Hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử từ 01/7/2026

1. Hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử gồm những gì?

Theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC, hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử gồm:

1.1. Hồ sơ thuế điện tử

Hồ sơ thuế điện tử là các loại hồ sơ thuế được:

• Tạo lập bằng phương thức điện tử;
• Gửi bằng phương thức điện tử;
• Tiếp nhận bằng phương thức điện tử;
• Lưu trữ bằng phương thức điện tử.

Bao gồm các loại hồ sơ sau:

• Hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ khai khoản thu khác;
• Hồ sơ nộp thuế, hồ sơ nộp khoản thu khác;
• Hồ sơ gia hạn nộp hồ sơ khai thuế, hồ sơ gia hạn nộp hồ sơ khai khoản thu khác;
• Hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ hoàn khoản thu khác;
• Hồ sơ miễn thuế, hồ sơ miễn khoản thu khác, hồ sơ giảm thuế, hồ sơ giảm khoản thu khác;
• Hồ sơ không chịu thuế, hồ sơ không thu thuế; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ, hồ sơ xóa tiền thuế nợ;hồ sơ miễn tiền chậm nộp, hồ sơ miễn tiền phạt;
• Hồ sơ không tính tiền chậm nộp, hồ sơ gia hạn nộp thuế, hồ sơ gia hạn nộp khoản thu khác, hồ sơ gia hạn nộp tiền thuế nợ, hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ, hồ sơ hải quan.

Như vậy, hồ sơ thuế điện tử không phải là một loại hồ sơ thuế riêng biệt mà là các hồ sơ thuế theo quy định được tạo lập và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử.

1.2. Chứng từ điện tử

Theo điểm b khoản 1 Điều 9, quy định chứng từ nộp ngân sách nhà nước điện tử là chứng từ nộp ngân sách nhà nước theo quy định tại Nghị định 347/2025/NĐ-CP về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành, được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử.

Ngoài ra, các hồ sơ, chứng từ điện tử nêu trên phải được xác nhận điện tử theo quy định tại Điều 10 Thông tư 89/2026/TT-BTC. Theo đó, việc xác nhận người ký trên hồ sơ, chứng từ điện tử có thể được thực hiện bằng chữ ký điện tử, mã xác thực giao dịch điện tử, xác nhận sinh trắc học hoặc phương tiện điện tử khác theo quy định.

Trường hợp hồ sơ thuế hoặc chứng từ nộp ngân sách nhà nước có tài liệu kèm theo là văn bản giấy, tài liệu này phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Ngoài ra, các loại tài liệu không áp dụng chuyển đổi đối với:

• Tài liệu, thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước;
• Trường hợp pháp luật quy định không được thực hiện bằng phương tiện điện tử.

Việc nộp, gửi và tiếp nhận các tài liệu thuộc những trường hợp trên được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Hồ sơ, chứng từ điện tử phải được lưu trữ trong bao lâu?

Khoản 2 Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan.

Đáng chú ý, hồ sơ, chứng từ điện tử dù đã hết thời hạn lưu trữ vẫn phải tiếp tục được lưu trữ nếu có liên quan đến:

• Tính toàn vẹn thông tin của hệ thống;
• Hồ sơ, chứng từ điện tử đang được lưu hành.

Trong trường hợp này, hồ sơ, chứng từ chỉ được hủy khi việc hủy hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Bên cạnh đó, hình thức lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử có giá trị như việc lưu trữ văn bản giấy.

3. Giao dịch điện tử trong quản lý thuế gồm những nội dung nào?

Cơ quan thuế, người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện giao dịch điện tử trong quản lý thuế bao gồm các nội dung được quy định tại Điều 7 Thông tư 89 2026 của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

(1) Giao dịch điện tử giữa người nộp thuế với cơ quan thuế:

• Người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan thuế;
• Cơ quan thuế gửi các thông báo, quyết định hành chính và các văn bản, quyết định khác cho người nộp thuế; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, phản hồi, trả kết quả xử lý; kiểm tra thuế;
• Cơ quan thuế cung cấp các dịch vụ hỗ trợ để người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi về thuế.

(2) Giao dịch điện tử giữa cơ quan thuế với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức có liên quan trong việc tiếp nhận, cung cấp thông tin và giải quyết các thủ tục hành chính thuế cho người nộp thuế theo cơ chế một cửa liên thông.

(3) Cung cấp, trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế với cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của người nộp thuế.

(4) Thủ tục, trình tự kết nối giữa Hệ thống thông tin quản lý thuế với Hệ thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế qua tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.

(5) Giao dịch điện tử về hóa đơn, chứng từ thực hiện theo quy định của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Trên đây là Hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử từ ngày 01/7/2026…