Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Sau đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới, hỗ trợ doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục một cách đơn giản và nhanh chóng.

1. Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, nếu ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thì người sử dụng lao động sẽ phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới bao gồm các loại giấy tờ sau:

- Các loại giấy tờ do người lao động chuẩn bị:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì nộp bổ sung Giấy tờ chứng minh để được ghi nhận mức hưởng cao hơn.

- Các loại giấy tờ do người sử dụng lao động chuẩn bị:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

2. Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Căn cứ Chương IV Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như sau:

Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp với nhau để hoàn thiện hồ sơ.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hình thức nộp hồ sơ:

- Qua bưu điện.

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

- Nộp online qua Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.

Bước 3: Doanh nghiệp đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế.

Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày.

Lệ phí: Không mất phí đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế: Theo hình thức đăng ký mà doanh nghiệp đăng ký.

3. Thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên mới

Căn cứ khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.

Như vậy, thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là 30 ngày. Thời gian này tính theo ngày bình thường, tức bao gồm cả ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết và ngày nghỉ hằng tuần.

Trường hợp không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động vào làm, người sử dụng lao động sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

- Người sử dụng lao động là cá nhân: Bị phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

- Người sử dụng lao động là tổ chức: Bị phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Trên đây là hướng dẫn 04 bước thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới. Nếu cần hỗ trợ khi gặp vướng mắc liên quan đến thủ tục này, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được các chuyên gia pháp lý của LuatVietnam giải đáp sớm nhất.