Hồ sơ, thủ tục "Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT" 2026

Căn cứ vào Mục 4 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 2695/QĐ-BTC, dưới đây là trình tự, thủ tục thực hiện thủ tục hành chính “Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) mới nhất năm 2026.

1. Hồ sơ Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT

Tùy từng trường hợp, người tham gia chuẩn bị hồ sơ như sau:

Trường hợp	Thành phần hồ sơ
Cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT không thay đổi thông tin	Tờ khai mẫu TK1-TS.
Điều chỉnh thông tin nhân thân	Tờ khai mẫu TK1-TS.
Điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH (chức danh nghề, nơi làm việc...)	Tờ khai mẫu TK1-TS và bản chụp giấy tờ liên quan, kèm bản chính để đối chiếu.
Thay đổi nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu	Tờ khai mẫu TK1-TS.
Điều chỉnh quyền lợi BHYT lên mức cao hơn	- Tờ khai mẫu TK1-TS; -  Bản chụp (scan) văn bản, tài liệu liên quan để thay đổi thông tin quyền lợi được hưởng.
Gộp từ 2 sổ BHXH trở lên	- Tờ khai mẫu TK1-TS; - Sổ BHXH.
Xác nhận thời gian đóng BHXH khi đơn vị không còn khả năng đóng trước ngày 01/7/2024	Tờ khai mẫu TK1-TS.
Tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 hoặc thời gian công tác của cán bộ xã thuộc trường hợp quy định	- Tờ khai mẫu TK1-TS;  - Hồ sơ gốc, giấy tờ chứng minh thời gian công tác tương ứng.

Lưu ý:

• Đơn vị sử dụng lao động xác nhận vào mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH nếu người tham gia BHXH bắt buộc thay đổi họ, tên đệm, tên hoặc ngày, tháng, năm sinh.
• Các thành phần hồ sơ là mẫu do cơ quan BHXH ban hành là bản chính. Không phải cung cấp lại giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ và đủ điều kiện khai thác, sử dụng hợp pháp.
• Trường hợp ủy quyền nhận tiền hoàn trả phải có văn bản ủy quyền được chứng thực.
• Đối với hồ sơ tính thời gian công tác trước năm 1995, giấy tờ chứng minh cụ thể phụ thuộc vào từng nhóm đối tượng.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

2. Trình tự, thủ tục thực hiện

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người tham gia lập hồ sơ theo trường hợp tương ứng, nộp cho đơn vị hoặc cơ quan BHXH. Nếu nộp qua đơn vị, đơn vị có trách nhiệm chuyển hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Bước 2. Tiếp nhận và giải quyết

Cơ quan BHXH kiểm tra, giải quyết hồ sơ. Nếu hồ sơ hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ và nêu rõ lý do.

Bước 3. Nhận kết quả

Người tham gia nhận kết quả giải quyết từ cơ quan BHXH.

3. Cách thức thực hiện thủ tục

Người tham gia có thể thực hiện thủ tục theo 03 hình thức sau:

• Trực tiếp.
• Trực tuyến.
• Qua dịch vụ bưu chính.

4. Ai phải tham gia BHXH bắt buộc?

Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho thấy, bảo hiểm xã hội Việt Nam không phân biệt người lao động là công dân Việt Nam hay công dân nước ngoài, đều thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

4.1 Người lao động là công dân Việt nam

- Người lao động là công dân Việt Nam, bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn
• Người làm việc hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
• Người làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất;
• Trong đó, đối tượng này có bao gồm cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

- Cán bộ, công chức, viên chức;

- Người làm việc trong quân đội, công an gồm:

• Công nhân và viên chức quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
• Hạ sĩ quan, binh sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ công an nhân dân; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

- Dân quân thường trực;

- Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác;

- Vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được hưởng chế độ sinh hoạt phí;

- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có hưởng tiền lương;

- Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố;

- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia;

- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã không hưởng tiền lương.

4.2 Người lao động là công dân nước ngoài

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, loại trừ các trường hợp sau đây:

- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

- Tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu;

- Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

4.3. Người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập;
• Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu;
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác;
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam;
• Doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

5. Đối tượng tham gia BHXH tự nguyện

Căn cứ vào khoản 4 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối tượng tham gia BHXH tự nguyện bao gồm:

Thứ nhất, công dân từ đủ 15 tuổi trở lên không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và không phải là người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng.

Thứ hai, người đang tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận về việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời gian này, cụ thể:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;
• Cán bộ, công chức, viên chức.

Trên đây là thông tin liên quan đến hồ sơ, trình tự thực hiện thủ tục hành chính “Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định hiện hành…