Văn bản điện tử gửi qua Trục liên thông văn bản quốc gia có giá trị như thế nào?

1. Văn bản điện tử được ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy

1.1. Điều kiện để văn bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy

Khoản 1 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Văn bản điện tử thực hiện ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy, được luân chuyển qua Trục liên thông thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác).”

Theo đó, quy định xác định ba nội dung:

• Về điều kiện: Văn bản điện tử phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Về giá trị pháp lý: Văn bản đáp ứng điều kiện ký số có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
• Về phương thức gửi, nhận: Văn bản được luân chuyển qua Trục liên thông để thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy.

Tuy nhiên, nếu pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc gửi, nhận văn bản thì thực hiện theo quy định tương ứng.

1.2. Văn bản điện tử có thể thay thế việc gửi, nhận văn bản giấy

Cũng theo khoản 1 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, văn bản điện tử đáp ứng điều kiện ký số được luân chuyển qua Trục liên thông thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Liên quan đến phương thức thực hiện, khoản 5 Điều 5 Quy chế quy định:

“Ưu tiên thực hiện quy trình gửi, nhận văn bản điện tử toàn trình; bảo đảm tính duy nhất, tính xác thực của văn bản luân chuyển qua Trục liên thông; thực hiện lộ trình hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản được số hóa từ văn bản giấy bằng thiết bị quét.”

Đồng thời, khoản 7 Điều 3 Quy chế giải thích văn bản điện tử toàn trình là văn bản được:

• Tạo lập trên môi trường điện tử;
• Ký số;
• Phát hành trên môi trường điện tử;
• Gửi, nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Văn bản điện tử toàn trình không sử dụng văn bản giấy song song và không phải là văn bản được số hóa từ văn bản giấy bằng thiết bị quét. 

1.3. Văn bản gửi qua Trục liên thông phải bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực

Khoản 3 Điều 5 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Dữ liệu trao đổi trên Trục liên thông phải bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và giá trị pháp lý trong quá trình truyền nhận; mọi giao dịch phải được xác thực, lưu vết và có giá trị chống chối bỏ theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, dữ liệu trao đổi qua Trục liên thông phải đáp ứng các yêu cầu:

• Bảo mật: Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong quá trình truyền nhận.
• Toàn vẹn: Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu được trao đổi.
• Giá trị pháp lý: Bảo đảm giá trị pháp lý trong quá trình truyền nhận.
• Xác thực và lưu vết: Các giao dịch phải được xác thực và ghi nhận để phục vụ việc theo dõi, truy vết.
• Chống chối bỏ: Giao dịch phải có giá trị chống chối bỏ theo quy định pháp luật.

2. Trục liên thông kiểm tra chữ ký số và quản lý văn bản điện tử như thế nào?

2.1. Tự động cảnh báo văn bản chưa ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ

Khoản 2 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Trục liên thông tự động kiểm tra và cảnh báo đối với văn bản chưa được ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ khi gửi, nhận. Văn phòng Chính phủ theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trong việc ký số các văn bản được gửi, nhận qua Trục liên thông.”

Trục liên thông thực hiện kiểm tra và cảnh báo đối với hai trường hợp:

• Văn bản chưa được ký số;
• Văn bản có chữ ký số không hợp lệ.

Việc kiểm tra, cảnh báo được thực hiện khi gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông. Đồng thời, Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện ký số văn bản được gửi, nhận qua hệ thống.

Ngoài ra, khoản 1 Điều 14 Quy chế yêu cầu hệ thống của bên nhận tự động kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của gói tin edXML và tính hợp lệ của chứng thư chữ ký số trước khi tiếp nhận văn bản từ Trục liên thông.

2.2. Mỗi văn bản điện tử phải có một mã định danh duy nhất

Khoản 1 Điều 12 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Mỗi văn bản điện tử luân chuyển trên Trục liên thông bắt buộc phải có một Mã định danh văn bản duy nhất để phục vụ công tác theo dõi, truy vết và xử lý.”

Theo quy định, mỗi văn bản điện tử được gửi, nhận qua Trục liên thông phải có một mã định danh riêng biệt.

Mã định danh văn bản được sử dụng để:

• Theo dõi văn bản trong quá trình luân chuyển;
• Truy vết văn bản;
• Phục vụ việc xử lý văn bản.

Về cấu trúc mã định danh, khoản 2 Điều 12 Quy chế đã phân biệt:

Đối với bộ, ngành, địa phương: Thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 10 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, cụ thể: 

“b) Mã định danh văn bản;

Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm;”

Đối với các cơ quan, tổ chức khác: Mã định danh văn bản điện tử gồm các thành phần:

• Mã định danh trên Trục liên thông của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
• Năm ban hành văn bản;
• Số của văn bản phát hành trong năm;
• Ký hiệu của văn bản điện tử..

2.3. Cơ quan gửi và nhận phải theo dõi, cập nhật trạng thái văn bản

Khoản 1 Điều 13 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg yêu cầu bên gửi kiểm tra, theo dõi trạng thái gói tin để bảo đảm văn bản điện tử đã được gửi lên Trục liên thông. Trường hợp gửi không thành công, bên gửi phải xử lý kịp thời trong ngày làm việc.

Đối với bên nhận, khoản 2 Điều 14 Quy chế yêu cầu cơ quan, tổ chức sau khi tiếp nhận văn bản điện tử phải xử lý ngay trên môi trường điện tử, bảo đảm kịp thời, đúng quy định. Đồng thời, khoản 3 Điều 14 quy định việc đồng bộ trạng thái xử lý văn bản phải thực hiện ngay khi có thay đổi.

Các trạng thái được phản hồi qua Trục liên thông gồm:

• Đã đến;
• Tiếp nhận (vào sổ);
• Đang xử lý;
• Hoàn thành xử lý;
• Từ chối tiếp nhận;
• Thu hồi;
• Quá hạn xử lý;
• Cập nhật;
• Thay thế;
• Trạng thái khác, nếu có.

Thông tin phản hồi phải kèm theo thời gian thực hiện và đầu mối xử lý.

Riêng đối với văn bản có mức độ từ khẩn trở lên, khoản 4 Điều 14 yêu cầu bên nhận phản hồi trạng thái tiếp nhận trong thời gian sớm nhất, đồng thời cung cấp đầu mối liên lạc để phối hợp khi cần thiết.

2.4. Văn bản điện tử phải được lưu trữ để bảo đảm giá trị pháp lý

Khoản 3 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Cơ quan, tổ chức gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông có trách nhiệm lưu trữ văn bản điện tử và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”

 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức không kết thúc ngay khi gửi hoặc tiếp nhận văn bản điện tử. Các cơ quan, tổ chức còn phải:

• Lưu trữ văn bản điện tử đã gửi, nhận;
• Bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt quá trình lưu trữ;
• Thực hiện việc lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ.

3. Văn bản điện tử gửi qua Trục liên thông có sai sót được xử lý thế nào?

3.1. Thu hồi văn bản điện tử đã gửi

Khoản 1 Điều 15 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định bên gửi được thực hiện thao tác thu hồi văn bản trong những trường hợp sau:

Trường hợp bên nhận chưa tiếp nhận văn bản

Bên gửi được quyền thao tác “Thu hồi” đối với văn bản mà bên nhận chưa thực hiện thao tác tiếp nhận, vào sổ.

Trường hợp bên nhận đã tiếp nhận văn bản

Việc thu hồi chỉ thành công khi có sự đồng ý xác nhận trên hệ thống phần mềm của bên nhận.

Trong cả hai trường hợp, Trục liên thông thực hiện:

• Tự động thông báo cho bên nhận về việc văn bản đã được thu hồi;
• Lưu vết toàn bộ thao tác thu hồi trên hệ thống.

3.2. Từ chối tiếp nhận văn bản gửi sai thẩm quyền hoặc có lỗi kỹ thuật

Khoản 2 Điều 15 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Trường hợp bên nhận phát hiện văn bản điện tử gửi đến không đúng thẩm quyền giải quyết hoặc có sai sót về mặt kỹ thuật, bên nhận có quyền thao tác ‘Từ chối tiếp nhận’ văn bản trên phần mềm; thao tác từ chối bắt buộc phải đính kèm lý do cụ thể để Trục liên thông phản hồi cho bên gửi.”

Theo đó, bên nhận được từ chối tiếp nhận văn bản trong hai trường hợp:

• Văn bản được gửi đến không đúng thẩm quyền giải quyết;
• Văn bản có sai sót về mặt kỹ thuật.

Khi từ chối tiếp nhận, bên nhận bắt buộc phải nêu rõ lý do trên phần mềm để Trục liên thông phản hồi cho bên gửi.

3.3. Thu hồi văn bản có sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc thẩm quyền

Khoản 3 Điều 15 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định trường hợp có căn cứ xác định văn bản điện tử đã phát hành có sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc thẩm quyền, bên gửi phải ban hành văn bản để thu hồi văn bản lỗi.

Khi bên nhận nhận được lệnh thu hồi hợp lệ, phần mềm của bên nhận phải:

• Tự động đánh dấu cảnh báo văn bản bị thu hồi;
• Dừng quá trình xử lý văn bản;
• Thông báo lại cho bên gửi.

Trường hợp văn bản bị thu hồi đã được bên nhận xử lý và làm phát sinh văn bản mới liên quan, bên nhận phải:

• Rà soát các văn bản mới liên quan;
• Xử lý theo quy định;
• Thông báo bằng văn bản về việc thu hồi cho bên gửi.

3.4. Cập nhật hoặc thay thế văn bản điện tử

Khoản 4 Điều 15 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định hai trường hợp xử lý:

Cập nhật văn bản

Khi văn bản đã ban hành có sai sót về thể thức hoặc cần bổ sung phụ lục, bên gửi thực hiện thao tác “Cập nhật”.

Thay thế văn bản

Khi ban hành văn bản mới để thay thế văn bản cũ, bên gửi thực hiện thao tác “Thay thế”.

Đối với cả hai trường hợp, Trục liên thông phải:

• Tự động liên kết thao tác với mã định danh của văn bản gốc;
• Lưu vết lịch sử thay đổi của văn bản;
• Cảnh báo và hiển thị rõ tình trạng văn bản đã được cập nhật hoặc thay thế cho các bên liên quan.

Việc cập nhật, thay thế được thực hiện trong thời hạn phù hợp theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.

Trên đây là thông tin về giá trị pháp lý của văn bản điện tử gửi qua Trục liên thông văn bản quốc gia. Vui lòng xem chi tiết Quyết định 43/2026/QĐ-TTg trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...