Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc [Cập nhật mới nhất]

1. Phân biệt cấp bản sao từ sổ gốc và Chứng thực bản sao từ bản chính

Căn cứ tại khoản 1 khoản 5 và khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

1.1 Cấp bản sao từ sổ gốc

Là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Sổ gốc là sổ do cơ quan có thẩm quyền lập khi cấp bản chính, ghi đầy đủ và chính xác nội dung của bản chính.

- Giá trị sử dụng: Bản sao từ sổ gốc có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật quy định khác.

- Người có quyền yêu cầu:

• Người được cấp bản chính;

• Người đại diện hợp pháp/ủy quyền của họ;

• Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế nếu người được cấp bản chính đã chết.

1.2 Chứng thực bản sao từ bản chính

Là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- Bản chính là giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc xác nhận; hoặc giấy tờ cá nhân tự lập có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Giá trị sử dụng: Bản sao chứng thực có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

- Người yêu cầu chứng thực: Không giới hạn, nhưng phải:

• Xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực;

• Chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính.

2. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Quyết định 3152/QĐ-BTP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc như sau:

2.1 Cách thức thực hiện thủ tục

Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký (đã đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình).

2.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

2.3 Thời hạn giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.4 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

(1) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ theo quy định để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

(2) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ theo quy định và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

(3) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ theo quy định.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

+ Khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin từ VNeID, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID.

- Trường hợp có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu hợp pháp khác, người thực hiện chứng thực phải tự khai thác và không yêu cầu người chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao đối với các thông tin, giấy tờ đã được tra cứu.