Hồ sơ rà soát vị trí việc làm và xây dựng phương án biên chế gồm những gì?

1. Hồ sơ rà soát vị trí việc làm và xây dựng phương án biên chế gồm những gì?

Mục 7 Phần V Hướng dẫn 7-HD/BTCTW quy định:

“Hồ sơ gửi gồm: bộ biểu nghiệp vụ đã hoàn thành, báo cáo có xác nhận, danh mục tài liệu minh chứng và danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý.”

Theo đó, cơ quan, đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ 04 thành phần hồ sơ. Cụ thể như sau:

1.1 Bộ biểu nghiệp vụ đã hoàn thành

Theo Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, việc kê khai được thực hiện theo trình tự 08 bước và bộ 09 biểu nghiệp vụ.

Trong đó, Biểu A1 thể hiện danh mục nhiệm vụ; Biểu A2 thể hiện công việc và sản phẩm; Biểu B1 phản ánh khối lượng, thời gian thực hiện công việc; Biểu B2 phản ánh tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa. Phương án bố trí, cơ cấu lại đội ngũ và đề nghị biên chế từng năm giai đoạn 2027 - 2031 được kê khai tại Biểu D1, Biểu D2.

Khi lập biểu, đơn vị chỉ nhập các trường thuộc trách nhiệm, không nhập đè ô công thức đã khóa; kiểm tra công thức và xác nhận số liệu trước khi tổng hợp.

1.2 Báo cáo có xác nhận

Theo Bước 8 Phần II, cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện phải kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu; lấy ý kiến bộ phận chuyên môn, cán bộ có liên quan trước khi xác nhận phương án.

Người đứng đầu chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc, kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án sử dụng biên chế.

1.2 Danh mục tài liệu minh chứng

Theo mục 3 Phần I, cơ quan, đơn vị phải chuẩn bị văn bản về chức năng, nhiệm vụ; danh mục nhiệm vụ, vị trí việc làm; bản mô tả công việc, khung năng lực; số liệu về sản phẩm, thời gian, nhân lực, biên chế và những thay đổi do phân cấp, chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ, xã hội hóa.

Đối với bản mô tả công việc, khung năng lực và hồ sơ đã có, khoản 7 Mục V cho phép dẫn bằng mã hoặc đường dẫn được phép truy cập, không yêu cầu nộp lại toàn bộ. Cách thực hiện này giúp kế thừa tài liệu hiện có, đồng thời vẫn bảo đảm khả năng tra cứu, kiểm tra.

1.4 Danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý

Theo mục 7 Phần V, nội dung chưa xử lý phải nêu người phụ trách, thời hạn và tác động đến phương án.

Đồng thời, Hướng dẫn cũng yêu cầu hồ sơ phương án tách rõ: Kết quả đủ căn cứ; Kết quả cần tiếp tục kiểm chứng; Nội dung chưa xác định được.

Với các nội dung này, phải ghi rõ tác động đến phương án, cơ quan xử lý và thời hạn hoàn thiện.

Ngoài việc có đủ 04 thành phần, hồ sơ phải thể hiện đầy đủ quá trình từ xác định nhiệm vụ đến đề xuất biên chế, gồm:

• Nhiệm vụ; công việc, sản phẩm.
• Khối lượng, thời gian và thay đổi công việc.
• Vị trí việc làm, bản mô tả công việc, khung năng lực.
• Nhu cầu nhân lực.
• Phương án bố trí và biên chế.
• Kết quả kiểm tra, đối chiếu, xác nhận.

Cơ quan, đơn vị sử dụng Phụ lục VI Nghị định 361/2025/NĐ-CP để kiểm tra trước khi gửi hồ sơ theo yêu cầu tại mục 7 Phần V của Hướng dẫn.

2. Yêu cầu về số liệu và thời hạn hoàn thành hồ sơ

Yêu cầu về số liệu và thời hạn hoàn thành hồ sơ theo Hướng dẫn 7 BTCTW như sau:

2.1 Số liệu sử dụng phải có nguồn và được kiểm chứng

Mục 4 Phần IV Hướng dẫn 7-HD/BTCTW quy định:

“Dữ liệu sử dụng cho phương án biên chế phải xác định được nguồn, phạm vi, kỳ, cơ quan xác nhận.”

Theo đó, cơ quan, đơn vị không sử dụng số liệu mô phỏng, số liệu tự kê khai chưa kiểm chứng hoặc số lượng nhiệm vụ riêng lẻ làm căn cứ trực tiếp tăng biên chế.

Đối với công việc chưa có định mức hoặc nội dung còn chưa kiểm chứng, khoản 6 Mục IV yêu cầu ghi rõ căn cứ, người xác nhận hoặc tách kết quả tính thử. Trường hợp Biểu C3 chưa có kết quả đã kiểm chứng, không hoàn thiện phương án tại Biểu D2 như số liệu chính thức.

2.2 Thống nhất kỳ thống kê và thời điểm chốt nhân lực

Theo mục 3 Phần I, kỳ thống kê khối lượng và thời gian thực hiện công việc là 12 tháng, từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/9/2026; nhân lực hiện có được chốt tại ngày 30/9/2026.

Trường hợp nhiệm vụ mới được chuyển giao, cơ quan mới thành lập hoặc thời gian hoạt động chưa đủ kỳ, phải ghi rõ thời gian thực tế, phần dữ liệu bàn giao, nguồn và cách xác định phần còn thiếu. Không tự nhân cơ học số liệu của thời gian ngắn thành số liệu 12 tháng.

Số liệu dự báo từng năm 2027 - 2031 phải lập riêng, có căn cứ và giải trình; không sử dụng biên chế năm 2026 làm định mức cho giai đoạn sau.

2.3 Kế thừa hồ sơ đã có, chỉ bổ sung nội dung cần thiết

Mục 2 Phần I yêu cầu kế thừa kết quả rà soát chức năng, nhiệm vụ; danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc và khung năng lực đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt.

Cơ quan, đơn vị chỉ cập nhật phần thay đổi, còn thiếu hoặc chưa được kiểm chứng; không phải kê khai lại số liệu đã được xác nhận hoặc lập hồ sơ song song. Nếu điều chỉnh dữ liệu đã xác nhận, phải lưu căn cứ, người xác nhận, thời điểm và phiên bản trong hồ sơ quản lý dữ liệu.

2.3 Hoàn thành theo các mốc tiến độ được hướng dẫn

Các mục 1, 2 và 3 Phần V xác định những mốc triển khai đối với cơ quan, đơn vị, địa phương như sau:

Thời hạn	Nội dung thực hiện
Trước ngày 10/11/2026	Hoàn thành rà soát, kê khai, kiểm tra, xác nhận và gửi bộ dữ liệu ban đầu. Phần chưa đủ căn cứ phải nêu rõ nội dung, nguyên nhân, đầu mối và thời hạn bổ sung.
Từ ngày 10/11 đến trước ngày 15/11/2026	Cơ quan đầu mối kiểm tra, đối chiếu, chuẩn hóa dữ liệu; xử lý trùng lặp, chênh lệch giữa các biểu và yêu cầu bổ sung trường còn thiếu.
Trước ngày 20/11/2026	Hoàn thành xác định nhu cầu nhân lực, đối chiếu với số người hiện có, khả năng cơ cấu lại và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027 - 2031; gửi kết quả về Ban Tổ chức Trung ương theo đầu mối được phân công.

Cơ quan, đơn vị đã có đủ dữ liệu hoặc chủ động đăng ký triển khai sớm được tiến hành ngay việc xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trên cơ sở dữ liệu đã được kiểm tra, xác nhận, không phải chờ hoàn thành đợt rà soát chung.

Lưu ý, theo mục 4 Phần IV, kết quả xác định nhu cầu nhân lực không tự động làm tăng tổng biên chế. Việc giao, điều chỉnh biên chế phải thực hiện theo thẩm quyền. Các phụ lục, bảng tính chỉ là công cụ hướng dẫn nghiệp vụ, không thay thế quyết định phê duyệt vị trí việc làm hoặc giao biên chế.

Trên đây là thông tin về hồ sơ rà soát vị trí việc làm và xây dựng phương án biên chế.