Báo tăng BHXH: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết mới nhất

1. Khi nào phải báo tăng BHXH?

Theo khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Theo đó, doanh nghiệp thực hiện báo tăng BHXH khi có thêm người thuộc diện phải tham gia BHXH hoặc người lao động bắt đầu đóng BHXH trở lại.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Doanh nghiệp tuyển mới người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc;

• Người lao động đi làm trở lại sau thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động;

• Người lao động đi làm trở lại sau thời gian nghỉ không hưởng lương và trước đó đã được báo giảm;

• Người lao động đi làm trở lại sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau thuộc trường hợp trước đó tạm ngừng đóng bảo hiểm.

Như vậy, với trường hợp người lao động mới thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký tham gia BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát sinh đối tượng tham gia.

2. Hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH

2.1. Hồ sơ báo tăng BHXH

Theo Điều 4 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH và thủ tục hành chính hiện hành của BHXH Việt Nam, hồ sơ báo tăng BHXH gồm:

Đối với người lao động:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đầy đủ thông tin;

• Giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, nếu có.

Đối với doanh nghiệp:

• Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS);

• Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);

• Hồ sơ của người lao động có liên quan.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.2. Nộp hồ sơ báo tăng BHXH thế nào?

Theo thủ tục hành chính do BHXH Việt Nam công bố, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH;

• Gửi qua dịch vụ bưu chính;

• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch BHXH điện tử (I-VAN).

Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi đến cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử.

3. Báo tăng BHXH được giải quyết trong bao lâu?

Theo khoản 4 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15, trường hợp đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH; nếu không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Theo thủ tục hành chính hiện hành của BHXH Việt Nam, trường hợp cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT, thời hạn giải quyết cũng là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

4. Chậm báo tăng BHXH bị phạt thế nào từ 10/9/2026? 

Theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đăng ký sẽ bị phạt như sau:

• Dưới 10 người lao động: 05 - 10 triệu đồng;

• Từ 10 đến dưới 50 người: 10 - 15 triệu đồng;

• Từ 50 đến dưới 100 người: 15 - 20 triệu đồng;

• Từ 100 đến dưới 300 người: 20 - 30 triệu đồng;

• Từ 300 đến dưới 500 người: 30 - 40 triệu đồng;

• Từ 500 đến dưới 700 người: 40 - 50 triệu đồng;

• Từ 700 đến dưới 1.000 người: 50 - 60 triệu đồng;

• Từ 1.000 người trở lên: 60 - 75 triệu đồng.

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định tại Điều 43 là mức phạt đối với cá nhân; mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt tối đa 150 triệu đồng.

Ngoài ra, theo điểm a khoản 4 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn bị buộc lập hồ sơ đăng ký hoặc đăng ký đầy đủ số người tham gia BHXH bắt buộc, đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng

Trường hợp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ người phải tham gia BHXH sau 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đăng ký và thuộc trường hợp trốn đóng BHXH, mức phạt sẽ được áp dụng theo Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, với mức phạt đối với cá nhân từ 06 - 75 triệu đồng tùy số người lao động vi phạm; đối với tổ chức, mức phạt gấp đôi.

Trên đây là thông tin về việc Báo tăng BHXH: Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết mới nhất...