Bản sao bằng tốt nghiệp THPT thay thế bản gốc được không?

1. Bản sao bằng tốt nghiệp THPT có công chứng được không?

Đối với các loại giấy tờ như bằng tốt nghiệp thì thông thường sẽ thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính mà không phải thủ tục công chứng.

Trường hợp bằng tốt nghiệp có chữ viết là tiếng nước ngoài muốn dịch sang tiếng Việt hoặc bằng tốt nghiệp có chữ viết bằng tiếng Việt muốn dịch sang tiếng nước ngoài thì thực hiện công chứng bản dịch bằng tốt nghiệp.

Cụ thể, một số khái niệm về bản sao, công chứng, chứng thực bản sao như sau:

• Về khái niệm công chứng:

“1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”

(khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng số 53/2014/QH13)

• Về khái niệm bản sao:

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

(khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

• Về việc chứng thực bản sao

“2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

(khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Hiện nay, anh/chị có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp THPT tại Ủy ban nhân dân cấp xã, văn phòng công chứng,...

Khi đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền thực hiện chứng thực, anh/chị cần mang theo bản chính bằng tốt nghiệp THPT để thực hiện việc đối chiếu, so sánh. Điều này có nghĩa là, anh/chị không thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản sao mà cần phải có bản chính.

Trường hợp anh/chị đã làm mất hoặc hư hỏng bản chính bằng tốt nghiệp THPT thì có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc tại cơ quan nhà nước đang quản lý sổ gốc (thông thường sổ gốc của bằng tốt nghiệp THPT sẽ được quản lý bởi Sở giáo dục và đào tạo tại địa phương nơi tốt nghiệp).

2. Dùng bản sao bằng tốt nghiệp THPT thay thế bản gốc được không?

Căn cứ quy định tại khoản 1,2 và 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có thể hiệu bản sao hiện nay được chia thành 03 loại. 03 loại bản sao này có giá trị sử dụng khác nhau theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Theo đó, bản sao bằng tốt nghiệp THPT về cơ bản bao gồm 03 loại với giá trị sử dụng như sau:

- Loại thứ nhất: Bản sao bằng tốt nghiệp THPT không được cấp từ sổ gốc, không có chứng thực. Loại bản sao này không được quy định về giá trị pháp lý.

Tuy nhiên tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định nếu trường hợp pháp luật quy định cần nộp bản sao thì cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ đó không được yêu cầu người thực hiện nộp bản sao có chứng thực nhưng cơ quan/tổ chức này có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu nhằm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Loại thứ hai: Bản sao bằng tốt nghiệp THPT đã được chứng thực từ bản chính. Loại bản sao này được quy định về giá trị pháp lý tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

“2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, bản sao bằng tốt nghiệp THPT có chứng thực có thể được sử dụng để thay cho bản chính trong nhiều trường hợp cần để đối chiếu chứng thực đối với các giao dịch (trừ trường hợp có quy định khác như bắt buộc phải sử dụng bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc).

- Loại thứ ba: Bản sao bằng tốt nghiệp THPT được cấp từ sổ gốc. Giá trị pháp lý của loại bản sao này được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cụ thể như sau:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Theo quy định này, bản sao bằng tốt nghiệp THPT được cấp từ sổ gốc có thể được dùng để sử dụng thay cho bản chính trong nhiều trường hợp, trừ khi có quy định khác.

Tóm lại, các loại bản sao bằng tốt nghiệp THPT có giá trị sử dụng khác nhau. Tùy vào yêu cầu và trường hợp cụ thể mà bản sao bằng tốt nghiệp THPT có chứng thực và bằng tốt nghiệp THPT được cấp từ sổ gốc có thể có hoặc không được sử dụng thay cho bản chính.

3. Bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 có thời hạn sử dụng không?

Hiện nay, nhiều thông tin lan truyền cho rằng bản sao chứng thực từ bản chính chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng.

Tuy nhiên căn cứ quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản khác có liên quan đến việc thực hiện chứng thực bản sao, thì pháp luật hiện hành không quy định về thời hạn sử dụng đối với loại giấy tờ này.

Theo đó, đối với bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 có chứng thực sẽ không có thời hạn sử dụng.

4. Xin cấp thêm bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 

Như đã đề cập đến tại phần trên, hiện nay có 03 loại bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3:

• Đối với loại bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 không chứng thực, không được cấp từ sổ gốc: Việc tạo thêm bản sao có thể được thực hiện bằng cách scan, chụp, photocopy,..

• Đối với bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 có chứng thực: Khi có nhu cầu sử dụng loại bản sao bằng tốt nghiệp này, anh/chị cần phải mang bản chính bằng tốt nghiệp đến các cơ quan/tổ chức có hỗ trợ việc chứng thực như UBND xã, văn phòng công chứng,... để yêu cầu thực hiện thủ tục chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 từ bản chính.

• Đối với bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3 được cấp từ sổ gốc: Thủ tục xin loại bản sao này được xem là thủ tục hành chính và được thực hiện theo được quy định tại Điều 31 Quy chế Quy chế quản lý văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT.

Trên đây là thông tin liên quan đến Bản sao bằng tốt nghiệp THPT.