Bản sao là gì? Bản photo có phải bản sao?

Hiện nay, trong thực hiện thủ tục hành chính, việc sử dụng bản sao trở thành phổ biến thậm chí là yêu cầu bắt buộc Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa có cách hiểu chính xác về khái niệm này.

Bản sao là gì? Bản photo có phải bản sao?

Theo cách giải thích từ ngữ tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Định nghĩa này không yêu cầu bản sao phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, khi đọc định nghĩa này, hầu hết mọi người vẫn rất mơ hồ, không biết bản photo có phải bản sao hay không?

Để hiểu rõ hơn, cùng tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định này:

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Theo như quy định này thì bản sao được chia thành 03 loại: Bản sao, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc.

Như vậy, bản photo từ bản chính (chưa chứng thực) cũng được coi là bản sao (ngoài bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh; bản đánh máy…).

Hiện nay, nhiều người vẫn đang hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Quan điểm này là chưa đúng nhưng lại là quan điểm “bất thành văn” trong nhiều cơ quan, đơn vị.

Bản sao là gì? Bản photo có phải bản sao? (Ảnh minh họa)

Bản sao và bản photo công chứng khác gì nhau?

Mặc dù cụm từ “photo công chứng” đang được sử dụng rất phổ biến trong xã hội nhưng cũng phải khẳng định cụm từ này đang bị dùng sai.

Theo định nghĩa của Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Còn theo Nghị định 23/2015, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Như vậy, photo công chứng mà nhiều người đang gọi thực chất là photo chứng thực.

Nếu như bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc thì photo chứng thực là bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền xác định là đúng, chính xác so với bản chính. Tức là bản photo chứng thực có giá trị pháp lý cao hơn.

Điều 3 Nghị định 23/2015 cũng khẳng định như sau:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trên thực tế, các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đều yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu yêu cầu cấp bản sao thông thường thì yêu cầu có bản chính để đối chiếu.

Hiện nay, ngoài bản sao bằng giấy, người dân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử.

Nếu bạn đọc còn thắc mắc khác liên quan đến bản sao, bản chứng thực, có thể liên hệ 1900 6192 để được tư vấn, giải đáp nhanh nhất.