Từ 27/5/2026, văn bản điện tử của Đảng phải sử dụng chữ ký số màu xanh định dạng PNG nền trong suốt

Theo khoản 1 Mục 1 Phần I Hướng dẫn 05-HD/VPTW, văn bản chính thức của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng phải thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày.

Theo tiết 7.2.2 Mục 7 Phần II, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử phải sử dụng màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt và được đặt canh giữa chức vụ người ký với họ tên người ký. Đồng thời, đối với văn bản giấy, chữ ký phải sử dụng bút mực màu xanh, không dùng bút chì, mực đỏ, mực màu nhạt hoặc loại mực dễ phai để ký văn bản.

Đối với dấu, chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản điện tử, tiết 8.2 Mục 8 Phần II quy định dấu của tổ chức, cơ quan trên văn bản điện tử được thể hiện bằng hình ảnh con dấu của cơ quan ban hành văn bản, sử dụng màu đỏ, kích thước tương ứng với kích thước thực tế của con dấu, định dạng PNG nền trong suốt. Dấu, chữ ký số của cơ quan được trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản.

Ngoài quy định về chữ ký số trên văn bản ban hành, Hướng dẫn 05-HD/VPTW cũng quy định riêng về sao văn bản điện tử. Theo Mục III Phần II, bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện thông qua việc số hóa (scan) văn bản giấy bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định về công tác văn thư, đồng thời phải thực hiện ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

Chữ ký số của cơ quan sao văn bản và chữ ký số của người có thẩm quyền sao văn bản được trình bày tại góc trên bên phải của trang đầu văn bản. Đồng thời, việc sử dụng chữ ký số của cá nhân và cơ quan, tổ chức tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn riêng của Văn phòng Trung ương Đảng về sử dụng chữ ký số trong cơ quan, tổ chức đảng.

Bên cạnh đó, theo Mục IV Phần II, văn bản điện tử của Đảng vẫn phải bảo đảm thống nhất về thể thức trình bày như văn bản giấy, sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, sử dụng khổ giấy A4 và thực hiện đúng quy định về định lề, bố cục, số trang văn bản. Hướng dẫn 05-HD/VPTW có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 04/3/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng.