Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

1. Người lao động có từ 02 sổ BHXH có cần gộp sổ?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ BHXH và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Hiện nay, thủ tục hành chính về BHXH vẫn quy định riêng trường hợp gộp sổ BHXH khi một người có từ 02 sổ trở lên, áp dụng đối với cả trường hợp tổ chức thực hiện và cá nhân trực tiếp thực hiện. 

Do đó, trường hợp có từ 02 sổ BHXH trở lên, người lao động nên thực hiện thủ tục gộp sổ để thống nhất dữ liệu về quá trình tham gia BHXH, BHTN, thuận tiện cho việc quản lý và giải quyết các chế độ sau này.

Đáng chú ý, từ ngày 01/01/2026, sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử; sổ BHXH bản giấy được cấp khi người tham gia có yêu cầu. Bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

2. Hồ sơ, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, việc thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, người tham gia BHXH kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan nếu có.

Riêng đối với thủ tục gộp sổ BHXH, theo thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ gồm:

• Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT Mẫu TK1-TS ban hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH;

• Các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp, nếu có.

Trường hợp đồng thời phát sinh yêu cầu điều chỉnh thông tin hoặc cần chứng minh thông tin có liên quan, người tham gia cung cấp giấy tờ tương ứng theo quy định.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Bước 2: Nộp hồ sơ gộp sổ BHXH

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, trường hợp gộp sổ BHXH, người tham gia có thể nộp hồ sơ:

• Thông qua đơn vị sử dụng lao động; hoặc

• Nộp cho cơ quan BHXH.

Việc gộp sổ BHXH thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh hoặc BHXH cơ sở. Quyết định 366/QĐ-BHXH cũng xác định cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ tại đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú của người tham gia.

Ngoài hình thức nộp trực tiếp, thủ tục gộp sổ BHXH đã được công bố là dịch vụ công trực tuyến toàn trình, áp dụng cho cả tổ chức và cá nhân. Người thực hiện có thể lựa chọn hình thức giao dịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính theo hệ thống dịch vụ công BHXH.

Bước 3: Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH thực hiện cập nhật dữ liệu và giải quyết hồ sơ theo Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH.

Trường hợp hồ sơ tiếp nhận hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan BHXH hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

3. Gộp sổ BHXH có thời gian đóng trùng được xử lý thế nào?

Theo điểm e khoản 2.2 Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, cơ quan BHXH thực hiện:

Gộp sổ theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS); trường hợp có thời gian đóng trùng thực hiện hoàn trả thời gian đóng trùng.

Theo đó:

• Nếu thời gian đóng trên các sổ không trùng nhau: cơ quan BHXH thực hiện gộp quá trình tham gia vào dữ liệu BHXH của người lao động;

• Nếu có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau: cơ quan BHXH thực hiện xử lý và hoàn trả phần đóng trùng theo quy định.

4. Sau khi gộp sổ, người lao động nhận kết quả thế nào?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15 và Quyết định 366/QĐ-BHXH, sổ BHXH hiện được quản lý cả dưới dạng điện tử và bản giấy.

Đối với người đăng ký sử dụng bản điện tử, sau khi xử lý hồ sơ, dữ liệu sổ BHXH được trả vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID và Email của người tham gia. Người tham gia có thể truy cập VNeID mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc Email để nhận, quản lý và sử dụng thông tin sổ BHXH điện tử theo quy định.

Trường hợp người tham gia đăng ký nhận sổ BHXH bản giấy, cơ quan BHXH thực hiện in và trả sổ theo hình thức đã đăng ký.

Trên đây là thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất…