Cập nhật mới nhất thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ

1. Hướng dẫn thủ tục khai sinh trực tiếp

1.1. Làm giấy khai sinh ở đâu?

Điều 13 Luật Hộ tịch quy định, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) của cha hoặc mẹ là nơi có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai sinh.

Cha, mẹ, ông, bà, người thân thích hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng phải làm Giấy khai sinh cho trẻ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ.

Nếu không xác định được nơi cư trú của cha, mẹ thì nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ đang sinh sống trên thực tế.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch.

1.2. Làm giấy khai sinh cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Căn cứ: Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020, người đi đăng ký khai sinh cho trẻ chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy tờ để nộp

- Tờ khai theo mẫu (Tờ khai đăng ký khai sinh, Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu nếu tiến hành đồng thời thủ tục nhận cha, mẹ con);

- Bản chính Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.

Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

- Trường hợp đồng thời làm thủ tục nhận cha mẹ con phải xuất trình chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm:

Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

Giấy tờ để xuất trình

- Người đi khai sinh cho trẻ phải xuất trình được giấy tờ tùy thân như hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh, nhận cha, mẹ, con;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh; Giấy tờ nhận cha, mẹ, con hoặc đăng ký kết hôn của cha, mẹ (trong giai đoạn chuyển tiếp).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

1.3. Trình tự thực hiện thủ tục khai sinh cho trẻ

Bước 1: Đến Ủy ban nhân dân cấp xã nộp hồ sơ.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh

Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

- Sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp; thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân, hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch.

Cuối cùng, cán bộ tư pháp cùng người đi đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con ký tên vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh và Trích lục nhận cha, mẹ, con cho người yêu cầu.

Hiện nay, ở tất cả các tỉnh thành trên cả nước, việc đăng ký khai sinh được thực hiện song song việc nhập khẩu và xin cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ (liên thông thủ tục hành chính).

1.4. Lệ phí làm thủ tục khai sinh cho trẻ 

Hiện nay, việc khai sinh cho trẻ không phải trả phí. Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

1.5. Làm giấy khai sinh mất mấy ngày?

Thông thường, sau khi xuất trình được đầy đủ giấy tờ cần thiết để tiến hành khai sinh cho trẻ, công chức tư pháp hộ tịch sẽ tiến hành lập giấy khai sinh cho trẻ ngay và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Trừ trường hợp liên thông thủ tục đăng ký khai sinh sẽ mất thời gian lâu hơn, tùy thuộc vào thủ tục được liên thông, tối đa là 20 ngày với liên thông khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ.

 

2. Hướng dẫn thủ tục khai sinh online

Việc tiến hành thủ tục đăng ký khai sinh online có thể giúp cha mẹ trẻ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, giảm áp lực lên bộ máy hành chính.

Người dân truy cập https://dichvucong.gov.vn/p/home/, lựa chọn đăng nhập bằng tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công hoặc bưu điện Việt Nam

Tại đây, chọn tỉnh/thành phố; quận/huyện; phường/xã rồi ấn Đồng ý để tiến hành.

Tại Danh sách dịch vụ công chọn Nộp trực tuyến tại mục Đăng ký khai sinh thông thường (khối xã).

Sau khi nhấn đồng ý, hệ thống sẽ tự động trở về trang Dịch vụ công trực tuyến của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Lúc này, người dân điền thông tin theo yêu cầu, làm theo hướng dẫn để tiến hành khai sinh.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh online mới nhất tại 63 tỉnh thành

3. Hướng dẫn thủ tục khai sinh khi chưa đăng ký kết hôn

Nếu cha mẹ chưa kết hôn, khi khai sinh bỏ trống tên cha thì khai sinh họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về cha trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để trống.

Khi chưa đăng ký kết hôn mà muốn khai sinh cho con có tên cha thì cần tiến hành làm đồng thời hai thủ tục:

- Thủ tục nhận cha con

- Thủ tục đăng ký khai sinh cho con.

Xem thêm: Khai sinh cho con khi cha, mẹ chưa kết hôn

4. Thủ tục khai sinh cho trẻ trong một số trường hợp đặc biệt

4.1. Con khai sinh mang họ mẹ

Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch thì có 02 trường hợp con khai sinh có thể mang họ mẹ.

Trường hợp 1: Do bố, mẹ thỏa thuận

Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123, họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán.

Như vậy, nếu bố mẹ có thỏa thuận, con có thể khai sinh theo họ của mẹ mà không bắt buộc phải theo họ của bố.

Trường hợp 2: Không xác định được bố

Khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định trường hợp chưa xác định được bố thì khi đăng ký khai sinh, họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về bố trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để trống.

Như vậy, nếu bố mẹ có thỏa thuận thì pháp luật hiện nay hoàn toàn cho phép con khai sinh mang họ mẹ.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh cho con theo mẹ và mang họ mẹ

4.2. Khai sinh cho con sinh ra do mang thai hộ

Bởi đứa trẻ sinh ra được xác định là con của người nhờ mang thai hộ nên trách nhiệm đăng ký khai sinh thuộc về người chồng hoặc người vợ nhờ mang thai hộ (Căn cứ vào Điều 15 Luật Hộ tịch).

Về cơ bản, thủ tục đăng ký khai sinh cho con do mang thai hộ cũng giống thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em bình thường. Ngoại trừ vì được sinh ra nhờ mang thai hộ, nên cần lưu ý khi xin cấp giấy chứng sinh.

Xem thêm: Hướng dẫn khai sinh cho con do mang thai hộ

4.3. Chỉ có sổ tạm trú, khai sinh cho con được không?

Luật Cư trú giải thích rõ, nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Chỗ ở hợp pháp của một người có thể là nhà ở, phương tiện hoặc địa điểm mà người này được phép sử dụng để cư trú thông qua việc thuê, mượn, ở nhờ…

Nơi cư trú của công dân có thể là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.

Mặt khác, thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ là Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha/mẹ. Vì thế, trẻ hoàn toàn có thể được khai sinh tại nơi tạm trú của cha hoặc mẹ.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký khai sinh tại nơi tạm trú

 

5. Liên thông thủ tục khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế

Bước 1: Nộp hồ sơ

Theo hướng dẫn tại Quyết định 1299/QĐ-TTg năm 2014, người dân thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã gồm:

- Các giấy tờ để thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi (như thủ tục đăng ký khai sinh phía trên). Bản sao Giấy khai sinh sẽ được cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bổ sung vào hồ sơ sau khi Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện xong việc đăng ký khai sinh.

- Tạm nộp lệ phí đăng ký thường trú. 

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Cán bộ, công chức kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ các thành phần hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận hồ sơ; tạm thu lệ phí đăng ký thường trú cho trẻ em và viết giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người dân.

- Tiếp nhận thông báo của người dân về việc lựa chọn nơi khám chữa bệnh ban đầu để làm cơ sở cho việc hoàn thiện hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em.

Nếu thấy hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì phải hướng dẫn ngay để người dân hoàn chỉnh hồ sơ. Nội dung hướng dẫn phải đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ đăng ký khai sinh chuyển cho công chức Tư pháp hộ tịch.

Công chức Tư pháp hộ tịch kiểm tra hồ sơ và tiến hành đăng ký khai sinh trong thời hạn 01 ngày làm việc.

Sau khi khai sinh xong, công chức Tư pháp hộ tịch chuyển bản chính và 02 bản sao Giấy khai sinh cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thực hiện các thủ tục hành chính: Đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm: Lập hồ sơ đăng ký thường trú và chuyển hồ sơ, lệ phí cho cơ quan Công an có thẩm quyền thực hiện đăng ký thường trú cho trẻ em và chuyển cho Bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Trường hợp hồ sơ, lệ phí đầy đủ, đúng quy định thì trong thời hạn 15 ngày làm việc, cơ quan Công an thực hiện đăng ký thường trú cho trẻ em.

Bảo hiểm xã hội cấp huyện thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em và trong thời hạn 10 ngày làm việc.

Sau đó, các cơ quan này và trả kêt quả đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế  cho cán bộ, công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã để trả cho người dân.

Như vậy, liên thông các thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi được thực hiện trong thời hạn tối đa 20 ngày làm việc.

Nếu liên thông các thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi, thời hạn giải quyết tối đa là 15 ngày làm việc.

Trường hợp cần hoàn thiện lại hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Công an, Bảo hiểm xã hội, thì thời gian giải quyết được kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc.
 

6. Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục khai sinh

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 82/2020/NĐ-CP, người đi làm thủ tục khai sinh cho con cần nắm được những quy định sau:

6.1. Sau khi sinh con bao lâu phải làm giấy khai sinh?

- Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con;

- Ngoài cha, mẹ thì người khai sinh cho con có thể là ông, bà hoặc người thân thích khác. Như vậy, pháp luật tạo điều kiện để khai sinh cho trẻ dù cha, mẹ không thể trực tiếp đến khai sinh cho con tại cơ quan có thẩm quyền.

6.2. Giấy khai sinh được cấp mấy bản?

Giấy khai sinh chỉ được cấp 01 bản chính. Bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh.

6.3. Mất giấy khai sinh có được làm lại?

Trong một số trường hợp, khi bị mất Giấy khai sinh bản gốc, công dân phải thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, hầu hết mất giấy khai sinh bản gốc chỉ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.

Thủ tục đăng ký khai sinh lại mất nhiều thời gian hơn so với đăng ký khai sinh lần đầu, thông thường là trong 05 ngày làm việc. Trường hợp đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì mất từ 05 - 08 ngày làm việc.

Xem thêm: Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh

6.4. Ý nghĩa của giấy khai sinh là gì?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Nếu có băn khoăn về quy định liên quan đến thủ tục khai sinh, bạn đọc có thể liên hệ:  19006192  để được giải đáp từ các chuyên gia pháp lý.