Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho hộ kinh doanh từ 01/7/2026

1. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho hộ kinh doanh từ 01/7/2026

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu được thực hiện như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế đối chiếu thông tin đăng ký

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động kiểm tra thông tin của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh với dữ liệu đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Việc đối chiếu có thể bao gồm cả thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử.

• Nếu thông tin đăng ký không khớp với dữ liệu quản lý, hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời cung cấp các nội dung chưa phù hợp để người nộp thuế điều chỉnh lại thông tin đã kê khai.

• Nếu thông tin khớp đúng, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận đến email hoặc số điện thoại của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo thông tin trong hồ sơ đăng ký.

Người nộp thuế phải thực hiện xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu quá thời hạn mà không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Cơ quan thuế chấp nhận đăng ký nếu người nộp thuế đáp ứng điều kiện

Trường hợp người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn trên Hệ thống thông tin quản lý thuế và không thuộc nhóm có rủi ro, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Các trường hợp không thuộc nhóm được chấp nhận ngay gồm:

• Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đồng thời là người đại diện của người nộp thuế khác đang có mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;

• Người nộp thuế đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

• Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế;

• Người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ;

• Người nộp thuế thuộc trường hợp có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 3: Giải trình, bổ sung thông tin đối với trường hợp có rủi ro

Trường hợp thông tin đối chiếu là chính xác, người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn nhưng thuộc nhóm có dấu hiệu rủi ro, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, cơ quan thuế sẽ:

• Gửi thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc

• Thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký của người nộp thuế.

Sau khi nhận được yêu cầu, người nộp thuế phải thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 4: Cơ quan thuế thông báo kết quả đăng ký

Sau khi xem xét hồ sơ giải trình hoặc kết quả xác minh thực tế:

• Nếu cơ quan thuế chấp nhận nội dung giải trình, bổ sung hoặc xác định người nộp thuế có hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

• Nếu người nộp thuế không giải trình, giải trình không đầy đủ trong thời hạn quy định hoặc kết quả xác minh cho thấy không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nêu rõ lý do.

 

2. Những trường hợp nào thì người nộp thuế bị xác định có rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế bị xác định có rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

- Người nộp thuế có chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác đã bị cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền kết luận có hành vi gian lận, mua bán hóa đơn theo dữ liệu của cơ quan thuế.

- Người nộp thuế có chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân thuộc danh sách có giao dịch đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

- Người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc đăng ký tại căn hộ chung cư không được phép sử dụng làm địa điểm kinh doanh theo quy định pháp luật. Trường hợp này không áp dụng đối với cá nhân kinh doanh.

- Người nộp thuế có người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu của người nộp thuế khác đang trong tình trạng:

• Có mã số thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

• Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

• Có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ theo quy định về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

- Người nộp thuế có các dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định theo quy định về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế. Trong trường hợp này, cơ quan thuế phải thông báo cho người nộp thuế biết để thực hiện giải trình theo quy định.

3. Hộ kinh doanh bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?

Theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có thể bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp nhất định.

Việc ngừng, tạm ngừng có thể áp dụng đối với:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Các trường hợp cụ thể gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

• Người nộp thuế được cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh.

• Người nộp thuế có quyết định của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

• Người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ và hành vi này đã bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, thông báo cho cơ quan thuế.

• Người nộp thuế có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ không có thực nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân. Trường hợp này được áp dụng khi hành vi vi phạm đã bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố hoặc cơ quan công an, Viện kiểm sát, Tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

• Doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện do không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định; hoặc người nộp thuế bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, thông báo có hành vi vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện sử dụng loại hóa đơn này. Khi đó, cơ quan thuế sẽ thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và người nộp thuế thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp hoặc chưa đầy đủ so với thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu sau 10 ngày làm việc kể từ ngày được cơ quan thuế yêu cầu mà chưa bổ sung thông tin, cơ quan thuế sẽ thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

• Người nộp thuế có hành vi trốn thuế, được thành lập nhằm mục đích mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế thì cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định pháp luật.

• Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế sẽ bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

​Trên đây là thông tin về việc Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho hộ kinh doanh từ 01/7/2026...