Cách xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Việc xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế vẫn khiến nhiều kế toán lúng túng. Cùng theo dõi bài viết sau để biết cách thực hiện.

Các sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 20 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể gặp phải gồm:

Cách xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trường hợp 1: Không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối với trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải:

- Liên hệ với cơ quan thuế/tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hỗ trợ xử lý sự cố.

- Trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo đó trong trường hợp này, kế toán cần liên hệ với cơ quan thuế/nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ. Nếu trong thời gian chờ khắc phục sự cố mà cần xuất hóa đơn thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, các bên cần xử lý như sau:

Cơ quan thuế:

• Thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

• Lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử.

• Có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

• Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp:

• Sử dụng hóa đơn điện tử được cấp mã của tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện mà Tổng cục thuế đã ủy quyền để cấp mã hóa đơn.

• Nếu phải sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG - Phụ lục IA Nghị định này đến cơ quan thuế chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế về việc đã khắc phục sự cố của hệ thống cấp mã hóa đơn.

Như vậy, trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố thì cơ quan thuế sẽ có hệ thống dự phòng để cấp mã/lựa chọn một số nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn cho doanh nghiệp/sử dụng hóa đơn đặt in (đối với một số doanh nghiệp nhất định).

Trường hợp 3: Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trường hợp lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải:

- Thông báo cho các bên sử dụng dịch vụ của mình biết;

- Phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Đồng thời, phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

Trường hợp 4: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

Trường hợp cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã thì:

- Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường:

- Tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

- Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Theo đó, việc xử lý sự cố trong trường hợp này sẽ do nhà cung cấp hóa đơn cho đơn vị phối hợp thực hiện với cơ quan thuế. Nếu không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử do lỗi kỹ thuật của Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì sẽ không bị phạt về hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn.

Trên đây là cách xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay tổng đài 19006192 để được hỗ trợ giải đáp kịp thời.