Hóa đơn điện tử: 11 điều cần biết khi sử dụng

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, số 108/2025/QH15, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã nêu rõ những lợi ích khi áp dụng HĐĐT như sau:

* Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

- Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được HĐĐT do người bán cung cấp.

- Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,...).

- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.

- Sử dụng HĐĐT tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận HĐĐT, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

- Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.

* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan

- Sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

- Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,...

- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế. 

3. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản lý thuế 2025, số 108/2025/QH15 và Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, bao gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.

- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

4. Khi nào hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng;

• Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;

• Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất của tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ và thuộc trường hợp phải thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Quy định này áp dụng đối với hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: bán lẻ; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; vận tải hành khách; dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ; dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí; chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Như vậy, hộ kinh doanh chỉ cần đáp ứng một trong ba tiêu chí nêu trên và hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi áp dụng thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có hai cách thức tra cứu như sau:

Cách 1: Tra cứu thông tin từng hóa đơn

Cách 2: Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra

Xem chi tiết: Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

6. Thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy theo hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, cụ thể như sau:

*Đối với bán hàng hóa

- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa.

- Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả hàng hóa gia công xuất khẩu, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. 

Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

*Đối với cung cấp dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả trường hợp cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

- Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, quy định lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ sau:

• Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế;

• Thẩm định giá;

• Khảo sát, thiết kế kỹ thuật;

• Tư vấn giám sát;

• Lập dự án đầu tư xây dựng.

Như vậy, đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa; đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi hoàn thành dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, trừ các khoản đặt cọc, tạm ứng thuộc trường hợp ngoại lệ nêu trên.

7. Nội dung hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn gồm các tiêu thức sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

- Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Thời điểm ký số trên HĐĐT.

- Mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

- Nội dung khác trên hóa đơn: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

Bên cạnh đó, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ những trường hợp khi lập hóa đơn không nhất thiết phải có đủ nội dung. 

8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?

Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

(1) Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Một số trường hợp được đăng ký trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, gồm:

• Người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;

• Doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế;

• Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông tin đăng ký được lập theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

(2) Cơ quan thuế đối chiếu thông tin đăng ký

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động đối chiếu thông tin của:

• Người đại diện theo pháp luật;

• Đại diện hộ kinh doanh;

• Cá nhân kinh doanh;

• Chủ doanh nghiệp tư nhân.

Thông tin được đối chiếu giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống Định danh và xác thực điện tử.

Trường hợp thông tin không khớp, cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ để người nộp thuế điều chỉnh thông tin đã kê khai hoặc điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu dân cư, định danh điện tử.

(3) Người nộp thuế xác nhận thông tin

Nếu thông tin đối chiếu khớp, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi yêu cầu xác nhận qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Người nộp thuế phải xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu quá thời hạn mà chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(4) Cơ quan thuế xem xét chấp nhận đăng ký

Trường hợp người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn và không thuộc trường hợp cần kiểm tra, xác minh, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp người nộp thuế thuộc diện có dấu hiệu vi phạm, rủi ro về thuế, hóa đơn hoặc có vấn đề liên quan đến tình trạng hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế có thể:

• Yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc

• Xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.

Người nộp thuế phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Cơ quan thuế chấp nhận đăng ký nếu nội dung giải trình được chấp nhận hoặc kết quả xác minh cho thấy người nộp thuế có hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Trường hợp người nộp thuế không giải trình, giải trình quá thời hạn hoặc kết quả xác minh cho thấy không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế ban hành thông báo không chấp nhận và nêu rõ lý do.

(5) Nhận thông báo kết quả đăng ký

Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT.

Thông báo được gửi trực tiếp cho người nộp thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

(6) Xử lý hóa đơn đã sử dụng trước đây

Kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải:

• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định trước đây;

• Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, nếu có.

Ngoài ra, đối với trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký, người nộp thuế phải gửi lại thông tin thay đổi theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; hoặc

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu thì phải thực hiện quy trình đối chiếu, xác nhận thông tin theo quy định.

9. Lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã

9.1. Lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế

* Đối tượng thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

- Đối tượng áp dụng/thực hiện: Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng HĐĐT, gồm:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

- Cách thức thực hiện: Nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

* Đối tượng thực hiện qua trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

9.2. Lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên HĐĐT và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

10. Cách xử lý hóa đơn có sai sót

Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý như sau:

(1) Chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua

Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác thì không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Căn cứ: điểm a khoản 1 Điều 19.

(2) Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa

Người bán được lựa chọn:

• Lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc

• Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai.

Trước khi xử lý, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua.

Lưu ý: 

Nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng sai cùng nội dung, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê.

Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng tiếp tục sai thì các lần xử lý sau phải sử dụng cùng hình thức đã áp dụng lần đầu.

Giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.

11. Tiêu hủy hóa đơn điện tử

Theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Lưu ý:

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.            

Trên đây là thông tin về việc Hóa đơn điện tử 2026: 11 điều cần biết khi sử dụng...