Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế như thế nào?

Trong một số trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo hóa đơn có sai sót. Vậy cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế như thế nào?

Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không?

Hóa đơn thay thế không cần gửi mẫu 04 theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123, trường hợp hóa đơn sai: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, số thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách:

- Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó, gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)/gửi cơ quan thuế để cấp mã để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

- Lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Căn cứ vào quy định nêu trên, trường hợp lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, người nộp thuế không phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế vì bản chất hóa đơn thay thế đã thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót rồi bởi trên hóa đơn thay thế bắt buộc phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Do vậy, hoàn toàn không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc hóa đơn có sai sót nữa.

Sở dĩ, người nộp thuế thắc mắc về việc hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không là bởi, điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC lại quy định:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123 thì người bán phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.

Tuy nhiên, căn cứ khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.

Căn cứ vào những quy định trên, hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

Tham khảo thêm Công văn số 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế như thế nào?

Hiện nay, mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng, kế toán không cần phải nộp qua HTKK như các thông báo khác.

Chẳng hạn, với hóa đơn điện tử meinvoice của MISA, bạn truy cập vào phần Xử lý hóa đơn => Thông báo hóa đơn có sai sót, sau đó gõ số hóa đơn cần thông báo có sai sót cho cơ quan thuế, phần mềm sẽ tự động điền thông tin hóa đơn, bạn chỉ cần điền các cột 7,8 về lựa chọn hủy hay điều chỉnh, thay thế và lý do là gì.

Hay trên phần mềm hóa đơn điện tử BKAV, thông báo 04/SS-HĐĐT được tích hợp trong phần hủy hóa đơn điện tử. Khi bạn thực hiện hủy hóa đơn, thông báo 04/SS-HĐĐT sẽ được lập và gửi tự động cho cơ quan thuế.

Với mỗi phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, cách nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cũng sẽ khác nhau, nên liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp để được hướng dẫn cụ thể.

Trên đây là giải đáp về vấn đề cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Nếu còn thắc mắc, vui lòng gọi ngay đến tổng đài 19006192 để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.