Cập nhật mới nhất thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ

1. Hướng dẫn thủ tục khai sinh trực tiếp

1.1. Làm giấy khai sinh ở đâu?

Hiện nay, theo quy định tại Điều 13 Luật Hộ tịch 2014 (có hiệu lực đến 01/3/2027), Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) của cha hoặc mẹ là nơi có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai sinh.

Cha, mẹ, ông, bà, người thân thích hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng phải làm Giấy khai sinh cho trẻ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ.

Nếu không xác định được nơi cư trú của cha, mẹ thì nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ đang sinh sống trên thực tế.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014.

Từ ngày 01/3/2027, thủ tục đăng ký khai sinh thực hiện theo quy định tại Điều 15 Luật Hộ tịch 2026. Theo đó Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đăng ký khai sinh cho các trường hợp sau đây:

1.2. Làm giấy khai sinh cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Căn cứ: Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020, người đi đăng ký khai sinh cho trẻ chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy tờ để nộp

- Tờ khai theo mẫu (Tờ khai đăng ký khai sinh, Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu nếu tiến hành đồng thời thủ tục nhận cha, mẹ con);

- Bản chính Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.

Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

- Trường hợp đồng thời làm thủ tục nhận cha mẹ con phải xuất trình chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm:

Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

Giấy tờ để xuất trình

- Người đi khai sinh cho trẻ phải xuất trình được giấy tờ tùy thân như hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh, nhận cha, mẹ, con;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh; Giấy tờ nhận cha, mẹ, con hoặc đăng ký kết hôn của cha, mẹ (trong giai đoạn chuyển tiếp).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

1.3. Trình tự thực hiện thủ tục khai sinh cho trẻ

Bước 1: Đến Ủy ban nhân dân cấp xã nộp hồ sơ.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh

Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

- Sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp; thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân, hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch.

Cuối cùng, cán bộ tư pháp cùng người đi đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con ký tên vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh và Trích lục nhận cha, mẹ, con cho người yêu cầu.

Hiện nay, ở tất cả các tỉnh thành trên cả nước, việc đăng ký khai sinh được thực hiện song song việc nhập khẩu và xin cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ (liên thông thủ tục hành chính).

1.4. Lệ phí làm thủ tục khai sinh cho trẻ 

Hiện nay, việc khai sinh cho trẻ không phải trả phí. Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

1.5. Làm giấy khai sinh mất mấy ngày?

Thông thường, sau khi xuất trình được đầy đủ giấy tờ cần thiết để tiến hành khai sinh cho trẻ, công chức tư pháp hộ tịch sẽ tiến hành lập giấy khai sinh cho trẻ ngay và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Trừ trường hợp liên thông thủ tục đăng ký khai sinh sẽ mất thời gian lâu hơn, tùy thuộc vào thủ tục được liên thông, tối đa là 20 ngày với liên thông khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ.

 

2. Hướng dẫn thủ tục khai sinh online

Việc tiến hành thủ tục đăng ký khai sinh online có thể giúp cha mẹ trẻ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, giảm áp lực lên bộ máy hành chính.

Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó tiến hành đăng nhập. 

Bước 2: Tại phần Công dân, nhấn vào mục Có con nhỏ.

Bước 3: Nhấn vào mục Khai sinh rồi chọn Thủ tục đăng ký khai sinh.

Bước 4: Chọn địa phương nộp kê khai thủ tục làm khai sinh. Sau đó nhấn Đồng ý để tiếp tục.

Bước 5: Tại đây, Cổng DVC đã liệt kê danh sách các dịch vụ dành cho Đăng ký khai sinh cho trẻ. Người dân chọn mục phù hợp và nhấn Nộp trực tuyến.

Hệ thống sẽ chuyển sang trang dịch vụ công của tỉnh. (Có thể có yêu cầu đăng nhập lại, dùng tài khoản định danh cá nhân VNeID).

Bước 6: Trang web sẽ hiện quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến và mã hồ sơ để tra cứu sau này.

Người dân kiểm tra lại thông tin người nộp hồ sơ, sau đó nhấn Bước tiếp theo.

Bước 7: Tiến hành kê khai và upload các giấy tờ đầy đủ theo hướng dẫn ở mục thành phần hồ sơ.

Sau đó bấm Bước tiếp theo.

Bước 8: Xác nhận hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích).

Đóng lệ phí rồi chọn Tiếp tục. Người dân kiểm tra lại thông tin đã đăng ký, sau đó nhập Mã xác nhận và nhấn Nộp hồ sơ.

Bước 9: Chờ nhận kết quả

Hệ thống sẽ có thông báo về việc người dân đã nộp hồ sơ thành công. Người dân chờ cơ quan chức năng giải quyết và nhận kết quả.

 

3. Hướng dẫn thủ tục khai sinh khi chưa đăng ký kết hôn

Nếu cha mẹ chưa kết hôn, khi khai sinh bỏ trống tên cha thì khai sinh họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về cha trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để trống.

Khi chưa đăng ký kết hôn mà muốn khai sinh cho con có tên cha thì cần tiến hành làm đồng thời hai thủ tục:

- Thủ tục nhận cha con

- Thủ tục đăng ký khai sinh cho con.

Xem thêm: Khai sinh cho con khi cha, mẹ chưa kết hôn

4. Thủ tục khai sinh cho trẻ trong một số trường hợp đặc biệt

4.1. Con khai sinh mang họ mẹ

Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch thì có 02 trường hợp con khai sinh có thể mang họ mẹ.

Trường hợp 1: Do bố, mẹ thỏa thuận

Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123, họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán.

Như vậy, nếu bố mẹ có thỏa thuận, con có thể khai sinh theo họ của mẹ mà không bắt buộc phải theo họ của bố.

Trường hợp 2: Không xác định được bố

Khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định trường hợp chưa xác định được bố thì khi đăng ký khai sinh, họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về bố trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để trống.

Như vậy, nếu bố mẹ có thỏa thuận thì pháp luật hiện nay hoàn toàn cho phép con khai sinh mang họ mẹ.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh cho con theo mẹ và mang họ mẹ

4.2. Khai sinh cho con sinh ra do mang thai hộ

Bởi đứa trẻ sinh ra được xác định là con của người nhờ mang thai hộ nên trách nhiệm đăng ký khai sinh thuộc về người chồng hoặc người vợ nhờ mang thai hộ (Căn cứ vào Điều 15 Luật Hộ tịch).

Về cơ bản, thủ tục đăng ký khai sinh cho con do mang thai hộ cũng giống thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em bình thường. Ngoại trừ vì được sinh ra nhờ mang thai hộ, nên cần lưu ý khi xin cấp giấy chứng sinh.

Xem thêm: Hướng dẫn khai sinh cho con do mang thai hộ

4.3. Chỉ có sổ tạm trú, khai sinh cho con được không?

Luật Cư trú giải thích rõ, nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Chỗ ở hợp pháp của một người có thể là nhà ở, phương tiện hoặc địa điểm mà người này được phép sử dụng để cư trú thông qua việc thuê, mượn, ở nhờ…

Nơi cư trú của công dân có thể là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.

Mặt khác, thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ là Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha/mẹ. Vì thế, trẻ hoàn toàn có thể được khai sinh tại nơi tạm trú của cha hoặc mẹ.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh tại nơi tạm trú

 

5. Trẻ dưới 6 tuổi được đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT cùng lúc

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 63/2024/NĐ-CP, truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc trên ứng dụng VNeID để thực hiện thủ tục liên thông đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi.

 

6. Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục khai sinh

6.1. Sau khi sinh con bao lâu phải làm giấy khai sinh?

- Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con;

- Ngoài cha, mẹ thì người khai sinh cho con có thể là ông, bà hoặc người thân thích khác. Như vậy, pháp luật tạo điều kiện để khai sinh cho trẻ dù cha, mẹ không thể trực tiếp đến khai sinh cho con tại cơ quan có thẩm quyền.

Căn cứ Điều 15 Luật Hộ tịch 2014 (có hiệu lực đến 01/3/2027), Điều 15 Luật Hộ tịch 2026 (có hiệu lực từ 01/3/2027).​

6.2. Giấy khai sinh được cấp mấy bản?

Giấy khai sinh chỉ được cấp 01 bản chính. Bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh.

6.3. Mất giấy khai sinh có được làm lại?

Trong một số trường hợp, khi bị mất Giấy khai sinh bản gốc, công dân phải thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, hầu hết mất giấy khai sinh bản gốc chỉ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.

Thủ tục đăng ký khai sinh lại mất nhiều thời gian hơn so với đăng ký khai sinh lần đầu, thông thường là trong 05 ngày làm việc. Trường hợp đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì mất từ 05 - 08 ngày làm việc.

Xem thêm: Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh

6.4. Ý nghĩa của giấy khai sinh là gì?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trên đây là các quy định liên quan đến thủ tục khai sinh.