5 điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

1. Giải thích mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định rõ tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

* Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

* Ký hiệu hóa đơn điện tử

Là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử hoặc không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

06 ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

- Hai ký tự tiếp theo (02 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch.

- Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

2. Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã

Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã.

Để thực hiện việc chuyển đổi thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trường hợp 2: Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu, bảo hiểm, điện lực,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trong thời gian mười 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế căn cứ theo quy định để xem xét, quyết định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử.

3. Khi nào hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử?

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.

(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

4. Hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền

Bên cạnh việc đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định chi tiết về hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể:

* Đối tượng áp dụng

Đối tượng sau đây được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

* Nội dung hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền

Xem chi tiết: 4 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

5. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Khi bán hàng, cung ứng dịch vụ mà người bán không trực tiếp lập hóa đơn thì có quyền ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba.

Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử như sau:

* Nội dung hóa đơn ủy nhiệm

Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên.

* Hình thức ủy nhiệm

- Việc ủy nhiệm lập hóa đơn phải thể hiện bằng văn bản là hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận.

- Nội dung của hợp đồng ủy nhiệm hoặc văn bản thỏa thuận phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của hai bên.

+ Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn).

+ Mục đích ủy nhiệm.

+ Thời hạn ủy nhiệm hóa đơn.

+ Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

- Hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm (hợp đồng hoặc thỏa thuận) và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Xem chi tiết: Hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Trên đây là một số điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Nếu bạn đọc có vướng mắc hãy gọi đến tổng đài 1900.6192 để được tư vấn và giải đáp.