Tài khoản trên Trục liên thông văn bản quốc gia được cấp và phân quyền sử dụng thế nào?

1. Mỗi cơ quan, tổ chức được cấp một tài khoản quản trị trên Trục liên thông văn bản quốc gia

1.1. Quy định về cấp tài khoản quản trị

Khoản 1 Điều 16 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Bộ, ngành, địa phương và cơ quan, tổ chức tham gia kết nối với Trục liên thông sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ hoặc chứng thư chữ ký số công cộng để đăng ký tài khoản trên Trục liên thông. Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông thực hiện cấp một tài khoản quản trị cho mỗi bộ, ngành, địa phương và cơ quan, tổ chức tham gia kết nối với Trục liên thông sau khi thống nhất đầu mối tiếp nhận.”

Theo đó, việc cấp tài khoản được thực hiện như sau:

• Đối tượng được cấp: Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức tham gia kết nối với Trục liên thông.
• Hình thức đăng ký: Sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ hoặc chứng thư chữ ký số công cộng.
• Số lượng tài khoản quản trị: Mỗi bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức được cấp một tài khoản quản trị.
• Đơn vị thực hiện cấp: Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông.
• Điều kiện cấp: Sau khi thống nhất đầu mối tiếp nhận.

Quy chế quy định việc cấp tài khoản quản trị theo từng cơ quan, tổ chức tham gia kết nối, không quy định cấp riêng một tài khoản quản trị cho từng cá nhân sử dụng.

1.2. Các loại chứng thư chữ ký số được sử dụng để đăng ký tài khoản

Khoản 1 Điều 16 cho phép sử dụng hai loại chứng thư chữ ký số để đăng ký tài khoản trên Trục liên thông.

Để xác định loại chứng thư phù hợp với từng đối tượng, khoản 6 Điều 6 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

Đối với bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức liên quan đến việc sử dụng ngân sách nhà nước: Sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ cấp.

Đối với các cơ quan, tổ chức khác: Sử dụng chứng thư chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Ngoài ra, khoản 2 Điều 7 Quy chế cho phép nhóm cơ quan, tổ chức này sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ đối với máy chủ bảo mật nếu có nhu cầu và đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Như vậy, loại chứng thư chữ ký số sử dụng khi kết nối, đăng ký tài khoản được xác định theo nhóm cơ quan, tổ chức tham gia Trục liên thông.

1.3. Điều kiện để cơ quan, tổ chức tham gia kết nối và được cấp tài khoản

Trước khi tham gia kết nối với Trục liên thông, cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 6 và Điều 7 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg.

Trong đó, Điều 6 quy định các yêu cầu chủ yếu gồm:

• Sử dụng mã định danh điện tử phù hợp để nhận diện cơ quan, tổ chức tham gia kết nối.
• Có hạ tầng mạng kết nối theo quy định.
• Sử dụng cơ chế kết nối, khai thác dịch vụ tin cậy để phục vụ ký số, xác thực và cấp dấu thời gian.
• Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu tối thiểu đối với máy chủ bảo mật.
• Có hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung hoặc nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu nội bộ (LGSP).
• Bảo đảm an ninh mạng và thực hiện kiểm tra, đánh giá an ninh mạng trước khi kết nối chính thức.
• Có chứng thư chữ ký số đáp ứng yêu cầu đối với thiết bị, phần mềm và dịch vụ.

Về việc đăng ký kết nối, khoản 1 Điều 8 Quy chế yêu cầu cơ quan, tổ chức có nhu cầu kết nối gửi yêu cầu đến Văn phòng Chính phủ, trong đó nêu rõ:

• Mục đích kết nối;
• Phạm vi kết nối;
• Xác nhận đáp ứng đầy đủ các điều kiện tại Điều 6 và Điều 7.

Văn phòng Chính phủ phải thông báo kết quả xử lý yêu cầu kết nối trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận văn bản yêu cầu.

Nếu không chấp thuận kết nối, Văn phòng Chính phủ phải nêu rõ lý do.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện kết nối thử nghiệm tối thiểu 10 ngày làm việc trên môi trường thử nghiệm tách biệt. Khi kết nối thử nghiệm thông suốt và đúng quy định, đơn vị phải thực hiện đánh giá an ninh mạng trước khi kết nối chính thức.

2. Việc phân quyền sử dụng tài khoản trên Trục liên thông văn bản quốc gia

2.1. Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản quản trị chịu trách nhiệm phân quyền

Khoản 2 Điều 16 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản quản trị chịu trách nhiệm phân quyền cho người sử dụng của cơ quan, tổ chức mình, bảo đảm đúng chức năng, thẩm quyền và bảo mật thông tin tài khoản.”

Trách nhiệm phân quyền được xác định như sau:

• Chủ thể thực hiện: Cơ quan, tổ chức đã được cấp tài khoản quản trị.
• Đối tượng được phân quyền: Người sử dụng thuộc cơ quan, tổ chức đó.
• Nguyên tắc phân quyền: Phù hợp với chức năng, thẩm quyền của người sử dụng.
• Yêu cầu bảo mật: Bảo đảm bảo mật thông tin tài khoản.

Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông thực hiện cấp tài khoản quản trị cho cơ quan, tổ chức; còn việc phân quyền cho người sử dụng nội bộ thuộc trách nhiệm của chính cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản.

2.2. Văn phòng Chính phủ hướng dẫn việc quản lý tài khoản và phân quyền

Khoản 7 Điều 21 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm:

“Hướng dẫn, cung cấp công cụ, tài khoản quản trị, quản lý tài khoản và phân quyền trên Trục liên thông để các cơ quan, tổ chức chủ động quản lý người sử dụng thuộc phạm vi quản lý của mình.”

Theo đó, Văn phòng Chính phủ thực hiện các nhiệm vụ:

• Hướng dẫn quản lý tài khoản trên Trục liên thông;
• Cung cấp công cụ và tài khoản quản trị;
• Hướng dẫn việc phân quyền;
• Tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức chủ động quản lý người sử dụng thuộc phạm vi quản lý.

Bên cạnh đó, khoản 8 Điều 21 quy định Văn phòng Chính phủ tổ chức tập huấn, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình đăng ký tài khoản, kết nối, khai thác và sử dụng Trục liên thông.

2.3. Người sử dụng phải được phân quyền phù hợp với chức năng, thẩm quyền

Điều 10 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định cơ quan, tổ chức khai thác dịch vụ trên Trục liên thông phải:

“Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ phân quyền của người dùng nội bộ, tuyệt đối không cho phép các cá nhân không có thẩm quyền truy cập vào thông tin, dữ liệu truy vấn được từ Trục liên thông;”

Theo đó, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm:

• Quản lý chặt chẽ quyền truy cập của người sử dụng nội bộ;
• Phân quyền phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của người sử dụng;
• Không cho phép cá nhân không có thẩm quyền truy cập thông tin, dữ liệu được truy vấn từ Trục liên thông.

Đồng thời, điểm a khoản 3 Điều 10 yêu cầu cơ quan, tổ chức bảo đảm phương thức xác thực và định danh người dùng cuối thích hợp ở mức cao.

Do đó, việc phân quyền phải gắn với yêu cầu xác thực người sử dụng và kiểm soát quyền truy cập dữ liệu, không chỉ dừng ở việc cấp quyền sử dụng tài khoản.

2.4. Cơ quan, tổ chức phải rà soát tài khoản được phân quyền tối thiểu mỗi quý một lần

Điểm h khoản 1 Điều 22 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định cơ quan, tổ chức tham gia kết nối phải:

“Thường xuyên kiểm kê, rà soát trên Trục liên thông danh sách tài khoản được cấp quyền thông qua tài khoản quản trị thuộc phạm vi quản lý định kỳ tối thiểu 01 lần/quý.”

Theo đó, cơ quan, tổ chức phải thực hiện:

• Kiểm kê danh sách tài khoản đã được cấp quyền;
• Rà soát những tài khoản thuộc phạm vi quản lý;
• Thực hiện việc rà soát tối thiểu 01 lần/quý.

Trường hợp phát hiện tài khoản lạ hoặc tài khoản không được tài khoản quản trị cấp quyền, cơ quan, tổ chức phải kịp thời gửi thông tin về Văn phòng Chính phủ để phối hợp kiểm tra, xử lý.

3. Quy định về bảo mật, khóa và mở khóa tài khoản trên Trục liên thông

3.1. Tài khoản quản trị không hoạt động bao lâu thì bị khóa?

Khoản 3 Điều 16 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Trong thời gian 45 ngày liên tục kể từ lần đăng nhập cuối cùng mà tài khoản quản trị không phát sinh hoạt động trên Trục liên thông, Trục liên thông tự động gửi thông báo cảnh báo qua tin nhắn (SMS) hoặc thư điện tử; sau thời hạn nêu trên, nếu tài khoản quản trị vẫn không phát sinh hoạt động trong vòng 15 ngày, Trục liên thông tự động khóa tài khoản.”

Theo đó, việc cảnh báo và khóa tài khoản được thực hiện theo hai mốc thời gian:

Sau 45 ngày liên tục không hoạt động:

• Tính từ lần đăng nhập cuối cùng;
• Nếu tài khoản quản trị không phát sinh hoạt động, Trục liên thông tự động gửi cảnh báo;
• Hình thức cảnh báo là tin nhắn SMS hoặc thư điện tử.

Sau 15 ngày tiếp theo vẫn không hoạt động:

• Trục liên thông tự động khóa tài khoản quản trị.

Vì vây, tài khoản quản trị không phát sinh hoạt động trong 60 ngày liên tục kể từ lần đăng nhập cuối cùng sẽ thuộc trường hợp bị tự động khóa theo trình tự.

3.2. Thủ tục mở khóa tài khoản quản trị

Cũng theo khoản 3 Điều 16 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg:

“Việc mở khóa tài khoản quản trị được thực hiện theo đề nghị của đơn vị quản lý tài khoản và theo quy trình do Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông hướng dẫn.”

Khi tài khoản quản trị bị khóa:

• Đơn vị quản lý tài khoản phải đề nghị mở khóa;
• Việc mở khóa thực hiện theo quy trình do Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông hướng dẫn.

3.3. Trách nhiệm bảo mật tài khoản và mật khẩu

Khoản 4 Điều 16 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg quy định:

“Cơ quan, tổ chức phải quản lý, giữ bí mật thông tin tài khoản, mật khẩu; chỉ sử dụng tài khoản cho các mục đích hợp pháp và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động thực hiện bằng tài khoản của mình.”

Theo quy định, cơ quan, tổ chức tham gia Trục liên thông phải:

• Quản lý, giữ bí mật thông tin tài khoản;
• Bảo mật mật khẩu;
• Chỉ sử dụng tài khoản cho các mục đích hợp pháp;
• Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động được thực hiện bằng tài khoản của mình.

Trường hợp tài khoản bị mất, bị đánh cắp hoặc phát hiện có người sử dụng trái phép, cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thông báo ngay cho Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông để kịp thời xử lý.

Ngoài ra, khoản 4 Điều 16 Quy chế yêu cầu người sử dụng:

• Thay đổi mật khẩu định kỳ tối thiểu 06 tháng một lần;
• Giữ bí mật thiết bị và phương tiện xác thực tài khoản quản trị.

3.4. Trách nhiệm quản lý tài khoản khi cơ quan, tổ chức thay đổi thông tin

Điểm g khoản 1 Điều 22 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg yêu cầu cơ quan, tổ chức có thay đổi thông tin phải kịp thời đăng ký tài khoản và cập nhật các thông tin có liên quan trên Trục liên thông. Đặc biệt, khi cơ quan, tổ chức có thay đổi do:

• Giải thể;
• Sáp nhập;
• Hợp nhất;
• Tổ chức lại;

Với các trường hợp trên thì phải kịp thời thông báo để Đơn vị quản trị, vận hành Trục liên thông thực hiện việc:

• Thu hồi, hủy bỏ hoặc cập nhật khóa;
• Thu hồi, hủy bỏ hoặc cập nhật chứng thư chữ ký số;
• Thu hồi, hủy bỏ hoặc cập nhật mã định danh liên quan trên Trục liên thông.

Trên đây là thông tin về việc cấp và phân quyền sử dụng tài khoản trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Vui lòng xem chi tiết Quyết định 43/2026/QĐ-TTg trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...