chuyển đến. Đây là văn bản do công đoàn nơi chuyển đi lập, gửi công đoàn nơi tiếp nhận đoàn viên.

• Hồ sơ đoàn viên (nếu có). Thành phần này được quy định kèm điều kiện “nếu có”, không phải trường hợp nào cũng có hồ sơ đoàn viên để chuyển.

• Thông tin lý lịch đoàn viên. Đây là thông tin phục vụ việc quản lý, tiếp nhận đoàn viên tại nơi sinh hoạt mới.

Đáng chú ý, cũng tại điểm b Mục 1.6, Hướng dẫn 06/HD-TLĐ quy định:

“Trường hợp thông tin đoàn viên đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý đoàn viên thì công đoàn nơi chuyển đi và nơi chuyển đến thực hiện xác nhận, tiếp nhận đoàn viên trên hệ thống, không yêu cầu đoàn viên cung cấp lại hồ sơ đã có trên hệ thống, trừ trường hợp có yêu cầu kiểm tra, xác minh thông tin.”

Theo đó, đoàn viên không phải cung cấp lại hồ sơ đã có trên hệ thống quản lý đoàn viên nếu thông tin đã được cập nhật đầy đủ, trừ trường hợp có yêu cầu kiểm tra, xác minh. Việc xác nhận chuyển đi và tiếp nhận đoàn viên được công đoàn hai nơi thực hiện trên hệ thống.

Để thuận tiện cho quá trình chuyển sinh hoạt, đoàn viên nên liên hệ công đoàn nơi đang sinh hoạt để kiểm tra thông tin đã được cập nhật đầy đủ hay chưa, đồng thời phối hợp bổ sung thông tin còn thiếu.

Theo điểm a Mục 1.5 Hướng dẫn này, đoàn viên có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân cho ban chấp hành công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cơ sở để cập nhật vào phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn.

Chuyển sinh hoạt công đoàn khi thay đổi nơi làm việc thực hiện thế nào?

Điểm b Mục 1.6 Hướng dẫn 06/HD-TLĐ quy định:

“Khi đoàn viên chuyển sang nơi làm việc khác thì phải báo cáo với ban chấp hành công đoàn nơi chuyển đi và nơi chuyển đến để thực hiện các thủ tục chuyển sinh hoạt công đoàn.”

Căn cứ quy định trên, khi thay đổi nơi làm việc, đoàn viên cần chủ động báo cáo với cả ban chấp hành công đoàn nơi chuyển đi và nơi chuyển đến để được thực hiện thủ tục chuyển sinh hoạt.

Trên cơ sở đó, công đoàn nơi chuyển đi và nơi chuyển đến phối hợp chuyển, tiếp nhận hồ sơ hoặc xác nhận, tiếp nhận đoàn viên trên hệ thống quản lý đoàn viên nếu đáp ứng điều kiện nêu trên.

Trường hợp nơi làm việc mới chưa có tổ chức công đoàn, điểm b Mục 1.6 hướng dẫn đoàn viên liên hệ với công đoàn cấp trên cơ sở nơi gần nhất để được hướng dẫn, giới thiệu nơi sinh hoạt công đoàn phù hợp nhằm bảo đảm quyền lợi.

Như vậy, đoàn viên chuyển đến đơn vị chưa có tổ chức công đoàn vẫn có đầu mối để được hướng dẫn về nơi sinh hoạt. Đoàn viên cần chủ động liên hệ công đoàn cấp trên cơ sở nơi gần nhất thay vì tự xác định nơi sinh hoạt mới.

Ngoài ra, điểm a Mục 1.6 Hướng dẫn 06/HD-TLĐ xác định mỗi đoàn viên chỉ được sinh hoạt tại một công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cơ sở. Nếu làm việc theo hợp đồng lao động tại nhiều đơn vị, doanh nghiệp, đoàn viên chỉ được sinh hoạt công đoàn tại một công đoàn cơ sở nơi ký hợp đồng lao động chính hoặc nơi có thời gian làm việc chủ yếu.

Người lao động cũng cần phân biệt việc chuyển nơi làm việc với trường hợp tạm thời nghỉ làm. Theo điểm a Mục 1.6, đoàn viên nghỉ hưởng chế độ thai sản, nghỉ ốm đau dài ngày; nghỉ việc do tạm hoãn hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, nghỉ không hưởng lương nhưng chưa chấm dứt quan hệ lao động thì tiếp tục được quản lý, sinh hoạt tại công đoàn cơ sở nơi đang là đoàn viên.