Nội quy công ty: Toàn bộ quy định cần nắm rõ khi xây dựng

Mỗi công ty thường đặt ra những quy định riêng dành cho nhân viên của mình, được nêu tại nội quy công ty. Tuy nhiên, nội quy này không hoàn toàn theo ý chí của người sử dụng lao động mà cần đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật.

1/ Nội quy công ty là gì?

Nội quy công ty hay cũng chính là nội quy lao động, đây là văn bản do người sử dụng lao động ban hành quy định việc tuân theo thời gian, công nghệ, trật tự trong đơn vị lao động và sự điều hành công việc của người sử dụng lao động, đồng thời quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý tương ứng và quy định về trách nhiệm vật chất.

2/ Ai là người có thẩm quyền ban hành nội quy công ty?

Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 nêu rõ:

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

Theo đó, nội quy công ty sẽ do người sử dụng lao động ban hành. Cũng theo Điều luật này, mọi công ty dù là sử dụng ít hay nhiều người lao động thì đều phải ban hành nội quy.

Xem thêm…

Nội quy công ty do ai ban hành? (Ảnh minh họa)

3/ Nội quy công ty bắt buộc phải có những nội dung gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy công ty không được trái pháp luật về lao động và quy định liên quan. Đồng thời phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

- Trật tự tại nơi làm việc;

- An toàn, vệ sinh lao động;

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý;

- Trách nhiệm vật chất;

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Ngoài các nội dung này, người sử dụng lao động có thể bổ sung các nội dung khác, miễn là pháp luật không cấm.

Xem thêm: Mẫu Nội quy lao động mới nhất theo Bộ luật Lao động 2019

4/ Nội quy công ty có bắt buộc phải đăng ký?

Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 ghi nhận:

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Theo quy định này, công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy với cơ quan chuyên môn về lao động.

Còn nếu có dưới 10 người lao động, công ty vẫn phải ban hành nội quy lao động nhưng không bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Xem thêm: Những lưu ý khi đăng ký nội quy lao động

5/ Hồ sơ, thủ tục đăng ký nội quy công ty

Căn cứ Điều 119, Điều 120 Bộ luật Lao động 2019; Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Quyết định số 338/QĐ-LĐTBXH, việc đăng ký nội quy công ty sẽ được tiến hành như sau:

* Về hồ sơ đăng ký:

Người sử dụng lao động động phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

- Nội quy lao động.

- Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

* Thủ tục đăng ký nội quy công ty:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký

- Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy công ty.

- Cách thức nộp: Một trong 03 hình thức sau:

+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động.

+ Nộp hồ sơ trực tiếp.

+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

- Nơi nộp: Nộp tại một trong các cơ quan sau:

+ Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;

+ Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

Bước 2: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ

- Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

- Nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật: cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất 

Bảng nội quy công ty được niêm yết tại nơi làm việc (Ảnh minh họa)

6/ Nội quy công ty có hiệu lực trong bao lâu?

Liên quan đến hiệu lực của nội quy lao động, Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Như vậy, nội quy công ty phải đăng ký sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.

Còn với nội quy lao động không phải đăng ký thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy công ty.

Có thể thấy, Bộ luật lao động chỉ quy định thời điểm bắt đầu có hiệu lực của nội quy công ty mà không quy định về thời hạn chấm dứt hiệu lực. Do đó, có thể hiểu, nội quy công ty đã được ban hành theo đúng thủ tục luật định sẽ có giá trị vô thời hạn.

Lưu ý: Nội dung của nội quy công ty không được trái với quy định của pháp luật về lao động và pháp luật liên quan. Do đó, nếu quy định của pháp luật sửa đổi, thì các nội dung trong nội quy công ty cũng phải sửa đổi để phù hợp với pháp luật.

Xem thêm…

7/ Sửa nội quy công ty có phải đăng ký lại?

Trước đây, tại khoản 5 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành BLLĐ năm 2012, trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

Tuy nhiên, theo quy định mới tại khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn BLLĐ năm 2019 này, khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Ngoài ra, Nghị định này và Bộ luật Lao động năm 2019 không có quy định nào đề cập đến việc phải đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi.

Vì vậy, người sử dụng lao động không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy công ty khi sửa đổi, bổ sung.

Trên đây là những quy định cần biết liên quan đến nội quy công ty. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ: 19006192 để được hỗ trợ.

>> Những quy định mới về nội quy lao động tại Bộ luật Lao động 2019

>> Mẫu Biên bản lấy ý kiến về nội dung Nội quy lao động

>> Mẫu Quyết định ban hành nội quy lao động