8 bước rà soát vị trí việc làm để xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031

1. Xác định vị trí việc làm từ chức năng, nhiệm vụ và sản phẩm

Theo mục 2 Phần I Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, vị trí việc làm được xác định từ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; gắn với công việc ổn định, sản phẩm, trách nhiệm và năng lực cần có, không xuất phát từ người hiện có, ngạch, mức lương hoặc số biên chế đã giao.

Cơ quan, đơn vị kế thừa danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc, khung năng lực và dữ liệu đã được xác nhận; chỉ bổ sung nội dung thay đổi, còn thiếu hoặc chưa được kiểm chứng, không yêu cầu kê khai lại từ đầu.

Đồng thời, Kế hoạch 70-KH/BTCTW cũng xác định mục đích làm rõ công việc, sản phẩm, trách nhiệm và yêu cầu năng lực của từng vị trí; phân biệt dữ liệu đã xác nhận, dữ liệu cần kiểm chứng và nội dung chưa đủ căn cứ để tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu thống nhất trong năm 2026.

2. 8 bước rà soát vị trí việc làm để xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031

Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai

Theo Bước 1 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, cơ quan, đơn vị đối chiếu quy định còn hiệu lực và dữ liệu đã xác nhận; phân định nhiệm vụ giữa Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã và giữa các cơ quan cùng cấp.

Từng nhiệm vụ được phân loại thành: tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, chấm dứt hoặc cần bổ sung; xác định rõ chủ thể chủ trì, phối hợp và chịu trách nhiệm cuối cùng. Khi có phân cấp, phải làm rõ cơ quan giao, nhận, thời điểm có hiệu lực, thẩm quyền quyết định và điều kiện thực hiện.

Cùng với đó, rà soát vị trí việc làm đã được phê duyệt để giữ nguyên, cập nhật bản mô tả hoặc kiến nghị sửa đổi theo thẩm quyền; không tự sửa danh mục đã phê duyệt.

Kết quả được kê khai tại Biểu A1, gồm danh mục nhiệm vụ có mã, căn cứ, trạng thái, nguồn dữ liệu và nội dung cần xác minh.

Bước 2. Xác định công việc, công đoạn và sản phẩm

Bước 2 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW yêu cầu từ mỗi nhiệm vụ phải xác định công việc, công đoạn chính, sản phẩm, đơn vị chủ trì và phối hợp, người hoặc vị trí chịu trách nhiệm, thẩm quyền quyết định.

Mỗi sản phẩm phải có đơn vị tính, yêu cầu chất lượng, thời hạn và căn cứ xác nhận. Nếu nhiều vị trí cùng tham gia, phải phân rõ phần việc, trách nhiệm của từng vị trí để tránh tính trùng.

Không tách thao tác nhỏ thành nhiệm vụ hoặc vị trí riêng, không đếm một sản phẩm nhiều lần. Danh mục công việc, sản phẩm gắn với nhiệm vụ và vị trí việc làm được kê khai tại Biểu A2.

Bước 3. Xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện

Theo các điểm a, b, c, d Bước 3 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, cơ quan, đơn vị thống kê sản lượng thực tế theo loại sản phẩm, kỳ và mức độ phức tạp. Thời gian thực hiện được xác định theo thứ tự ưu tiên:

• Định mức chuyên ngành còn hiệu lực.
• Thời gian tham chiếu đã được kiểm chứng.
• Số liệu thực đo, khảo sát mẫu có nguồn và xác nhận.

Thời gian được tính là giờ lao động thực tế của người tham gia, không phải thời gian chờ hoặc toàn bộ thời hạn xử lý. Không tự lấy thời hạn giải quyết thủ tục hành chính làm giờ lao động.

Giờ công việc bổ sung chỉ được cộng khi chưa tính trong giờ sản phẩm, có căn cứ và người xác nhận. Dữ liệu thiếu căn cứ phải ghi “chưa kiểm chứng”, không đưa vào tổng đã xác nhận.

Khối lượng, giờ công việc đo được theo vị trí được kê khai tại Biểu B1; phần khó chuẩn hóa thời gian và phần thiếu căn cứ phải ghi riêng.

Bước 4. Xác định tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa

Theo Bước 4 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, cơ quan, đơn vị xác định công đoạn thực tế thay đổi; đo số lượng áp dụng, thời gian trước và sau thay đổi, giờ thực giảm và công việc mới tăng như quản lý dữ liệu, giám sát dịch vụ, kiểm soát chất lượng.

Chỉ ghi nhận tác động có bằng chứng. Nếu thời gian công việc đã được đo sau thay đổi thì không tiếp tục cộng, trừ phần tác động đã phản ánh trong số đo.

Việc có phần mềm, thủ tục trực tuyến, chuyển sang tự chủ hoặc có khả năng thuê dịch vụ không đương nhiên làm giảm công việc, giờ lao động.

Kết quả kê khai tại Biểu B2 phải thể hiện thời gian thực tăng, giảm đã được kiểm chứng và thời điểm phát sinh.

Bước 5. Hoàn thiện danh mục vị trí việc làm, bản mô tả và khung năng lực

Bước 5 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW yêu cầu đối chiếu từng vị trí với chức năng, nhiệm vụ, công việc và sản phẩm để xác định hướng xử lý: tiếp tục sử dụng, điều chỉnh, tích hợp hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ theo thẩm quyền.

Bản mô tả phải làm rõ công việc, sản phẩm, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ phối hợp và điều kiện thực hiện. Khung năng lực phải gắn với yêu cầu có thể quan sát, kiểm chứng, không chỉ liệt kê văn bằng, chứng chỉ.

Cơ quan, đơn vị kế thừa bản mô tả, khung năng lực đã được phê duyệt và chỉ sửa phần thay đổi. Một vị trí việc làm không đồng nghĩa với một người hoặc một biên chế.

Danh mục vị trí việc làm, thông tin về bản mô tả, khung năng lực và đề xuất xử lý được ghi tại Biểu C1, C2.

Bước 6. Xác định số người cần thiết theo từng vị trí việc làm

Theo điểm a Bước 6 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, tùy tính chất công việc, cơ quan, đơn vị lựa chọn phương pháp phù hợp:

• Phương pháp 1 (PP1): Theo cơ cấu, chức danh, định mức bố trí hoặc yêu cầu hiện diện được quy định.
• Phương pháp 2 (PP2): Theo khối lượng và thời gian lao động đo được.
• Phương pháp 3 (PP3): Thẩm định theo sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm và năng lực chuyên môn đối với công việc khó chuẩn hóa thời gian.

Với PP2, điểm b Bước 6 quy định số người lao động quy đổi bằng tổng giờ lao động cần thiết trong năm chia cho quỹ thời gian làm việc dùng để quy đổi của một người trong năm.

Mức 1.904 giờ/người/năm trong Hướng dẫn chỉ là tham chiếu cho kỳ 01/10/2025-30/9/2026 theo các điều kiện cụ thể về chế độ làm việc, nghỉ lễ và phép năm; không phải định mức biên chế bắt buộc. Trường hợp có chế độ đặc thù phải sử dụng quỹ thời gian tương ứng đã được xác nhận.

Sau tính toán, phải xem xét yêu cầu làm việc đồng thời, chuyên môn, khả năng kiêm nhiệm, điều chuyển và dùng chung nhân lực; không làm tròn tăng từng dòng rồi cộng thành nhu cầu chung.

Kết quả được kê khai tại Biểu C3, phân biệt số người lao động quy đổi với số người cần bố trí, đồng thời thể hiện phương pháp và trạng thái xác nhận.

Bước 7. Đối chiếu nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế

Theo Bước 7 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW, nhu cầu nhân lực được đối chiếu với nhân lực hiện có trên cùng kỳ, phạm vi và đơn vị tính.

Trước khi đề nghị điều chỉnh biên chế, phải xem xét khả năng bố trí lại, điều chuyển, bồi dưỡng, kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực, đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng công nghệ và thuê dịch vụ hợp pháp theo thẩm quyền.

Phương án biên chế giai đoạn 2027-2031 được lập cho từng năm, căn cứ nhiệm vụ, sản lượng, chuyển đổi số, điều kiện thực hiện, nguồn tài chính và biến động nhân lực; không áp dụng tỷ lệ tăng, giảm cố định.

Phương án bố trí, cơ cấu lại đội ngũ và đề nghị biên chế từng năm được kê khai tại Biểu D1, D2.

Bước 8. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả

Bước 8 Phần II Hướng dẫn 7-HD/BTCTW quy định cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện phải kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu; lấy ý kiến bộ phận chuyên môn, cán bộ liên quan trước khi xác nhận phương án.

Người đứng đầu chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc, kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án sử dụng biên chế. Các đầu mối quản lý, tổng hợp kiểm tra tính thống nhất, xử lý trùng lặp và yêu cầu bổ sung nội dung còn thiếu hoặc chưa phù hợp.

Theo mục 7 Phần V Hướng dẫn, hồ sơ gửi gồm bộ biểu nghiệp vụ đã hoàn thành, báo cáo có xác nhận, danh mục tài liệu minh chứng và danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý. Dữ liệu chưa kiểm chứng phải được quản lý riêng, không dùng làm căn cứ trực tiếp xác định nhu cầu biên chế đã được xác nhận.

3. Thống nhất cách thực hiện thông qua tập huấn và sử dụng 9 biểu nghiệp vụ

Theo khoản 4 Phần II Kế hoạch 70-KH/BTCTW, nội dung tập huấn bao gồm hướng dẫn thực hiện 8 bước và sử dụng thống nhất 9 biểu nghiệp vụ trong Bộ Excel kèm Hướng dẫn 7-HD/BTCTW.

Các biểu gồm A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1 và D2, phục vụ quá trình xác định nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, khối lượng, vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và phương án biên chế.

Khoản 2, 3 Mục II Kế hoạch bố trí hội nghị trong một buổi, bắt đầu từ 14 giờ ngày 22/10/2026, theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến toàn quốc. Nội dung trao đổi tập trung vào danh mục mã, kỳ thống kê, cách xác định PP1-PP3, phương án theo từng năm, ví dụ điền biểu và trường hợp đặc thù.

Về kỳ số liệu, khoản 3 Phần I Hướng dẫn 7-HD/BTCTW xác định khối lượng, thời gian công việc được thống kê từ 01/10/2025 đến hết 30/9/2026; nhân lực hiện có chốt tại 30/9/2026.

Trên đây là thông tin về 8 bước rà soát vị trí việc làm để xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031.