Hướng dẫn 7-HD/BTCTW 2026 về rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị

HƯỚNG DẪN

Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực
và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị

-----

Thực hiện Kết luận số 107-KL/TW, ngày 17/10/2026 của Bộ Chính trị về hoàn thiện hệ thống vị trí việc làm trong hệ thống chính trị gắn với xây dựng đội ngũ cán bộ và quản lý biên chế, trên cơ sở trao đổi, thống nhất với Bộ Nội vụ, Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn các cấp ủy, cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện các nội dung cụ thể như sau:

I. PHẠM VI, CÁCH SỬ DỤNG HƯỚNG DẪN

1. Hướng dẫn này áp dụng đối với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan, tổ chức theo ngành dọc, đơn vị sự nghiệp công lập và các cơ quan, đơn vị khác thuộc phạm vi quản lý biên chế trong hệ thống chính trị (lực lượng vũ trang triển khai rà soát, hoàn thiện và báo cáo Bộ Chính trị theo quy định). Đối với ngành, hệ thống có tính chất đặc thù, cơ quan đầu mối chuyên ngành hướng dẫn vận dụng các biểu mẫu theo thẩm quyền, phù hợp chức năng, mô hình tổ chức và tiêu chuẩn chuyên ngành, nhưng phải giữ các trường dữ liệu cốt lõi, cách đối chiếu và khả năng tổng hợp thống nhất theo Hướng dẫn.

Việc rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm được thực hiện đồng bộ với sơ kết 01 năm vận hành mô hình tổ chức tổng thể của hệ thống chính trị và mô hình chính quyền địa phương 02 cấp; đánh giá đầy đủ tác động của việc sắp xếp tổ chức bộ máy, phân định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và phân cấp, phân quyền đối với khối lượng công việc, yêu cầu năng lực và bố trí nhân lực. Phạm vi rà soát ở Trung ương gồm 04 khối (Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội) và chế định Chủ tịch nước; ở địa phương gồm 04 khối tương ứng (Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội) tại cấp tỉnh và cấp xã. Đối với các cơ quan, tổ chức theo ngành dọc, khu vực hoặc có mô hình đặc thù, thực hiện theo tổ chức và thẩm quyền quản lý tương ứng.

Các cơ quan, đơn vị phân loại dữ liệu theo 04 khối tương ứng ở Trung ương, cấp tỉnh và cấp xã để đối chiếu nhiệm vụ, vị trí việc làm và nhân lực; gửi báo cáo chính thức theo đầu mối có thẩm quyền quản lý biên chế. Cơ quan ngành dọc tổng hợp theo đầu mối quản lý của ngành; địa phương sử dụng số liệu để đối chiếu, không cộng trùng. Việc phân loại dữ liệu không làm thay đổi thẩm quyền quản lý biên chế.

2. Kế thừa kết quả rà soát chức năng, nhiệm vụ, phân cấp, phân quyền đã thực hiện theo yêu cầu của Ban Tổ chức Trung ương; danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc và khung năng lực đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt. Chỉ rà soát, bổ sung những nội dung có thay đổi, còn thiếu hoặc chưa được kiểm chứng; không yêu cầu kê khai lại số liệu đã được xác nhận.

Cơ quan đầu mối tập hợp, chuyển dữ liệu đã được xác nhận theo các Công văn số 1972-CV/BTCTW, 2209-CV/BTCTW, 2342-CV/BTCTW và hồ sơ hiện có vào bộ biểu dùng chung trước khi yêu cầu đơn vị rà soát. Cơ quan, đơn vị chỉ cập nhật phần thay đổi, còn thiếu hoặc chưa kiểm chứng; việc điều chỉnh dữ liệu đã xác nhận phải lưu căn cứ, người xác nhận, thời điểm và phiên bản trong hồ sơ quản lý dữ liệu. Không yêu cầu kê khai lại hoặc lập hồ sơ song song.

Vị trí việc làm xác định từ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; gắn với công việc ổn định, sản phẩm, trách nhiệm và năng lực cần có; không xuất phát từ người hiện có, ngạch, mức lương hoặc số biên chế đã giao. Nhu cầu nhân lực xác định theo khối lượng, tính chất công việc và điều kiện thực hiện; kết quả tính không tự động làm tăng biên chế.

3. Mỗi cơ quan, đơn vị phân công đầu mối thực hiện và chuẩn bị: văn bản chức năng, nhiệm vụ; danh mục nhiệm vụ, vị trí việc làm; bản mô tả, khung năng lực; số liệu sản phẩm, thời gian, nhân lực, biên chế; thay đổi do phân cấp, chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa.

Kỳ thống kê khối lượng và thời gian thực hiện công việc là 12 tháng, từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/9/2026; nhân lực hiện có được chốt tại ngày 30/9/2026.

Biểu B1 phản ánh số sản phẩm trong kỳ 12 tháng này; khi có nhiệm vụ mới chuyển giao, cơ quan mới thành lập hoặc thời gian hoạt động chưa đủ kỳ, phải ghi rõ thời gian thực tế, phần dữ liệu bàn giao, nguồn và cách xác định phần thiếu, không tự nhân cơ học số liệu ngắn kỳ thành 12 tháng. Số liệu dự báo từng năm 2027–2031 lập riêng, có căn cứ và giải trình; không sử dụng biên chế năm 2026 làm định mức giai đoạn sau.

4. Thực hiện theo 08 bước tại Mục II, sử dụng Bộ biểu Excel¹ và các phụ lục kèm theo Hướng dẫn.

Đơn vị chỉ nhập các trường thuộc trách nhiệm, không nhập đè ô công thức đã khóa. Danh mục sản phẩm, dữ liệu nguồn và trang tổng hợp tự động được quản lý theo phân công; cơ quan, đơn vị tra cứu, đối chiếu và chỉ bổ sung thông tin chưa có hoặc có thay đổi. Mỗi thông tin có một nơi nhập chính, các biểu liên kết theo mã ổn định; kiểm tra công thức và xác nhận số liệu trước khi tổng hợp.

Phụ lục I - VIII hướng dẫn cách phân tách nhiệm vụ thành công việc, xác định sản phẩm, phương pháp tính, phân tích địa bàn, kê khai, kiểm tra và báo cáo; các nội dung đã đủ căn cứ có thể thực hiện đồng thời nhưng phải xác nhận trước khi tổng hợp.

¹ Bộ biểu nghiệp vụ gồm 09 biểu: Biểu A1 - Danh mục nhiệm vụ; Biểu A2 - Công việc và sản phẩm; Biểu B1 - Khối lượng và thời gian thực hiện công việc; Biểu B2 - Tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa; Biểu C1 - Danh mục vị trí việc làm; Biểu C2 - Bản mô tả công việc và khung năng lực; Biểu C3 - Xác định nhu cầu nhân lực; Biểu D1 - Đối chiếu nguồn nhân lực hiện có; Biểu D2 - Phương án biên chế giai đoạn 2027-2031. Các bảng hỗ trợ kiểm tra, tiến độ và nhật ký thuộc chức năng quản lý, tổng hợp của cơ quan đầu mối, không phải biểu kê khai độc lập của đơn vị.

5. Hướng dẫn này quy định khung phương pháp, nguyên tắc và yêu cầu chung để thực hiện thống nhất trong hệ thống chính trị. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và đặc thù của từng khối, ngành, lĩnh vực, các cơ quan đầu mối có trách nhiệm tiếp tục cụ thể hóa, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý tổ chức thực hiện, bảo đảm thống nhất về phương pháp, thuận lợi trong triển khai, không làm phát sinh thủ tục, biểu mẫu hoặc yêu cầu kê khai không cần thiết.

Khi chưa có đủ định mức, thời gian tham chiếu, các cơ quan vẫn triển khai 08 bước và hoàn thành hồ sơ theo tiến độ trên cơ sở kết quả đã được kiểm tra, xác nhận.

Phần chưa đủ căn cứ được tách riêng, xử lý theo khoản 6 Mục IV; không chờ hoàn thiện toàn bộ định mức mới triển khai nhiệm vụ cấp thiết. Việc phân loại sản phẩm theo 06 nhóm mức độ phức tạp chỉ áp dụng khi có tiêu chí và căn cứ được xác nhận, không bắt buộc đối với mọi vị trí và không làm phát sinh biểu kê khai riêng ở cơ sở.

Trong quá trình thực hiện, các cơ quan đầu mối thường xuyên trao đổi, cung cấp thông tin, kịp thời phản ánh khó khăn, vướng mắc và đề xuất giải pháp về Ban Tổ chức Trung ương để tổng hợp, phối hợp với các cơ quan liên quan xem xét, xử lý. Căn cứ tình hình thực tiễn và yêu cầu đặt ra, Ban Tổ chức Trung ương nghiên cứu, kịp thời điều chỉnh, bổ sung Hướng dẫn theo thẩm quyền, bảo đảm thống nhất, phù hợp, khả thi và không làm chậm tiến độ thực hiện.

Một công việc có nhiều vị trí cùng tham gia, hoặc một người kiêm nhiệm nhiều vị trí phải được phân định phần việc trách nhiệm và thời gian tương ứng, không tính trùng. Công cụ phải hỗ trợ mở rộng hoặc hợp nhất dữ liệu có kiểm soát; giới hạn số dòng của tệp không làm giới hạn phạm vi kê khai. Nội dung chưa thể thể hiện đầy đủ phải được ghi riêng và chuyển đầu mối hỗ trợ kỹ thuật xử lý, không coi kết quả tính thiếu dữ liệu là nhu cầu đã được xác nhận.

II. TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai

Đối chiếu quy định còn hiệu lực và dữ liệu đã xác nhận; rà soát, phân định nhiệm vụ theo trục dọc giữa Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã và theo trục ngang giữa các cơ quan cùng cấp. Phân loại nhiệm vụ tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, chấm dứt hoặc cần bổ sung; xác định rõ nhiệm vụ được tự quyết định, nhiệm vụ vẫn phải xin ý kiến cấp trên, chủ thể chủ trì, phối hợp và chịu trách nhiệm cuối cùng. Khi phân cấp, ghi rõ cơ quan giao, nhận, thời điểm có hiệu lực, thẩm quyền quyết định, phần việc còn lại của cấp trên (hướng dẫn, kiểm tra, hậu kiểm) và các điều kiện thực hiện chưa chuyển giao đồng bộ về thủ tục, nhân lực, kinh phí, dữ liệu, tài sản. Không thống kê lại từ đầu hoặc tính trùng giữa các cơ quan, các cấp.

Mã nhiệm vụ xác định loại nhiệm vụ; mã cơ quan, đơn vị xác định nơi thực hiện, vai trò chủ trì hoặc phối hợp ghi riêng. Phân biệt số loại nhiệm vụ với số lượt giao thực hiện. Nhiệm vụ “khác” chỉ ghi khi có công việc thực tế và căn cứ giao.

Ban Tổ chức Trung ương phối hợp các đầu mối rà soát văn bản chức năng, nhiệm vụ của Trung ương và địa phương, xây dựng danh mục dùng chung; đối chiếu với dữ liệu cơ sở để phát hiện nhiệm vụ thiếu, trùng, đã chuyển giao hoặc chưa rõ chủ thể chịu trách nhiệm.

Cơ quan đầu mối chuẩn hóa danh mục, ưu tiên nhiệm vụ phổ biến cấp xã, kèm căn cứ, cấp thực hiện, sản phẩm và đơn vị tính. Đơn vị lựa chọn nhiệm vụ thuộc trách nhiệm; nhiệm vụ chưa có trong danh mục được ghi “đề xuất bổ sung”, kèm căn cứ, mã tạm.

Giữ mã nhiệm vụ đã dùng; khi đổi sang mã chung phải có bảng đối chiếu, không bắt đơn vị kê khai lại. Mỗi cơ quan có mã riêng, không dùng mã địa bàn thay mã cơ quan.

Đồng thời rà soát vị trí việc làm đã phê duyệt: giữ nguyên, cập nhật bản mô tả hoặc kiến nghị sửa đổi theo thẩm quyền; không tự sửa danh mục đã phê duyệt.

Đối với địa phương, xem xét đồng bộ tác động của 04 nhóm yếu tố: địa giới hành chính; quy mô, trình độ phát triển; mức độ phân cấp, phân quyền; khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, tự chủ và xã hội hóa. Phân tích đặc điểm 04 nhóm địa bàn: (1) đô thị đặc biệt; (2) đô thị; (3) đồng bằng; (4) miền núi và điều kiện đặc thù của từng địa phương. Điều kiện vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, đi lại và thường trực được ghi nhận riêng khi có ảnh hưởng thực tế đến công việc; không tự đặt hệ số tăng, giảm biên chế theo vùng.

Kê khai tại Biểu A1 - Danh mục nhiệm vụ; tham khảo Phụ lục I, IV và V. Kết quả: danh mục nhiệm vụ có mã, căn cứ, trạng thái, nguồn dữ liệu và nội dung phải xác minh.

Bước 2. Xác định công việc, công đoạn và sản phẩm

Phân biệt: nhiệm vụ là nội dung được giao; công việc là phần việc để thực hiện nhiệm vụ; sản phẩm là kết quả có thể xác nhận. Vị trí việc làm là nhóm công việc ổn định gắn với sản phẩm, trách nhiệm và năng lực.

Với mỗi nhiệm vụ, xác định công việc, công đoạn chính, sản phẩm, đơn vị chủ trì và phối hợp, người hoặc vị trí chịu trách nhiệm, thẩm quyền quyết định. Không tách thao tác nhỏ thành nhiệm vụ hoặc vị trí riêng; không đếm một sản phẩm nhiều lần. Mỗi sản phẩm ghi đơn vị tính, yêu cầu chất lượng, thời hạn và căn cứ xác nhận; nếu nhiều vị trí tham gia thì phân rõ phần việc và trách nhiệm của từng vị trí, xác định giờ lao động đối với phần đo được thời gian; phần khó chuẩn hóa thời gian thực hiện theo phương pháp 3 tại Bước 6.

Kê khai tại Biểu A2 – Công việc và sản phẩm; tham khảo Phụ lục I, II và V.

Kết quả: danh mục công việc, sản phẩm gắn nhiệm vụ và vị trí việc làm.

Bước 3. Xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện

a) Thống kê sản lượng thực tế theo loại sản phẩm, kỳ và mức độ phức tạp; nhiệm vụ theo nhiệm kỳ, cao điểm hoặc mới phát sinh phải nêu căn cứ, không lấy một tháng bất thường làm đại diện cả năm.

b) Xác định thời gian theo thứ tự: định mức chuyên ngành còn hiệu lực; thời gian tham chiếu đã kiểm chứng; số liệu thực đo, khảo sát mẫu có nguồn và xác nhận.

Không tự lấy thời hạn giải quyết thủ tục hành chính làm giờ lao động.

Sản phẩm lặp lại có độ phức tạp khác nhau có thể phân 06 nhóm theo Phụ lục III khi đã có tiêu chí và thời gian tham chiếu được xác nhận; chưa đủ căn cứ thì ghi trạng thái cần kiểm chứng, không áp hệ số giả định vào phương án biên chế.

Cơ quan đầu mối theo khối, ngành, lĩnh vực và địa phương chịu trách nhiệm tập hợp, chuẩn hóa, hướng dẫn sử dụng danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm phổ biến, mã tham chiếu, đơn vị tính, nguồn và thời gian tham chiếu đã được xác nhận (nếu có); ưu tiên nhóm việc phát sinh thường xuyên tại cấp xã và các ngành có khối lượng lớn. Việc cung cấp danh mục mẫu thực hiện ngay khi phát hành Hướng dẫn và tiếp tục bổ sung sau kiểm thử, tập huấn; danh mục minh họa chưa kiểm chứng không phải định mức thời gian hoặc căn cứ trực tiếp giao biên chế. Đơn vị chưa có định mức được kê khai thời gian đo thực tế hoặc kiểm đếm, ước lượng có giải trình, nguồn, người xác nhận; kết quả chưa được kiểm chứng chỉ dùng để tính thử.

Chỉ phân nhóm sản phẩm cần thiết; không chấm điểm từng hồ sơ, công đoạn hoặc từng người. Cùng loại sản phẩm phải dùng cách tính thống nhất.

Tính giờ lao động thực tế của người tham gia, không phải thời gian chờ hoặc toàn bộ thời hạn xử lý. Công việc có nhiều người tham gia phải phân tách giờ theo phần việc, tránh cộng trùng; với phần khó chuẩn hóa thời gian, ghi yêu cầu phối hợp, chuyên môn và tiến độ để áp dụng phương pháp 3.

Ví dụ: 300 hồ sơ × 30 phút soạn thảo = 150 giờ; 300 hồ sơ × 10 phút kiểm tra = 50 giờ. Tổng 200 giờ chỉ khi hai phần việc chưa được tính ở nơi khác. Đây là số liệu minh họa.

c) Ghi thêm giờ thường xuyên, định kỳ, theo nhiệm kỳ, phối hợp, quản lý, đào tạo hoặc thường trực nếu chưa tính trong giờ sản phẩm. Mỗi giờ chỉ tính một lần, có căn cứ và người xác nhận; giờ trực phải trừ phần đã tính cho xử lý hồ sơ trong ca.

Ví dụ: 12 lần rà soát dữ liệu/năm × 3 giờ/lần = 36 giờ, chỉ cộng nếu chưa tính trong giờ sản phẩm.

Không cộng tỷ lệ 10 - 15% hoặc hệ số cố định cho phần chưa đo; không dùng khung 06 nhóm để thay số liệu sản lượng, thời gian và việc kiểm chứng.

d) Bộ phận chuyên môn xác nhận sản lượng, thời gian, nguồn. Dữ liệu thiếu căn cứ ghi “chưa kiểm chứng”, nêu nội dung và hạn bổ sung; không đưa vào tổng đã xác nhận.

Kê khai tại Biểu B1 - Khối lượng và thời gian thực hiện công việc; liên kết với Biểu A2, tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: khối lượng, giờ công việc đo được theo vị trí; phần áp dụng phương pháp 3 và phần còn thiếu căn cứ được ghi riêng.

Bước 4. Xác định thay đổi công việc do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa

Ghi công đoạn thực tế thay đổi do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ, xã hội hóa; đo số lượng áp dụng, thời gian trước và sau, phần giờ thực giảm và công việc mới tăng (quản lý dữ liệu, giám sát dịch vụ, kiểm soát chất lượng...). Chỉ ghi tác động có bằng chứng.

Chọn một trong hai cách: (1) dùng thời gian trước thay đổi rồi cộng, trừ tác động thực tế; hoặc (2) dùng thời gian đã đo sau thay đổi. Không cộng, trừ lại phần đã phản ánh trong số đo.

Ghi rõ cách tính, kỳ áp dụng, nguồn và người xác nhận. Đổi nguồn kinh phí hoặc chuyển sang tự chủ không đương nhiên làm giảm công việc hoặc giờ lao động.

Không giảm giờ chỉ vì có phần mềm, thủ tục trực tuyến hay khả năng thuê dịch vụ; chỉ giảm phần việc đã thực sự thay đổi hoặc chuyển giao hợp pháp, tránh tính hai lần.

Kê khai tại Biểu B2 - Tác động của chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa; tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: thời gian thực tăng, giảm đã được kiểm chứng và thời điểm phát sinh.

Các công đoạn hoặc tác động được ghi tại phần chi tiết của Biểu B2; bảng tổng hợp tự động ghi nhận giờ giảm, giờ tăng và tác động ròng theo mã công việc, mã vị trí việc làm và kỳ. Chỉ đưa vào kết quả xác định nhu cầu nhân lực phần tác động đủ chứng cứ, đúng kỳ và đã đối chiếu trùng; không coi thông báo kiểm tra kỹ thuật là xác nhận nghiệp vụ.

Bước 5. Đối chiếu, hoàn thiện danh mục vị trí việc làm, bản mô tả và khung năng lực

Đối chiếu từng vị trí việc làm với chức năng, nhiệm vụ, công việc và sản phẩm; rà soát theo các nhóm: tiếp tục sử dụng, cần điều chỉnh, tích hợp hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ theo thẩm quyền. Một vị trí không đồng nghĩa một người hay một biên chế; không tạo vị trí từ người hoặc ngạch hiện có.

Bản mô tả phải nêu công việc, sản phẩm, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ phối hợp và điều kiện thực hiện; khung năng lực gồm năng lực chung, chuyên môn, lãnh đạo, quản lý và đặc thù (nếu có), gắn yêu cầu quan sát, kiểm chứng; không chỉ liệt kê văn bằng, chứng chỉ.

Kế thừa bản mô tả, khung năng lực đã phê duyệt; chỉ sửa phần thay đổi. Công chức áp dụng mẫu tại Phụ lục VI Nghị định 361/2025/NĐ-CP, viên chức tại Phụ lục IV Nghị định 232/2026/NĐ-CP trong phạm vi áp dụng; khối Đảng, Mặt trận và mô hình đặc thù theo quy định của cấp có thẩm quyền.

Biểu C2 ghi mã vị trí việc làm, trách nhiệm, năng lực theo khung và căn cứ, địa chỉ lưu bản mô tả, khung năng lực; không sao chép lại toàn bộ hồ sơ. Các thông tin về nhân lực, ngạch, bậc, chế độ và nơi tính biên chế được quản lý, đối chiếu riêng theo thẩm quyền, không dùng làm biến số xác định nhu cầu.

Nêu mức năng lực cần có và bằng chứng đánh giá. Năng lực số, xử lý dữ liệu, phối hợp hoặc quản lý dịch vụ chỉ bổ sung khi công việc yêu cầu; không bắt buộc chứng chỉ đồng loạt hoặc biến kết quả đánh giá cá nhân thành hệ số biên chế.

Phân biệt vị trí công chức, viên chức và nhân sự theo chế độ khác; đối với đơn vị sự nghiệp tách số người, nguồn kinh phí theo quy định. Người kiêm nhiệm công tác đảng ghi phần việc, thời gian và vị trí chính; người và biên chế chỉ tính một lần.

Ghi tại C1, C2; đối chiếu A2 và Phụ lục II, V. Kết quả: danh mục, bản mô tả, khung năng lực và đề xuất xử lý.

Bước 6. Xác định số người cần thiết theo từng vị trí việc làm

a) Lựa chọn phương pháp phù hợp với tính chất công việc: phương pháp 1 (PP1) xác định theo cơ cấu, chức danh, định mức bố trí hoặc yêu cầu hiện diện được quy định; phương pháp 2 (PP2) xác định theo khối lượng và thời gian lao động đo được; phương pháp 3 (PP3) thẩm định theo sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm và năng lực chuyên môn đối với công việc khó chuẩn hóa thời gian. Mỗi kết quả phải có căn cứ và được xác nhận theo thẩm quyền.

PP1 phân biệt số người bắt buộc với số chức danh tối đa; làm rõ chức trách kiêm nhiệm và phần công việc do người đã bố trí thực hiện. Đối với cán bộ giữ chức vụ theo nhiệm kỳ, chức danh tư pháp và nhân sự chuyên biệt, căn cứ cơ cấu, chức danh, điều kiện bố trí và quy định chuyên ngành có hiệu lực.

Địa phương xem xét quy mô, phạm vi phục vụ, điều kiện địa bàn, di chuyển, thường trực và khả năng dùng chung nhân lực. Chỉ tính yếu tố đặc thù có tác động thực tế và được xác nhận, không áp hệ số vùng cơ học.

Ví dụ PP1: Văn bản quy định phải có 01 người đứng đầu thì xác định theo cơ cấu đó; không tính theo số văn bản ký. Đây chỉ là minh họa.

Giới hạn số cấp phó tối đa không phải yêu cầu bố trí đủ số tối đa; số thực cần căn cứ nhiệm vụ và được xem xét theo thẩm quyền.

Một vị trí có thể dùng nhiều phương pháp cho các phần việc khác nhau nhưng không cộng trùng. Phần công việc đã được người bố trí theo cơ cấu hoặc yêu cầu hiện diện thực hiện trong quỹ thời gian làm việc không được tiếp tục quy đổi thành nhu cầu tăng thêm; chỉ tính phần vượt khả năng thực hiện có căn cứ. Giờ trực trong ca đã có giờ xử lý hồ sơ phải trừ phần trùng.

b) PP2 áp dụng khi xác định được khối lượng và thời gian lao động; ưu tiên định mức chuyên ngành còn hiệu lực, thời gian tham chiếu đã xác nhận hoặc số liệu khảo sát có kiểm chứng. Tổng giờ lao động cần thiết bằng giờ sản phẩm cộng giờ bổ sung chưa tính trong sản phẩm; điều chỉnh tăng, giảm theo tác động thực tế đã được kiểm chứng và đối chiếu trùng. Nếu thời gian sản phẩm đã là số đo sau thay đổi thì không tính lại phần tác động đã phản ánh. Chỉ tính phần việc thuộc đúng vị trí, cùng kỳ và phạm vi.

Quỹ thời gian làm việc dùng để quy đổi được xác định theo kỳ tính và chế độ làm việc. Mức tham chiếu cho kỳ 01/10/2025–30/9/2026, với chế độ 40 giờ/tuần, 05 ngày/tuần và phép năm cơ bản 12 ngày, là: (261 ngày thứ Hai đến thứ Sáu − 11 ngày nghỉ lễ, Tết tính trên lịch làm việc − 12 ngày phép) × 8 giờ = 1.904 giờ/người/năm.

Đây là mức tham chiếu nghiệp vụ PP2 theo các điều kiện nêu trên, không phải định mức năng suất hoặc định mức biên chế bắt buộc.

Cơ quan quản lý xác nhận bảng lịch làm việc và ngày nghỉ áp dụng; ngày nghỉ bù thay cho ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần không được trừ hai lần, ngày hoán đổi làm việc phải được đối chiếu đầy đủ. Chế độ ca, kíp, trực, giáo dục, y tế, phép năm theo thâm niên hoặc chế độ khác áp dụng quỹ thời gian tương ứng theo quy định, không dùng 1.904 giờ một cách cơ học. Từng năm dự báo sử dụng quỹ thời gian có căn cứ; khi tổng hợp phải thống nhất cơ sở quy đổi hoặc báo cáo riêng.

Không tự giảm quỹ thời gian quy đổi bằng tỷ lệ “giờ hữu ích” hoặc cộng bù giờ dự phòng thiếu căn cứ. Họp, đào tạo bắt buộc, công tác đảng kiêm nhiệm và nhiệm vụ chung đã được tính vào tổng giờ lao động cần thiết thì không tiếp tục trừ cùng thời gian khỏi quỹ giờ quy đổi. Nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn, biệt phái và biến động nhân lực được theo dõi để bố trí thay thế, điều phối trong kỳ, không tự động chuyển thành nhu cầu biên chế lâu dài.

Công thức PP2: Số người lao động quy đổi = Tổng giờ lao động cần thiết trong năm ÷ Quỹ thời gian làm việc dùng để quy đổi của 01 người trong năm. Quỹ thời gian tham chiếu của kỳ gốc là 1.904 giờ; chế độ đặc thù sử dụng mức đã được xác nhận.

Đối với sản phẩm được phân 06 nhóm và có thời gian tham chiếu đã được xác nhận, thực hiện theo danh mục sản phẩm dùng chung; giờ sản phẩm được xác định từ sản lượng nhân với số phút/sản phẩm được chấp nhận, chia 60. Nhóm sản phẩm không tự tạo hệ số nhân thời gian, không dùng hệ số đang thử nghiệm để tính biên chế.

Ví dụ PP2 (giả định): 6.000 sản phẩm × 30 phút ÷ 60 = 3.000 giờ; nếu thời gian tại Biểu B1 là số trước thay đổi, số hóa giảm 500 giờ, thuê dịch vụ giảm 100 giờ, phát sinh 200 giờ việc mới chưa tính thì giờ ròng = 3.000 − 500 − 100 + 200 = 2.600 giờ. Nhu cầu quy đổi = 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người; không tự làm tròn thành 02 biên chế. Nếu Biểu B1 đã đo sau thay đổi thì không tiếp tục trừ 600 giờ đã phản ánh.

Sau khi tính số người quy đổi, đối chiếu yêu cầu làm việc đồng thời, chuyên môn, khả năng kiêm nhiệm, điều chuyển và sử dụng chung nhân lực để xác định số người cần bố trí. Không làm tròn tăng từng dòng rồi cộng thành nhu cầu chung.

c) PP3 áp dụng đối với công việc tham mưu chiến lược, nghiên cứu, thẩm tra, giám sát, phục vụ lãnh đạo và công việc khác khó chuẩn hóa thời gian. Thực hiện theo các nội dung sau:

(1) Lập danh mục sản phẩm, kết quả phải hoàn thành theo chương trình, quyết định giao nhiệm vụ; xác định yêu cầu chất lượng, thời hạn, trách nhiệm và mức độ ưu tiên.

(2) Phân tích phần việc, chuyên môn bắt buộc, nhiệm vụ triển khai đồng thời, thời điểm cao điểm và yêu cầu duy trì năng lực thường xuyên. Mức độ phức tạp được mô tả bằng phạm vi, tính mới, yêu cầu liên ngành, trách nhiệm và các vòng phối hợp, thẩm định cần thiết; không tự đặt hệ số nhân biên chế.

(3) Lập phương án phân công theo giai đoạn; xác định nhân lực chủ trì, phần sử dụng chung, huy động chuyên gia hoặc thuê dịch vụ nếu được phép. Làm rõ khả năng đáp ứng tiến độ, chuyên môn và yêu cầu hiện diện của từng phương án.

(4) Đối chiếu hồ sơ nhiệm vụ tương tự đã hoàn thành, tiến độ, chất lượng thực tế và ý kiến chuyên gia có căn cứ; giải trình khác biệt. Không lấy bình quân hoặc biên chế hiện có làm chuẩn. Phần công việc đo được thời gian có thể áp dụng PP2 để hỗ trợ; phần chưa đủ căn cứ không buộc quy đổi thành giờ.

(5) Cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xác nhận số người cần bố trí thường xuyên, số người huy động theo giai đoạn và khả năng sử dụng nhân lực hiện có. Hồ sơ gồm danh mục sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm, yêu cầu chuyên môn, phương án phân công, tài liệu đối chiếu và kết quả thẩm định; chỉ ghi số người quy đổi khi có cơ sở tính riêng.

Ví dụ PP3 (minh họa): Một đơn vị được giao đồng thời 02 đề án chính sách; hồ sơ chuyên môn đã xác nhận mỗi đề án cần 01 người chủ trì. Hai đề án có thể sử dụng chung 01 chuyên gia dữ liệu trong giai đoạn phân tích và 01 chuyên gia pháp lý ở giai đoạn thẩm định sau đó. Phương án là bố trí 02 người chủ trì trong thời gian hai đề án cùng triển khai và huy động nhân lực dùng chung theo lịch; không cộng thành 04 biên chế thường xuyên. Nhu cầu lâu dài phải được xác định trên toàn bộ công việc cả năm và khả năng điều phối nhân lực. Các số lượng trong ví dụ không phải định mức cho một đề án.

d) Kiểm tra, giải trình: phân biệt người quy đổi, số người cần bố trí và chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền quyết định; xem xét hiện diện, chuyên môn, kiêm nhiệm, điều chuyển, dùng chung nhân lực. Không dùng ngạch, hệ số lương hoặc tỷ lệ giờ không có căn cứ để tính nhu cầu. Một người kiêm nhiệm chỉ tính một lần.

Chỉ cộng số người lao động quy đổi cùng kỳ, cùng cơ sở giờ; kết quả khác cơ sở phải chuẩn hóa hoặc báo cáo riêng. Số người thực tế được tổng hợp theo mã nhân sự và nơi quản lý chính; không cộng số lần một người xuất hiện ở các vị trí.

Chỉ đưa kết quả đủ căn cứ vào tổng đã kiểm chứng. Trường hợp thiếu dữ liệu, ghi rõ phạm vi và ảnh hưởng; không coi tổng phần đã tính là toàn bộ nhu cầu.

Kê khai tại Biểu C3 – Xác định nhu cầu nhân lực; tham khảo Phụ lục III–V.

Kết quả: nhu cầu theo từng vị trí, phương pháp và trạng thái xác nhận; phân biệt số người quy đổi với số người cần bố trí. Kết quả PP1, PP3 không có căn cứ quy đổi giờ được ghi theo số người cần bố trí và hồ sơ giải trình, không gán số giờ giả định.

Đề xuất biên chế ghi riêng tại Biểu D2.

Bước 7. Đối chiếu nguồn nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế

Đối chiếu nhu cầu với nhân lực hiện có trên cùng kỳ, phạm vi, đơn vị tính.

Phân biệt người lao động quy đổi, số người và chỉ tiêu biên chế. Trước khi đề nghị điều chỉnh biên chế phải xem xét các phương án bố trí lại, điều chuyển, bồi dưỡng, kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực, đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng công nghệ và thuê dịch vụ hợp pháp theo thẩm quyền.

Đối chiếu năng lực để lựa chọn tiếp tục bố trí, đào tạo, bố trí lại hoặc điều chuyển theo quy định; không lấy điểm đánh giá cá nhân làm hệ số tự động tăng, giảm biên chế.

Ví dụ: 02 người, mỗi người dành 50% giờ cho một vị trí, tương đương 1,0 người quy đổi nhưng vẫn là 02 người thực tế. Ví dụ chỉ áp dụng khi cùng kỳ, cùng quỹ thời gian quy đổi và phần thời gian còn lại đã được phân bổ rõ; khi dùng quỹ thời gian đặc thù phải chuẩn hóa trước khi so sánh.

Phương án giao biên chế giai đoạn 2027 - 2031 lập từng năm theo nhiệm vụ, sản lượng, chuyển đổi số, điều kiện thực hiện, nguồn tài chính và biến động nhân lực; không nhân một tỷ lệ tăng, giảm cố định.

Tổng hợp riêng công chức, viên chức và chế độ khác; với viên chức phân biệt nguồn ngân sách và nguồn thu theo quy định. Người kiêm nhiệm, nhân lực ngành dọc chỉ tính một lần ở đầu mối quản lý biên chế.

Biên chế đã giao chỉ phân đến vị trí khi quyết định có nội dung đó; nếu giao tổng thì ghi ở cấp giao, không lặp vào từng dòng. Tổng thời gian phân bổ của một người phải phù hợp quỹ thời gian làm việc. Nhân lực dùng chung giữa các cơ quan phải được bên giao và bên nhận xác nhận phần việc, thời gian, trách nhiệm; không dùng trùng quỹ thời gian.

Kê khai tại Biểu D1 và Biểu D2; tham khảo Phụ lục III và V. Kết quả: phương án bố trí, cơ cấu lại đội ngũ và đề nghị biên chế từng năm 2027–2031 theo thẩm quyền.

Bước 8. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả

Cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; lấy ý kiến bộ phận chuyên môn, cán bộ có liên quan trước khi xác nhận phương án. Người đứng đầu chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc, kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án sử dụng biên chế; gửi bộ biểu nghiệp vụ và danh sách nội dung chưa đủ căn cứ, chưa được xác nhận (nếu có) theo đầu mối quy định.

Các cơ quan đầu mối quản lý, tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, xử lý trùng lặp, đối chiếu phạm vi và yêu cầu bổ sung những nội dung còn thiếu hoặc chưa phù hợp.

Ban Tổ chức Trung ương tổ chức tiếp nhận, kiểm tra tự động, đối chiếu dữ liệu giữa các cơ quan, khối và cấp; phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền kiểm chứng những nội dung cần thiết; quản lý tiến độ, lưu lịch sử cập nhật, xác nhận kết quả tích hợp và xây dựng cơ sở dữ liệu vị trí việc làm thống nhất trong hệ thống chính trị.

Kết quả kiểm tra tự động không thay thế trách nhiệm xác nhận nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện hoặc cơ quan có thẩm quyền. Dữ liệu chưa kiểm chứng được quản lý riêng, không sử dụng làm căn cứ trực tiếp xác định nhu cầu biên chế đã được xác nhận.

III. CÁCH THỰC HIỆN RIÊNG THEO KHỐI, CẤP VÀ CÔNG VIỆC ĐẶC THÙ

1. Cơ quan, đơn vị của Đảng

Đối với cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy, tổ chức đảng, xác định công việc và sản phẩm theo chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác và thẩm quyền được giao. Sản phẩm có thể là đề án, báo cáo nghiên cứu, dự thảo văn bản, hồ sơ cán bộ, văn bản thẩm định, kết luận kiểm tra hoặc kết quả thực hiện nhiệm vụ. Việc xác định nhu cầu nhân lực phải xem xét phạm vi, độ phức tạp, yêu cầu bảo mật, nhiều vòng phối hợp và trách nhiệm tham mưu; không chỉ đếm số văn bản.

Đối với đơn vị sự nghiệp của Đảng ở Trung ương, cấp tỉnh và các cấp khác theo quy định, rà soát vị trí việc làm viên chức theo tính chất hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu, thông tin, báo chí, xuất bản và các dịch vụ sự nghiệp khác; sử dụng tiêu chuẩn, định mức chuyên ngành và danh mục vị trí việc làm có hiệu lực.

Tách nhu cầu nhân lực của đơn vị sự nghiệp với công chức tại cơ quan tham mưu, giúp việc; phân loại số người làm việc và nguồn kinh phí đúng quy định.

Đối với bộ phận chuyên trách công tác đảng thuộc các đảng ủy trực thuộc Trung ương và đảng ủy tại cơ quan, đơn vị, kê khai riêng công việc, sản phẩm, nhân sự chuyên trách. Đối với nhiệm vụ công tác đảng do người thuộc khối chuyên môn kiêm nhiệm, ghi rõ vị trí chính, phần việc đảng, thời gian và cơ quan quản lý nhân lực; số người, biên chế chỉ tính một lần ở cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng biên chế.

2. Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị – xã hội

Ngoài sản phẩm tham mưu, thống kê công việc vận động, giám sát, phản biện xã hội, chăm lo đoàn viên, hội viên, tổ chức phong trào và phục vụ nhân dân. Xác định sản lượng theo cuộc, đợt, địa bàn, nội dung và sản phẩm; tính yêu cầu cao điểm.

Phân biệt nhân lực trong biên chế với cộng tác viên, tình nguyện viên; không lấy số đoàn viên, hội viên làm số lượt thực hiện nhiệm vụ.

3. Khối Chính phủ và cơ quan hành chính nhà nước

Phân biệt công việc xây dựng thể chế, tham mưu chính sách; quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra; giải quyết thủ tục hành chính; hướng dẫn và kiểm tra sau phân cấp. Cơ quan Trung ương phải thống kê cả phần việc còn lại sau khi phân cấp như ban hành quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn, kiểm tra và hậu kiểm. Đối với hồ sơ hành chính, thống kê sản lượng và thời gian theo loại hồ sơ, độ phức tạp; không đồng nhất thời hạn giải quyết với giờ lao động thực tế.

4. Quốc hội và Hội đồng nhân dân

Đối với Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội, xác định công việc, sản phẩm gắn với hoạt động lập hiến, lập pháp; thẩm tra, giám sát; quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước; công tác tổ chức bộ máy, nhân sự và các nhiệm vụ khác theo thẩm quyền; phục vụ kỳ họp Quốc hội, phiên họp Ủy ban Thường vụ Quốc hội, hoạt động của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội và đại biểu Quốc hội. Đối với Hội đồng nhân dân, xác định công việc, sản phẩm gắn với việc quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương; giám sát, công tác tổ chức bộ máy, nhân sự theo thẩm quyền; phục vụ kỳ họp, phiên họp, hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; tiếp xúc cử tri, tiếp công dân, theo dõi, đôn đốc giải quyết kiến nghị của cử tri. Khi xác định nhu cầu nhân lực, chú trọng nhiệm vụ theo nhiệm kỳ, công việc cao điểm, đột xuất và yêu cầu duy trì năng lực chuyên môn phục vụ hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân. Không áp dụng cơ học định mức giải quyết hồ sơ hành chính đối với các nhóm công việc này.

5. Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và Kiểm toán Nhà nước

Tòa án nhân dân thống kê công việc theo loại án, loại việc, giai đoạn tố tụng, cấp xét xử, chức danh tư pháp và mức độ phức tạp. Viện kiểm sát nhân dân thống kê theo hoạt động thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp, vụ việc, giai đoạn tố tụng và yêu cầu bố trí đồng thời các chức danh, nhân lực cần thiết theo tính chất công việc và quy định có liên quan. Kiểm toán Nhà nước thống kê theo cuộc kiểm toán, đối tượng, quy mô, giai đoạn, thời gian công tác và theo dõi thực hiện kiến nghị. Các cơ quan có thẩm quyền chuyên ngành chịu trách nhiệm hướng dẫn, xác nhận định mức và yêu cầu bố trí nhân lực đặc thù.

6. Văn phòng Chủ tịch nước và các cơ quan có nhiệm vụ chuyên biệt

Kê khai sản phẩm tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt động hiến định, đối ngoại, an ninh và nhiệm vụ đột xuất; xem xét yêu cầu bảo mật, thời hạn và mức độ sẵn sàng. Không áp định mức hồ sơ hành chính đại trà cho công việc chuyên biệt.

7. Đơn vị sự nghiệp công lập

Xác định vị trí viên chức, sản phẩm và nhu cầu nhân lực phù hợp ngành, lĩnh vực, quy mô hoạt động, định mức chuyên môn, điều kiện cung ứng dịch vụ và mức độ tự chủ. Phân biệt số người làm việc theo nguồn kinh phí, chế độ nhân sự và thẩm quyền giao, quản lý; không đồng nhất tự chủ tài chính với việc không còn phải quản lý số người làm việc.

Đối với giáo dục, y tế và lĩnh vực cung ứng dịch vụ công, trước hết đối chiếu định mức chuyên ngành, quy mô phục vụ, ca, kíp và yêu cầu chất lượng. Đặt hàng, tự chủ hoặc thuê dịch vụ chỉ làm thay đổi nhu cầu khi có phạm vi chuyển giao hợp pháp, thời điểm áp dụng và nguồn lực bảo đảm; vẫn phải tính nhiệm vụ quản lý, giám sát, nghiệm thu của cơ quan.

8. Yêu cầu riêng ở cấp Trung ương, cấp tỉnh và cấp xã

Cấp Trung ương rà soát nhiệm vụ đã chuyển giao và phần tiếp tục thực hiện, hướng dẫn phương pháp, cách đo và định mức chuyên ngành theo thẩm quyền. Cấp tỉnh hỗ trợ cấp xã, kiểm tra dữ liệu theo 04 khối, phối hợp đối chiếu thông tin ngành dọc mà không cộng trùng. Cấp xã kế thừa dữ liệu nhiệm vụ, ghi rõ khối lượng thực hiện, phản ánh phần còn vướng về thẩm quyền, nguồn lực; không tự đặt hệ số vùng hoặc giờ quy đổi khác mức chung khi chưa được xác nhận.

IV. KIỂM CHỨNG VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU

1. Các cơ quan trực tiếp quản lý, sử dụng nhân lực chịu trách nhiệm kê khai, kiểm tra và xác nhận nhiệm vụ, sản phẩm, thời gian thực hiện, vị trí việc làm, người hiện có và biên chế thuộc phạm vi quản lý. Mỗi cơ quan, đơn vị phải xác định một đầu mối chịu trách nhiệm số liệu nhân lực, biên chế chính thức. Trường hợp cùng một đơn vị được đưa vào báo cáo của nhiều đầu mối, phải ghi mã tham chiếu và nơi tính số liệu chính; không cộng trùng khi tổng hợp toàn hệ thống.

Sử dụng danh mục và mã dùng chung do cơ quan đầu mối công bố hoặc hướng dẫn theo thẩm quyền. Mã nhiệm vụ xác định loại nhiệm vụ; mã cơ quan xác định đơn vị thực hiện; vai trò chủ trì, phối hợp ghi riêng. Công cụ tạo mã bản ghi ổn định để liên kết công việc, sản phẩm, vị trí và nhân lực theo phân quyền. Nhiệm vụ chưa có trong danh mục được dùng mã tạm thống nhất, kèm căn cứ và đề nghị bổ sung; cơ quan quản lý mã thông báo thời hạn xử lý và phiên bản danh mục. Giữ bảng đối chiếu mã nguồn với mã dùng chung, kể cả khi tách hoặc gộp mục; không làm mất dữ liệu đã kê khai hoặc đổi mã theo thứ tự dòng. Hồ sơ có thông tin cá nhân, bí mật nhà nước được quản lý, trao đổi qua kênh phù hợp; báo cáo tổng hợp không chứa dữ liệu chi tiết vượt nhu cầu sử dụng.

Mã thủ tục hành chính quốc gia dùng để liên kết loại thủ tục, không thay cho mã hồ sơ cụ thể hoặc mọi mã sản phẩm. Bộ danh mục ban đầu được xây dựng từ dữ liệu đã có, hoàn thiện dần qua rà soát; không yêu cầu đơn vị chờ xây dựng lại toàn bộ danh mục mới được thực hiện.

2. Các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức tổng hợp kết quả rà soát trong phạm vi được phân công, bao gồm cả nhiệm vụ chuyên môn và công tác đảng chuyên trách, kiêm nhiệm. Việc tổng hợp phải có sự đối chiếu, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng biên chế. Trách nhiệm tổng hợp không làm thay đổi thẩm quyền giao, quản lý, điều chỉnh biên chế theo quy định. Nếu phạm vi lãnh đạo của đảng ủy và phạm vi quản lý biên chế không trùng nhau, báo cáo phải ghi rõ đầu mối tổng hợp chính, đơn vị phối hợp và số liệu chỉ dùng tham chiếu.

3. Các cơ quan chuyên ngành ở Trung ương hướng dẫn và xác nhận cách đo khối lượng, thời gian, định mức, yêu cầu thường trực thuộc phạm vi thẩm quyền. Cơ quan cấp tỉnh kiểm tra, hỗ trợ cơ sở, chỉ yêu cầu bổ sung trường dữ liệu còn thiếu, không yêu cầu làm lại toàn bộ biểu đã được xác nhận.

Cơ quan đầu mối chọn trường hợp đại diện ở Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã và các nhóm công việc khác nhau để kiểm tra cách hiểu, cách đo và kết quả trước khi tổng hợp rộng. Khác biệt lớn giữa các đơn vị phải được giải trình theo phạm vi, sản phẩm, chất lượng, điều kiện làm việc; không lấy bình quân làm định mức chung.

Ban Tổ chức Trung ương chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ, các đầu mối quản lý biên chế và cơ quan chuyên ngành thống nhất khung 06 nhóm, tiêu chí phân loại, cấu trúc dữ liệu và cách kiểm chứng; tổ chức kiểm thử, tổng hợp danh mục sản phẩm mẫu và thời gian tham chiếu. Cơ quan chuyên ngành chịu trách nhiệm xác định, xác nhận thời gian và mức độ phức tạp của sản phẩm thuộc lĩnh vực quản lý. Cơ quan, đơn vị cơ sở kế thừa dữ liệu, xác nhận sản lượng, phản ánh trường hợp khác biệt; không tự đặt hệ số hoặc định mức dùng chung. Các mức chưa được xác nhận chỉ phục vụ tính thử, không đưa vào phương án biên chế đã kiểm chứng.

4. Dữ liệu sử dụng cho phương án biên chế phải xác định được nguồn, phạm vi, kỳ, cơ quan xác nhận. Không dùng số liệu mô phỏng, tự kê khai chưa kiểm chứng, số dấu đánh dấu chuyển đổi số hoặc số lượng nhiệm vụ riêng lẻ làm căn cứ trực tiếp tăng biên chế. Việc xác định nhu cầu nhân lực không tự động làm tăng tổng biên chế; quyết định giao và điều chỉnh thực hiện theo thẩm quyền.

5. Trong đợt triển khai ban đầu, các cơ quan đầu mối theo khối, ngành, địa phương lập danh mục khởi tạo về nhiệm vụ, công việc, sản phẩm phổ biến theo cấu trúc tối thiểu: mã nguồn và mã dùng chung (nếu đã có); tên nhiệm vụ, công việc, sản phẩm; đơn vị tính; phạm vi áp dụng; căn cứ; mã vị trí việc làm liên quan; trạng thái kiểm chứng; cơ quan xác nhận. Chỉ đưa thời gian chuẩn vào danh mục khi đã có căn cứ, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Ban Tổ chức Trung ương thống nhất cấu trúc, tiếp nhận và công bố danh mục tham chiếu dùng chung theo thẩm quyền; các cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm nội dung chuyên ngành. Danh mục khởi tạo không được hiểu là danh mục VTVL mới được phê duyệt hoặc định mức biên chế.

6. Dữ liệu phục vụ tính toán chính thức phải được xác nhận về nguồn, thời kỳ, phạm vi và chất lượng. Đối với công việc chưa có định mức, PP3 và tác động B2 còn chưa kiểm chứng, cơ quan đơn vị ghi rõ căn cứ, người xác nhận hoặc tách kết quả tính thử. Trường hợp Biểu C3 chưa có kết quả đã kiểm chứng, không hoàn thiện phương án Biểu D2 như số liệu chính thức.

V. TIẾN ĐỘ, BÁO CÁO HẰNG THÁNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Ngay sau khi Hướng dẫn được ban hành, các đảng ủy trực thuộc Trung ương và đầu mối quản lý biên chế triển khai đồng thời việc hướng dẫn, kế thừa dữ liệu, tổ chức kê khai và kiểm thử tại một số đơn vị làm điểm; không chờ kiểm thử toàn hệ thống mới thực hiện. Cơ quan đầu mối chọn ít nhất một đơn vị có khối lượng công việc lớn, một đơn vị có công việc đặc thù và một đơn vị cấp xã để chạy thử đầy đủ 08 bước, ghi nhận lỗi và phương án xử lý gửi Ban Tổ chức Trung ương. Trước ngày 10/11/2026, hoàn thành rà soát, kê khai, kiểm tra, xác nhận và gửi bộ dữ liệu ban đầu; phần chưa đủ căn cứ phải nêu rõ nội dung, nguyên nhân, đầu mối và thời hạn bổ sung.

Cơ quan thường trực có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tiến độ và chất lượng kê khai trên hệ thống; tổ chức kiểm thử đồng thời với việc triển khai tại cơ sở, kiểm tra trực tiếp các trường hợp nhiệm vụ phức tạp, kiêm nhiệm, nhiều vị trí cùng tham gia, tác động chuyển đổi số và số dòng vượt giới hạn kỹ thuật. Vướng mắc liên quan đến công thức, mã định danh, mở rộng biểu hoặc kết quả kiểm tra tự động được gửi về đầu mối quản lý biểu để xử lý thống nhất; đơn vị không tự sửa ô công thức hoặc đổi cấu trúc biểu. Việc kiểm thử, điều chỉnh kỹ thuật không làm thay đổi trách nhiệm tự kiểm tra, xác nhận số liệu của cơ quan, đơn vị.

Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương đã có đủ dữ liệu hoặc chủ động đăng ký triển khai sớm, được tiến hành ngay việc xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trên cơ sở dữ liệu đã được kiểm tra, xác nhận, không phải chờ hoàn thành đợt rà soát chung.

Chuẩn bị tập huấn toàn quốc dự kiến ngày 22/10/2026: Ban Tổ chức Trung ương chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ, các cơ quan đầu mối tổ chức hướng dẫn thống nhất phương pháp, thao tác trên 09 biểu nghiệp vụ và xử lý các tình huống kiểm thử.

Trước buổi tập huấn, cơ quan đầu mối tổng hợp câu hỏi, lựa chọn dữ liệu minh họa đã loại bỏ thông tin cần bảo vệ và cung cấp danh sách sản phẩm, công việc mẫu thuộc phạm vi quản lý. Sau tập huấn, các đầu mối tiếp tục cập nhật tài liệu giải đáp và hướng dẫn bổ sung thống nhất, có quản lý phiên bản, không yêu cầu đơn vị đã gửi dữ liệu được xác nhận kê khai lại từ đầu.

2. Từ ngày 10/11 đến trước ngày 15/11/2026, các cơ quan đầu mối kiểm tra, đối chiếu và chuẩn hóa dữ liệu; xác nhận phạm vi, xử lý trùng lặp, chênh lệch giữa các biểu và yêu cầu bổ sung những trường còn thiếu. Đồng thời tiếp tục xác định nhu cầu nhân lực trên cơ sở dữ liệu đã đủ điều kiện.

3. Trước ngày 20/11/2026, các cơ quan, đơn vị, địa phương hoàn thành việc xác định nhu cầu nhân lực, đối chiếu với số người hiện có, khả năng cơ cấu lại và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027 - 2031 trong phạm vi quản lý; gửi kết quả về Ban Tổ chức Trung ương theo đầu mối được phân công.

4. Trước ngày 25/11/2026, Ban Tổ chức Trung ương tổng hợp, kiểm tra, phân tích phương án của các cơ quan, địa phương; dự kiến phương án giao biên chế giai đoạn 2027 - 2031. Trước ngày 30/11/2026, tập trung xử lý các nội dung còn khác nhau, hoàn thiện Tờ trình, phương án và phụ lục số liệu để thực hiện quy trình trình Bộ Chính trị trong tháng 12/2026. Các mốc trung gian là yêu cầu tiến độ dự kiến, thực hiện theo chỉ đạo và chương trình công tác được cấp có thẩm quyền xác định.

5. Hoàn thành cơ sở dữ liệu vị trí việc làm trong năm 2026. Đồng thời với xây dựng phương án giao biên chế giai đoạn 2027 - 2031, Ban Tổ chức Trung ương chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thống nhất cấu trúc, phạm vi, phương thức tiếp nhận, quản lý và khai thác dữ liệu; tổ chức đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp để hoàn thành cơ sở dữ liệu vị trí việc làm thống nhất trong hệ thống chính trị trong năm 2026. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, có thể kiểm chứng của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý. Cơ sở dữ liệu phải có nguồn, mã tham chiếu, trạng thái xác nhận và khả năng cập nhật, khai thác.

Từ năm 2027, tiếp tục chuẩn hóa danh mục, mã định danh, bản mô tả công việc, khung năng lực, phương pháp và định mức; nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện Cổng thông tin quản lý vị trí việc làm để các cơ quan, đơn vị, địa phương cập nhật định kỳ hoặc khi có thay đổi, theo thẩm quyền.

6. Các cơ quan được giao chủ trì báo cáo tiến độ hằng tháng theo Phụ lục VII.

Riêng tháng 11/2026, phải gửi kết quả theo các mốc trên, không chờ đến kỳ báo cáo tháng. Báo cáo nêu số đơn vị đã hoàn thành, nhiệm vụ và vị trí việc làm đã rà soát, mức độ kiểm chứng dữ liệu, nhu cầu nhân lực và phương án biên chế; nêu rõ khó khăn, vướng mắc ảnh hưởng đến tiến độ. Báo cáo kỳ sau kế thừa dữ liệu đã xác nhận của kỳ trước.

Ban Tổ chức Trung ương thông báo thống nhất ngày chốt số liệu, hạn gửi báo cáo của các đầu mối trước thời điểm tổng hợp báo cáo Bộ Chính trị. Mỗi kỳ chỉ tổng hợp phiên bản được xác nhận mới nhất của một đơn vị; bản bổ sung phải dẫn phiên bản thay thế.

7. Hồ sơ gửi gồm: bộ biểu nghiệp vụ đã hoàn thành, báo cáo có xác nhận, danh mục tài liệu minh chứng và danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý. Hồ sơ phải thể hiện nhiệm vụ; công việc, sản phẩm; khối lượng, thời gian và thay đổi công việc; vị trí việc làm, bản mô tả, khung năng lực; nhu cầu nhân lực; phương án bố trí và biên chế; kết quả kiểm tra, đối chiếu, xác nhận. Sử dụng Phụ lục VI để kiểm tra trước khi gửi. Bản mô tả, khung năng lực và hồ sơ đã có được dẫn bằng mã hoặc đường dẫn được phép truy cập, không yêu cầu nộp lại toàn bộ nội dung chưa xử lý phải nêu người phụ trách, thời hạn và tác động đến phương án; việc đặt tên tệp thực hiện theo tài liệu sử dụng công cụ.

8. Trường hợp Hướng dẫn hoặc tài liệu tham khảo chưa thống nhất với văn bản có hiệu lực của cấp có thẩm quyền thì thực hiện theo văn bản có hiệu lực. Các phụ lục, bảng tính là công cụ hướng dẫn nghiệp vụ, không thay thế quyết định phê duyệt vị trí việc làm, giao biên chế hoặc chính sách tiền lương. Kết quả rà soát cung cấp cơ sở dữ liệu cho đổi mới đánh giá, sử dụng, đãi ngộ, thu hút nhân tài và cải cách tiền lương theo lộ trình; không tự làm phát sinh quyền hưởng hoặc thay đổi mức lương, phụ cấp trong thời gian chưa có quy định mới.

Sau khi phương án được áp dụng, theo dõi sản lượng, chất lượng, thời hạn, khối lượng tồn đọng và mức đáp ứng năng lực để rà soát lại. Rà soát hằng quý trong năm đầu và cập nhật khi thay đổi lớn về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, quy trình, công nghệ hoặc điều kiện phục vụ; báo cáo và điều chỉnh theo thẩm quyền, không tự động tăng hoặc cắt biên chế từ một biến động ngắn hạn.

Hồ sơ phương án phải tách kết quả đủ căn cứ, kết quả cần tiếp tục kiểm chứng và nội dung chưa xác định được; ghi rõ tác động đến phương án, cơ quan xử lý và thời hạn hoàn thiện. Rà soát sau áp dụng không thay thế trách nhiệm hoàn thành hồ sơ theo tiến độ đã được xác định.

BỘ PHỤ LỤC

Rà soát nhiệm vụ, xác định vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027 - 2031

(Kèm theo Hướng dẫn số  07-HD/BTCTW, ngày 19/10/2026 của Ban Tổ chức Trung ương)

Kỳ thống kê thống nhất: từ ngày 01/10/2025 đến hết ngày 30/9/2026 (12 tháng); nhân lực hiện có chốt tại ngày 30/9/2026. Những số liệu kế thừa có kỳ khác phải ghi riêng kỳ nguồn và bổ sung, đối chiếu trước khi sử dụng; dự báo từng năm 2027-2031 được giải trình độc lập với số liệu kỳ gốc.

Bộ phụ lục này hướng dẫn thực hiện 08 bước theo Hướng dẫn rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế trong hệ thống chính trị, sử dụng thống nhất 09 biểu nghiệp vụ trong Bộ Excel kèm theo, gồm A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1, D2. Thông tin đã được xác nhận được kế thừa và liên kết theo mã; không kê khai lại. Các bảng kiểm tra, tiến độ và nhật ký phục vụ cơ quan đầu mối quản lý, tổng hợp, không phải biểu nghiệp vụ đơn vị phải kê khai riêng. Các số liệu giả định chỉ minh họa cách tính, không phải định mức hoặc căn cứ đề xuất giao biên chế.

Nguyên tắc xuyên suốt: xác định vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực từ nhiệm vụ, sản phẩm, trách nhiệm, năng lực; không lấy số người, biên chế hiện có, ngạch, bậc, mức lương đang hưởng hoặc chính sách tiền lương hiện hành làm căn cứ xác lập vị trí, phân nhóm công việc hoặc tính nhu cầu. Dữ liệu về đội ngũ cán bộ, ngạch và chế độ tiền lương chỉ được sử dụng để đối chiếu, quản lý theo thẩm quyền, không làm thay đổi chế độ đang áp dụng.

PHỤ LỤC I

CÁCH KIỂM ĐẾM VÀ PHÂN RÃ NHIỆM VỤ

1. Tài liệu làm căn cứ rà soát

Cơ quan, đơn vị sử dụng kết quả kê khai nhiệm vụ đã thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; đối chiếu với quy định hiện hành về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế làm việc và các văn bản về phân cấp, phân quyền để rà soát, cập nhật.

Đối với từng nhiệm vụ, xác định nhiệm vụ tiếp tục thực hiện, nhiệm vụ mới tiếp nhận, nhiệm vụ đã chuyển giao hoặc không còn thực hiện; kiểm tra căn cứ pháp lý, thẩm quyền, cơ quan chủ trì và những nội dung trùng lặp, chưa thống nhất. Kế thừa dữ liệu đã được xác nhận, chỉ bổ sung, điều chỉnh những thông tin thay đổi hoặc còn thiếu; không yêu cầu kê khai lại từ đầu.

2. Nguyên tắc xác định và kiểm đếm nhiệm vụ

Mỗi nhiệm vụ được xác định trên cơ sở chức năng, thẩm quyền được giao, có nội dung và kết quả thực hiện cụ thể. Một nhiệm vụ chỉ được tính một lần trong danh mục, không phụ thuộc vào số lần thực hiện hoặc số lượng hồ sơ, sản phẩm phát sinh. Các công việc, công đoạn thuộc cùng một nhiệm vụ được xác định riêng để thống kê khối lượng, thời gian thực hiện, không tính thành nhiệm vụ độc lập. Danh mục nhiệm vụ không tăng hoặc giảm chỉ vì số người, số biên chế hiện có hay ngạch, bậc của người thực hiện thay đổi.

Phân biệt “số loại nhiệm vụ” và “số nhiệm vụ giao cho các đơn vị thực hiện”. Một loại nhiệm vụ được giao cho 10 xã vẫn là một loại nhiệm vụ nhưng có 10 đơn vị thực hiện; chỉ cộng theo chỉ tiêu và phạm vi đã thống nhất. Mã nhiệm vụ gốc được giữ nguyên, bổ sung mã đơn vị và vai trò chủ trì, phối hợp để truy vết.

Quản lý hai lớp mã: mã loại nhiệm vụ để đối chiếu cùng nội dung ở nhiều nơi và mã nhiệm vụ tại đơn vị (mã cơ quan, mã nhiệm vụ nguồn hoặc tham chiếu, vai trò thực hiện). Mã minh họa như X.HT.001 chỉ là ví dụ, không phải mã bắt buộc. Giữ mã nguồn theo các Công văn 1972, 2209, 2342; khi có danh mục chuẩn, lập bảng đối chiếu mã, không yêu cầu đánh mã lại toàn bộ biểu. Khi nhiệm vụ chuyển giao, tách, gộp hoặc chấm dứt, giữ mã nguồn, ghi mã liên kết, thời điểm thay đổi và đơn vị tiếp nhận để bảo đảm truy vết, không thống kê trùng.

Quy tắc đặt mã và thẩm quyền quản lý mã: Việc đặt mã nhiệm vụ, mã công việc, mã vị trí việc làm phải bảo đảm thống nhất, ổn định, không trùng lặp, có khả năng liên kết, đối chiếu và truy vết dữ liệu trong toàn hệ thống chính trị. (1) Mã nhiệm vụ được xác định theo từng loại nhiệm vụ trên cơ sở chức năng, thẩm quyền được giao; cùng một loại nhiệm vụ thực hiện tại nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng chung mã nhiệm vụ, phân biệt nơi thực hiện bằng mã cơ quan, đơn vị và vai trò chủ trì, phối hợp. Cơ quan đầu mối quản lý danh mục nhiệm vụ theo khối, ngành, lĩnh vực hoặc địa phương có trách nhiệm rà soát, chuẩn hóa, xác nhận mã thuộc phạm vi được giao. (2) Mã công việc do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện đề xuất trên cơ sở phân rã từng nhiệm vụ thành các công việc cụ thể; mã công việc phải gắn với mã nhiệm vụ gốc, phân biệt được từng công việc, không tạo mã mới theo số lần thực hiện hoặc số lượng hồ sơ, sản phẩm. Cơ quan đầu mối kiểm tra, xác nhận và tổng hợp vào danh mục dùng chung. (3) Mã vị trí việc làm được kế thừa từ danh mục vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt; cơ quan, đơn vị không tự thay đổi mã hoặc tạo mã vị trí mới khi chưa có căn cứ. Đối với vị trí đề nghị bổ sung, sử dụng mã tạm, ghi rõ căn cứ và tình trạng đề xuất; việc xác nhận mã không thay thế thẩm quyền quyết định phê duyệt vị trí việc làm.

Minh họa cách đặt mã

3. Cách xác định công việc và sản phẩm của từng nhiệm vụ

Đối với mỗi nhiệm vụ đã rà soát, xác định các công việc cần thực hiện, sản phẩm hoặc kết quả của từng công việc; phân định trách nhiệm chủ trì, phối hợp và thẩm quyền quyết định. Đồng thời, xác định thời hạn, tần suất thực hiện, số lượng sản phẩm và nguồn số liệu để kiểm tra, xác nhận.

Trường hợp cần thiết, tiếp tục xác định các công đoạn để tính thời gian thực hiện công việc. Phân biệt sản phẩm chính với sản phẩm trung gian, tránh thống kê trùng khối lượng công việc.

Ví dụ về xác định công việc, sản phẩm tại cơ quan Trung ương

(1) Đối với cơ quan tham mưu của Đảng: Nhiệm vụ nghiên cứu, tham mưu xây dựng đề án về tổ chức bộ máy có thể gồm các công việc: rà soát quy định, tổng kết thực tiễn, nghiên cứu phương án, xây dựng dự thảo, tiếp thu và hoàn thiện. Sản phẩm tương ứng gồm báo cáo tổng hợp, dự thảo đề án, dự thảo văn bản và báo cáo tiếp thu.

(2) Đối với Bộ Tư pháp: Nhiệm vụ tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể gồm các công việc: nghiên cứu căn cứ pháp lý, đánh giá thực tiễn, xây dựng dự thảo, tổ chức lấy ý kiến, tiếp thu, chỉnh lý và hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền. Sản phẩm gồm báo cáo đánh giá, dự thảo văn bản, báo cáo tiếp thu, giải trình và hồ sơ trình theo quy định.

Các công việc, sản phẩm được kê khai theo mã nhiệm vụ gốc, xác định rõ trách nhiệm chủ trì, phối hợp, khối lượng và thời gian thực hiện; không tính các công việc, công đoạn thành nhiệm vụ độc lập khi không có căn cứ xác định riêng.

Ví dụ giả định: 01 đề án gồm nghiên cứu 80 giờ, dự thảo 120 giờ, lấy ý kiến và tiếp thu 60 giờ. Tổng là 260 giờ nếu các phần việc không trùng; không cộng thêm 260 giờ ở dòng “đề án hoàn thành”. Nếu có hai chuyên môn tham gia, phân bổ rõ từng phần trong 260 giờ cho các vị trí tương ứng.

Biểu sử dụng: Biểu A1, A2; đối chiếu Phụ lục V. Mỗi công việc, sản phẩm phải liên kết với nhiệm vụ gốc và xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm.

PHỤ LỤC II

NHẬN DIỆN SẢN PHẨM VÀ PHÂN LOẠI VỊ TRÍ VIỆC LÀM

1. Xác định sản phẩm và đơn vị tính theo từng loại công việc

Sản phẩm là kết quả cụ thể của công việc, có thể xác định, thống kê và kiểm tra. Tùy theo tính chất công việc, sản phẩm có thể là văn bản, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, hoạt động chuyên môn hoặc kết quả thực hiện nhiệm vụ khác.

Đối với từng loại sản phẩm, xác định đơn vị tính phù hợp, thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị có công việc tương đồng; bảo đảm phản ánh đúng khối lượng thực hiện và làm căn cứ xác định nhu cầu nhân lực.

Trách nhiệm cung cấp danh mục mẫu: Ngay trong đợt triển khai từ ngày 18/10/2026, đầu mối các khối, ngành, địa phương lựa chọn nhóm nhiệm vụ, công việc, sản phẩm phổ biến và lập danh mục khởi tạo, tối thiểu có mã nguồn/mã chuẩn, tên nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, đơn vị tính, lĩnh vực, căn cứ pháp lý, vị trí việc làm liên quan, nguồn dữ liệu, trạng thái xác nhận. Các ví dụ để tham khảo gồm: hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, báo cáo tham mưu, hồ sơ thẩm định, cuộc kiểm tra, hồ sơ kỳ họp, vụ việc tư pháp, cuộc kiểm toán, hoạt động giám sát, tiết dạy và ca khám; phải phân biệt sản phẩm đầu ra với công đoạn trung gian. Cơ quan đầu mối chuyên ngành xác nhận định mức hoặc mức thời gian tham chiếu theo thẩm quyền, Ban Tổ chức Trung ương phối hợp chuẩn hóa để tổng hợp dùng chung. Không đặt số phút chuẩn hoặc nhóm phức tạp chưa được kiểm chứng chỉ để điền đủ danh mục.

Danh mục sản phẩm, thời gian tham chiếu và nhóm I-VI (nếu có) do cơ quan đầu mối chuyên ngành xây dựng, kiểm tra, xác nhận và công bố theo thẩm quyền; đơn vị cơ sở tra cứu để kê khai đúng mã, sản lượng và nguồn, không tự chấm nhóm hoặc đặt thời gian chuẩn thay cho danh mục đã xác nhận.

Sản phẩm phải gắn với yêu cầu chất lượng và thời hạn. Hồ sơ hoàn thành được kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, đúng thẩm quyền; hồ sơ tồn được ghi riêng phần công việc còn phải làm và thời hạn xử lý. Không lấy toàn bộ hồ sơ tiếp nhận làm hồ sơ hoàn thành; không cộng lại toàn bộ giờ của hồ sơ tồn đã được xử lý một phần.

2. Xác định, phân loại và rà soát vị trí việc làm

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tính chất công việc, loại hình cơ quan, đơn vị và quy định hiện hành để xác định, phân loại vị trí việc làm của cán bộ, công chức, viên chức và các chế độ nhân sự khác. Phân biệt vị trí thực hiện nhiệm vụ tham mưu, quản lý, thực thi công vụ với vị trí thực hiện hoạt động nghề nghiệp tại đơn vị sự nghiệp công lập; xác định công việc hỗ trợ, phục vụ theo chế độ phù hợp. Không xác lập hoặc phân loại vị trí việc làm từ số người, biên chế hiện có, ngạch, bậc, mức lương đang hưởng hoặc nguồn kinh phí chi trả.

Đối chiếu với danh mục vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt để xác định những vị trí tiếp tục sử dụng, cần sửa đổi, bổ sung hoặc không còn phù hợp; đề xuất điều chỉnh theo thẩm quyền. Danh mục phục vụ nghiên cứu chỉ có giá trị tham khảo, không thay thế danh mục đã được ban hành, phê duyệt.

Mã vị trí việc làm liên kết với danh mục và quyết định phê duyệt; mã đề xuất được ghi riêng, không nhập như vị trí đã phê duyệt. Không tách vị trí mới chỉ vì đổi tên người làm, đổi nguồn kinh phí hoặc chia nhỏ công đoạn.

Đối với cơ quan tham mưu, giúp việc và đơn vị sự nghiệp của Đảng, phải rà soát đầy đủ các vị trí việc làm, phân biệt công chức, viên chức và các chế độ nhân sự khác; không gộp số người làm việc của đơn vị sự nghiệp với biên chế công chức của cơ quan tham mưu, giúp việc.

Ví dụ: Vị trí công chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục, y tế tại UBND cấp xã được xác định riêng với vị trí viên chức thực hiện hoạt động nghề nghiệp tại cơ sở giáo dục, y tế công lập. Trường hợp cùng tham gia một nhiệm vụ, mỗi cơ quan, đơn vị kê khai phần công việc, sản phẩm và nhân lực thuộc trách nhiệm của mình, không thống kê trùng.

Đối với người kiêm nhiệm công tác đảng, kê khai vị trí việc làm chính, nhiệm vụ kiêm nhiệm, sản phẩm, thời gian thực hiện và cơ quan quản lý, sử dụng nhân lực. Đối chiếu mã tham chiếu người và nơi tính biên chế giữa báo cáo chuyên môn với báo cáo công tác đảng; nếu một người xuất hiện ở cả hai báo cáo thì chỉ tổng hợp số người, biên chế một lần tại cơ quan chịu trách nhiệm chính thức. Thời gian thực hiện được phân bổ theo từng công việc, không tính trùng.

3. Xác định bản mô tả công việc và khung năng lực

Đối với từng vị trí việc làm, rà soát, hoàn thiện bản mô tả công việc, xác định rõ nhiệm vụ chính, sản phẩm, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ phối hợp và điều kiện thực hiện.

Trên cơ sở yêu cầu của vị trí việc làm, xác định năng lực chung; năng lực chuyên môn, nghiệp vụ; năng lực lãnh đạo, quản lý (nếu có) và năng lực đặc thù theo quy định. Mức độ yêu cầu của từng nhóm năng lực phải phù hợp với tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm của công việc, căn cứ tiêu chuẩn, khung năng lực do cấp có thẩm quyền ban hành. Không đồng nhất yêu cầu về năng lực với số lượng văn bằng, chứng chỉ.

Mỗi năng lực được mô tả bằng hành vi hoặc kết quả có thể kiểm tra, gắn với yêu cầu sản phẩm và mức yêu cầu của khung có thẩm quyền. Ví dụ minh họa cho công việc thẩm định: xác định được vấn đề chưa phù hợp, lập luận có căn cứ, đề xuất phương án và hoàn thành đúng hạn; bằng chứng là hồ sơ thẩm định đã được xem xét. Đây không phải tên vị trí hoặc thang năng lực mới áp dụng chung. Kê khai tại Biểu C2; không chuyển điểm đánh giá cá nhân thành hệ số biên chế. Đánh giá yêu cầu năng lực của vị trí độc lập với ngạch, bậc hoặc mức lương của người đang đảm nhiệm; đánh giá cá nhân theo phẩm chất, năng lực, sản phẩm và kết quả thực hiện nhiệm vụ, không tự suy ra chỉ tiêu biên chế hoặc mức lương.

Sau khi xác định vị trí, bản mô tả và khung năng lực theo yêu cầu công việc, mới đối chiếu ngạch công chức hoặc bậc nghề nghiệp tương ứng theo căn cứ có hiệu lực với ngạch, bậc của người đảm nhiệm để phục vụ bố trí, đào tạo, cơ cấu lại đội ngũ. Vận dụng mẫu bản mô tả, khung năng lực tương ứng của Nghị định số 361/2025/NĐ-CP và 232/2026/NĐ-CP phù hợp từng đối tượng; khối Đảng, Mặt trận, các tổ chức chính trị - xã hội tiếp tục sử dụng danh mục được ban hành theo thẩm quyền. Không suy ngạch, bậc từ cấp độ năng lực.

Biểu sử dụng: Biểu C1, C2; đối chiếu Phụ lục V. Mỗi vị trí việc làm phải liên kết với các mã công việc tương ứng, xác định rõ loại nhân lực, cơ quan sử dụng và nơi tính biên chế.

PHỤ LỤC III

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NHU CẦU NHÂN LỰC
THEO VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Đối với kỳ từ 01/10/2025 đến 30/9/2026, số lượng sản phẩm tại Biểu B1 phải phản ánh đúng 12 tháng; trường hợp cơ quan mới thành lập, nhiệm vụ chuyển giao giữa kỳ hoặc số liệu nguồn chưa đủ, ghi rõ thời gian thực hiện và phần đã kế thừa, chỉ sử dụng số liệu bổ sung hoặc ước tính đã có căn cứ và xác nhận. Giờ PP2 quy đổi theo quỹ giờ năm chỉ được so sánh trực tiếp với số giờ của kỳ 12 tháng tương ứng.

1. Xác định số liệu làm căn cứ tính toán

Đối với từng vị trí việc làm, căn cứ nhiệm vụ, công việc và sản phẩm đã xác định để thống kê số lượng sản phẩm thực hiện trong năm, thời gian cần thiết để hoàn thành từng loại sản phẩm và thời gian thực hiện các công việc thường xuyên, định kỳ khác. Mức độ phức tạp và thời gian của sản phẩm phải được xác định theo công việc thực tế, không suy từ ngạch, bậc, hệ số lương hoặc mức lương của người thực hiện.

Đối với sản phẩm đã có định mức hoặc thời gian tham chiếu được kiểm chứng, sử dụng thống nhất theo ngành, khối và điều kiện áp dụng. Đối với sản phẩm phổ biến chưa có mức chuẩn, cơ quan đầu mối chuyên ngành chọn mẫu đại diện, tổ chức khảo sát, xác nhận thời gian, công bố danh mục dùng chung; cơ sở không tự chấm điểm hoặc tự đặt hệ số. Nội dung chưa đủ căn cứ chỉ tính thử hoặc áp dụng PP1, PP3 nếu đáp ứng điều kiện, không đưa thành kết quả PP2 đã xác nhận.

Khi danh mục sản phẩm đã có thời gian tham chiếu được xác nhận, còn hiệu lực và phù hợp phạm vi thì sử dụng mức đó; trường hợp chưa có mức chuẩn hợp lệ, sử dụng thời gian thực đo có nguồn, đã được kiểm chứng và giải trình trường hợp khác chuẩn. Không cộng đồng thời thời gian chuẩn và thời gian thực đo cho cùng một phần việc.

Phiếu khảo sát do cơ quan chuyên ngành tổ chức ghi mã sản phẩm, nhóm dự kiến, số mẫu quan sát, điều kiện thực hiện, thời gian trực tiếp của từng công đoạn, chất lượng và người xác nhận. Chỉ khảo sát công việc chưa có căn cứ; không yêu cầu khảo sát lại đại trà đối với sản phẩm đã có mức tham chiếu được xác nhận.

Trình tự xác định danh mục sản phẩm và thời gian tham chiếu: (1) cơ quan chuyên ngành lựa chọn nhóm công việc phổ biến, có thể đo lường, ưu tiên dữ liệu sẵn có; (2) khảo sát tại một số đơn vị đại diện, ghi rõ sản lượng, công đoạn, giờ lao động, mức độ phức tạp, chất lượng và điều kiện thực hiện; (3) đối chiếu số liệu, kiểm tra chênh lệch, xác nhận mức thời gian và phạm vi áp dụng; (4) công bố danh mục và hướng dẫn các đơn vị lựa chọn mã, kê khai sản lượng, đề xuất trường hợp khác biệt. Công việc chưa có mức được xác nhận tiếp tục dùng dữ liệu đã kiểm chứng hoặc PP1, PP3 khi phù hợp; không lấy giờ ước tính chung làm căn cứ chính thức.

Khung 06 nhóm sản phẩm để chuẩn hóa trong trường hợp cần thiết (áp dụng theo danh mục của cơ quan chuyên ngành; không chấm điểm cho từng hồ sơ):

Phạm vi áp dụng: Một loại sản phẩm có thể dùng một mức thời gian đã được kiểm chứng; chỉ chia thành nhiều nhóm khi thực tế có mức độ phức tạp khác biệt. Phân nhóm sản phẩm phải căn cứ tính chất, quy trình, độ phức tạp và yêu cầu chất lượng; không dựa trên ngạch, bậc, hệ số lương, mức lương, chức danh hoặc người đang thực hiện.

Cách dùng tại cơ sở: Chọn mã sản phẩm trong danh mục do ngành, khối công bố; nhập số lượng thực tế, ghi khác biệt cần giải trình. Hệ thống tự lấy mức thời gian đã xác nhận và tính tổng giờ. Trường hợp chưa có danh mục chuẩn, nhập thời gian thực tế đã có căn cứ hoặc chuyển PP1/PP3; không phải tự chấm 04 tiêu chí hay chọn hệ số.

Trường hợp nghiên cứu quy đổi bằng điểm ở cấp cơ quan xây dựng định mức, đây chỉ là công cụ dự phòng, không phải yêu cầu kê khai tại cơ sở: chỉ áp dụng đối với nhóm sản phẩm lặp lại khi đã có thời gian sản phẩm chuẩn và hệ số điểm đã kiểm thử, được đầu mối có thẩm quyền xác nhận. Công thức thời gian nhóm = thời gian chuẩn × hệ số nhóm / hệ số nhóm chuẩn; tổng giờ = tổng (số lượng nhóm × thời gian nhóm) / 60. Không áp dụng đồng loạt hệ số khởi tạo chưa được kiểm chứng. Điểm và hệ số quy đổi, nếu được xác nhận, chỉ phản ánh mức độ phức tạp của sản phẩm trong cùng nhóm nghiệp vụ; tuyệt đối không lấy hệ số ngạch, bậc, hệ số lương hay mức lương làm hệ số quy đổi thời gian.

Kiểm thử và kiểm soát: Cơ quan chuyên ngành chọn sản phẩm đại diện ở các mức phức tạp, kiểm tra thời gian quy đổi với giờ thực đo, điều chỉnh mức lệch và công bố phiên bản danh mục, phạm vi, thời điểm áp dụng. Ban Tổ chức Trung ương phối hợp tổng hợp khung thống nhất. Dữ liệu chưa có mức chuẩn hoặc chưa được xác nhận phải đánh dấu riêng; không coi phần thiếu dữ liệu là bằng 0.

Khi chưa công bố danh mục 06 nhóm, sử dụng ngay định mức và kết quả khảo sát đã được xác nhận; không lấy việc hoàn thiện khung phân nhóm làm điều kiện trì hoãn rà soát VTVL và phương án biên chế giai đoạn 2027-2031.

2. Lựa chọn phương pháp xác định nhu cầu nhân lực

Căn cứ tính chất công việc và yêu cầu của từng vị trí việc làm, cơ quan, đơn vị lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp sau:

a) PP1 xác định theo cơ cấu tổ chức, chức danh và quy định chuyên ngành: Áp dụng đối với những vị trí phải bố trí nhân lực theo cơ cấu tổ chức, chức danh, yêu cầu thường trực hoặc chế độ chuyên ngành. Số người cần thiết được xác định theo quy định của cấp có thẩm quyền và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.

b) PP2 xác định theo khối lượng và thời gian thực hiện công việc: Áp dụng khi số sản phẩm và thời gian lao động được kiểm chứng. Ưu tiên mức giờ theo định mức hoặc thời gian tham chiếu đã xác nhận. Với sản phẩm được phân 06 nhóm, tự lấy thời gian theo nhóm từ danh mục dùng chung; không bắt đơn vị cơ sở tự chấm điểm, đặt hệ số. Tổng giờ lao động cần thiết chia cho quỹ giờ tham chiếu 1.904 giờ/người/năm với nhóm 40 giờ/tuần hoặc quỹ giờ đặc thù được xác nhận. Không dùng kết quả quy đổi điểm chưa kiểm thử làm số liệu chính thức.

c) PP3 xác định theo tính chất, yêu cầu đặc thù của công việc: Áp dụng đối với công việc nghiên cứu, tham mưu chiến lược, thẩm định, kiểm tra, giám sát, tư pháp, kiểm toán và các nhiệm vụ chuyên môn sâu. Việc xác định nhu cầu nhân lực phải kết hợp khối lượng công việc với mức độ phức tạp, yêu cầu chất lượng, trách nhiệm, tiến độ, điều kiện thực hiện và quy định chuyên ngành; không chỉ căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc thời gian thực hiện. Việc thực hiện gồm 05 việc: xác định sản phẩm, yêu cầu chất lượng và thời hạn; phân tích phần việc, chuyên môn, trách nhiệm cần có; xây dựng phương án phân công theo giai đoạn và thời điểm cần nhân lực đồng thời; đối chiếu khả năng kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực và kết quả nhiệm vụ tương tự; trình thẩm định, xác nhận số người cần bố trí theo thẩm quyền. Không bắt buộc quy toàn bộ công việc đặc thù thành giờ lao động.

Nếu kết hợp phương pháp, ghi riêng kết quả từng phương pháp, phần trùng và cách lựa chọn số người cần bố trí; không cộng toàn bộ các kết quả. Nhu cầu thường trực phải đối chiếu ca, số điểm, số người có mặt đồng thời và chuyên môn bắt buộc. PP1, PP3 không bắt buộc nhập số giờ khi không sử dụng PP2; việc thiếu căn cứ đặc thù vẫn phải ghi rõ, không coi là đã đủ dữ liệu.

3. Cách tính số người cần thiết theo khối lượng và thời gian thực hiện công việc

Tổng giờ PP2 từ các dữ liệu đã kiểm chứng = Σ (số sản phẩm theo nhóm × thời gian lao động đã xác nhận của sản phẩm theo nhóm) ÷ 60 + giờ công việc thường xuyên, định kỳ, theo nhiệm kỳ, phối hợp, quản lý chưa nằm trong sản phẩm − giờ thực giảm đã kiểm chứng + giờ mới phát sinh đã kiểm chứng. Khi sử dụng số giờ đã đo sau thay đổi, không tính lại khoản tăng, giảm nằm trong số đo. Không cộng tỷ lệ 10-15% hoặc áp hệ số ngạch, bậc. Khi dữ liệu tại Biểu B1 đã phản ánh thời gian sau thay đổi thì không trừ hoặc cộng lại tác động đã tính.

Mỗi dòng tính giờ gắn với mã đơn vị, mã công việc, phần việc của vị trí, nhóm sản phẩm và kỳ số liệu. Dòng đã có giờ phân bổ không nhân thêm số người. Có thể dùng khối lượng, thời gian trước thay đổi rồi tính tác động, hoặc đo trực tiếp sau thay đổi; phải ghi rõ cách dùng, không giảm thêm khoản đã phản ánh trong số đo sau thay đổi.

Dữ liệu tối thiểu khi áp dụng danh mục phân nhóm: mã sản phẩm, mã nhóm I-VI (nếu có), số lượng kỳ thực tế, thời gian tham chiếu được xác nhận, trạng thái xác nhận và phần việc của từng vị trí. Mã và thời gian nhóm được cơ quan đầu mối cung cấp sẵn; nếu chưa có, ô thời gian để trống, ghi “cần kiểm chứng”, không nhập số 0. Các trường chấm điểm phục vụ xây dựng danh mục do cơ quan chuyên ngành lưu riêng, không yêu cầu nhập vào B1 của đơn vị cơ sở.

Tổng thời gian cần thiết để thực hiện công việc trong năm là tổng số giờ lao động cần để hoàn thành các công việc thuộc vị trí việc làm, sau khi đã tính phần thời gian thực giảm và công việc mới phát sinh.

Quỹ giờ quy đổi dùng cho PP2 phải thống nhất về kỳ, chế độ làm việc và phạm vi công việc. Mức chung để tính và so sánh trong đợt rà soát là 1.904 giờ/người/năm đối với đa số vị trí làm việc 40 giờ/tuần, 05 ngày/tuần, 12 ngày phép năm cơ bản. Mức tính từ lịch kỳ 12 tháng 01/10/2025-30/9/2026: (261 ngày trong tuần − 11 ngày nghỉ lễ, Tết và nghỉ bù − 12 ngày phép) × 08 giờ = 1.904 giờ. Đây là mức tham chiếu nghiệp vụ, không phải định mức biên chế pháp định; tử số phải tính đầy đủ các phần việc thuộc vị trí, không cộng hoặc trừ trùng.

Đối với nhóm có chế độ làm việc khác, cơ quan quản lý chuyên ngành xác định mức riêng theo văn bản có hiệu lực, lịch làm việc, chế độ nghỉ, định mức chuyên ngành và thực tế phục vụ; báo cáo rõ cách tính, người xác nhận và thẩm quyền phê duyệt. Cùng nhóm, cùng chế độ sử dụng cùng một mẫu số; đơn vị không tự lựa chọn mức giờ. Trường hợp chưa đủ căn cứ, dùng 1.904 giờ để tính sơ bộ và ghi trạng thái cần kiểm chứng. Đối với nhiệm vụ không thể lượng hóa giờ có cơ sở, xem xét PP1 hoặc PP3, không áp hệ số bù trừ tự đặt.

Không tự chọn mẫu số giờ làm việc để điều chỉnh nhu cầu nhân lực; mức 1.904 giờ là chuẩn tham chiếu nghiệp vụ cho nhóm làm việc theo chế độ phổ biến, không liên quan đến chế độ tiền lương. Khi tổng hợp PP2, giờ sản phẩm, công việc định kỳ, phối hợp, quản lý và phần việc khác phải được ghi đầy đủ ở tử số nếu thuộc phạm vi tính; không trừ tỷ lệ hoạt động chung cố định ở mẫu số. Thời gian nghỉ đã trừ khi xác lập 1.904 giờ không được trừ lần nữa. Các ngoại lệ về chế độ làm việc được ghi tại C1 và C3 theo mẫu thống nhất.

Nhu cầu lao động quy đổi PP2 = Tổng giờ lao động cần thiết trong năm ÷ Quỹ giờ quy đổi của một người trong năm (mặc định 1.904 giờ; nếu đặc thù thì sử dụng mức được xác nhận). Kết quả thể hiện lượng lao động quy đổi theo thời gian, không đồng nhất số người cần bố trí hoặc biên chế.

Kết quả tính toán là căn cứ để xem xét nhu cầu nhân lực, không tự động làm tròn thành số biên chế được giao. Việc xác định phương án biên chế còn phải đối chiếu với số người hiện có, khả năng bố trí, sử dụng nhân lực và thẩm quyền quyết định theo quy định. Nhu cầu lao động quy đổi, số người cần bố trí và biên chế được giao phải thể hiện thành ba thông tin riêng biệt; kết quả tính toán không làm phát sinh hoặc điều chỉnh chế độ, mức lương, phụ cấp.

Khi lập phương án theo từng năm, chỉ so sánh trực tiếp các đại lượng cùng đơn vị tính và phạm vi. Trong Biểu D2 hiện hành, cột nhu cầu đã kiểm chứng tự động lấy số người cần bố trí tại Biểu C3 theo mã vị trí việc làm và được thể hiện tại từng dòng năm phương án; không nhập đè. Số người có thể bố trí, phương án điều chuyển, kiến nghị và nội dung giải trình được kê khai theo từng năm. Không lấy chênh lệch giữa lao động quy đổi PP2 và nguyên số người để suy ngay nhu cầu tăng biên chế.

Khi dự báo giai đoạn 2027-2031, phải xem xét nhiệm vụ, sản lượng, hồ sơ tồn phải xử lý, công nghệ, nguồn tài chính và biến động nhân lực của từng năm; nêu rõ giả định, căn cứ và phạm vi. Kết quả số người cần bố trí được Biểu D2 tự động liên kết từ Biểu C3 là mốc tham chiếu thống nhất, không phải năm dự báo đã được tính độc lập. Trường hợp nhu cầu thực tế dự kiến từng năm khác với mốc này, đơn vị giải trình riêng theo phương án năm để cơ quan có thẩm quyền xem xét, không sửa công thức hoặc tự ấn định hệ số tăng, giảm chung.

4. Ví dụ minh họa cách tính nhu cầu nhân lực

Ví dụ dưới đây minh họa cách xác định số người cần thiết đối với công việc có thể thống kê khối lượng và thời gian thực hiện. Các số liệu sử dụng là giả định, không phải định mức áp dụng chung hoặc căn cứ đề xuất giao biên chế.

Kết quả 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người quy đổi phản ánh nhu cầu lao động theo giờ; không tự làm tròn thành 02 biên chế. Cơ quan, đơn vị tiếp tục đối chiếu người hiện có, năng lực, lịch trực, khả năng bố trí, kiêm nhiệm, điều chuyển trước khi lập phương án theo thẩm quyền.

Ví dụ PP1 theo cơ cấu: Giả định quyết định có thẩm quyền quy định bắt buộc 01 người đứng đầu và cho phép bố trí tối đa 02 cấp phó. Nhu cầu đối với người đứng đầu thực hiện theo quy định; số cấp phó thực tế phải căn cứ nhiệm vụ, phạm vi phụ trách và thẩm quyền quyết định, không mặc nhiên bằng mức tối đa. Phần việc chuyên môn do các chức danh này thực hiện chỉ được tính một lần.

Ví dụ PP3 về tham mưu: Giả định một đơn vị thực hiện đồng thời 02 đề án, mỗi đề án có 01 người chủ trì; các chuyên môn pháp lý, dữ liệu và tổng hợp có thể huy động, dùng chung theo từng giai đoạn. Đơn vị lập phương án phân công, xác định thời điểm cần người tham gia đồng thời, khả năng sử dụng nhân lực hiện có và căn cứ thẩm định. Số người tham gia theo giai đoạn không mặc nhiên là số biên chế thường xuyên.

Ví dụ thường trực: Giả định phải duy trì 02 người có mặt đồng thời trong một khung giờ phục vụ theo yêu cầu có căn cứ. Đơn vị lập lịch bố trí, đối chiếu nghỉ và phần việc khác; không kết luận chỉ cần 01 người vì tổng hồ sơ quy đổi ra dưới 01 người, cũng không cộng toàn bộ giờ trực với giờ xử lý hồ sơ trong cùng ca.

Ví dụ tổng hợp PP1, PP2, PP3 tại một đơn vị (giả định): nhóm lãnh đạo phải bố trí 01 người theo quyết định có thẩm quyền (PP1); nhóm xử lý hồ sơ có 2.600 giờ cần thiết và quỹ giờ chung 1.904 giờ/người/năm, tương ứng khoảng 1,366 người quy đổi (PP2); nhóm tham mưu chiến lược xác định theo sản phẩm, trách nhiệm, tiến độ và chuyên môn cần thiết (PP3). Trước khi tổng hợp, loại trùng giờ chuyên môn của lãnh đạo, giờ kiêm nhiệm và giờ trực đã tính trong cùng ca. Kết quả PP2 không tự làm tròn; chỉ xác định số người cần bố trí sau khi đối chiếu khả năng dùng chung, yêu cầu hiện diện và phân công. Ghi kết quả đã xác nhận vào C3; phương án biên chế tại D2.

Biểu sử dụng: Biểu B1, B2 để xác định khối lượng, thời gian và các yếu tố tăng, giảm; Biểu C3 để xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí việc làm.

5. Công thức lượng hóa tác động chuyển đổi số, thuê dịch vụ, tự chủ, xã hội hóa

a) Giờ giảm do cải tiến quy trình, số hóa = Số sản phẩm thực tế áp dụng × (Phút lao động trước thay đổi − Phút lao động sau thay đổi) ÷ 60. Chỉ tính phần công đoạn đã thay đổi và có nguồn, kỳ, người xác nhận; không dùng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến thay cho thời gian lao động thực giảm.

b) Giờ giảm do thuê dịch vụ, đặt hàng = Giờ lao động trực tiếp của công đoạn đã thực sự chuyển giao hợp pháp, sau khi loại phần giờ đã giảm vì lý do khác. Giờ tăng mới = giờ quản trị dữ liệu + giờ vận hành, kiểm soát hệ thống + giờ giám sát, nghiệm thu dịch vụ và những việc mới thực tế phát sinh chưa nằm trong giờ công khác.

c) Giờ công việc cần thiết sau điều chỉnh = Tổng giờ tại B1 (đã bao gồm giờ sản phẩm và giờ công việc định kỳ hợp lệ, không trùng) + giờ tác động ròng tại B2. Giờ tác động ròng tại B2 = giờ công việc mới tăng hợp lệ - giờ thực giảm hợp lệ; giá trị âm phản ánh giảm giờ, giá trị dương phản ánh tăng giờ. Chỉ cộng tác động cùng mã VTVL, cùng kỳ và phạm vi đã được kiểm chứng; không cộng lại giờ định kỳ đã tính trong B1, không tính lại phần tăng, giảm đã phản ánh trong số đo sau thay đổi. Thiếu nguồn hoặc chưa xác nhận thì chỉ lưu kết quả tính thử, không sử dụng để xác định nhu cầu đã kiểm chứng.

Trước khi đưa tác động vào tổng giờ, cơ quan chuyên môn đối chiếu theo mã công việc, loại tác động, công đoạn, kỳ và phạm vi áp dụng; chỉ chấp nhận phần giờ có bằng chứng, đủ điều kiện xác nhận và đã loại trùng. Dữ liệu chưa đối chiếu được theo dõi riêng, không tự cộng vào kết quả đã kiểm chứng.

d) Tự chủ và xã hội hóa được theo dõi riêng về phạm vi dịch vụ, số người và nguồn kinh phí trước/sau; không có công thức tự động chuyển mức độ tự chủ hoặc phần trăm số hóa thành tỷ lệ giảm biên chế. Khi PP1, PP3 hoặc yêu cầu trực, ca, chuyên môn áp dụng, phải tính theo căn cứ tương ứng và không cộng trùng với PP2.

Ví dụ giả định: 1.200 hồ sơ/năm thực sự áp dụng quy trình số; thời gian cán bộ xử lý giảm từ 30 xuống 20 phút/hồ sơ, tiết kiệm 200 giờ/năm. Phát sinh 40 giờ quản trị dữ liệu chưa nằm trong thời gian đã đo, nên giờ giảm ròng là 160 giờ/năm. Nếu B1 đã dùng 20 phút/hồ sơ thì không trừ thêm 200 giờ ở B2. Các thông số chỉ minh họa công thức, không phải định mức hoặc số liệu thực tế.

PHỤ LỤC IV

I. LƯU Ý KHI PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN

1. Mục đích và nguyên tắc phân nhóm. Phân nhóm địa bàn theo 04 nhóm để nhận diện, so sánh sự khác biệt về nhiệm vụ, quy mô phục vụ và điều kiện thực hiện ở cấp tỉnh, cấp xã, làm căn cứ rà soát vị trí việc làm và giải trình nhu cầu nhân lực. Việc phân nhóm không thay thế đo lường khối lượng công việc, không phải mức định biên hoặc hệ số tự động tăng, giảm biên chế. Danh sách địa phương và tiêu chí chi tiết dưới đây là phương án nghiên cứu từ hồ sơ sơ kết, cần được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận trước khi sử dụng chính thức.

2. Khung phân nhóm để nghiên cứu, đối chiếu. Việc phân tích đặc điểm địa bàn có thể tham khảo các nhóm sau; cấp tỉnh và cấp xã được xác định theo phạm vi, điều kiện thực tế tương ứng, không mặc nhiên áp một nhóm cấp tỉnh cho mọi xã, phường trên địa bàn:

(1) Đối với cấp tỉnh, nghiên cứu, đối chiếu đặc điểm địa bàn theo 04 nhóm: (i) Đô thị đặc biệt, (ii) Đô thị, (iii) Đồng bằng, (IV) Miền núi. Việc xác định nhóm phải căn cứ phạm vi, đặc điểm và dữ liệu đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận; không sử dụng danh sách địa phương chưa kiểm chứng như phân loại chính thức.

(2) Đối với cấp xã, nhận diện đặc điểm địa bàn theo 04 nhóm: (i) Nhóm Đô thị đặc biệt (Đặc trưng nhận diện: Phường/xã lõi hoặc phụ cận đô thị đặc biệt; mật độ dân cư cao; dân số tạm trú, vãng lai lớn; nhiều cơ quan, doanh nghiệp, bệnh viện, trường học, di sản, du lịch, tài chính, thương mại, dịch vụ), (ii) Nhóm Đô thị (Đặc trưng nhận diện: Phường/xã đô thị, đô thị vệ tinh, khu công nghiệp, khu dịch vụ, địa bàn đô thị hóa nhanh; áp lực đất đai, xây dựng, hạ tầng, giao thông, môi trường), (iii) Nhóm đồng bằng (Đặc trưng nhận diện: Xã sản xuất nông nghiệp, làng nghề, dịch vụ nông thôn, hợp tác xã, cụm công nghiệp nhỏ, du lịch cộng đồng, nông thôn mới), (iv) Nhóm miền núi (Đặc trưng nhận diện: Địa bàn rộng, dân cư thưa, giao thông khó, yếu tố dân tộc, tôn giáo, biên giới, biển đảo, thiên tai, an ninh, an sinh; chi phí phục vụ cao).

3. Cách vận dụng trong 08 bước. Ở Bước 1, xác định nhóm địa bàn và ghi nhận đặc điểm có tác động đến nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, điều kiện thực hiện; ở Bước 5, đối chiếu yêu cầu về sản phẩm, trách nhiệm và năng lực của vị trí việc làm, không hình thành vị trí riêng chỉ vì khác nhóm địa bàn; ở Bước 6, lượng hóa hoặc giải trình những tác động có minh chứng đối với sản lượng, thời gian di chuyển, mức độ phức tạp, chế độ trực và yêu cầu hiện diện; ở Bước 7, đối chiếu nhân lực hiện có, khả năng cơ cấu lại, điều chuyển và dùng chung trước khi đề xuất biên chế. Số liệu phải có kỳ, phạm vi, nguồn và cơ quan xác nhận.

4. Ví dụ minh họa (không phải định mức). Hai xã có cùng danh mục nhiệm vụ và số dân nhưng một xã có địa bàn rộng, dân cư phân tán, nhiều điểm phục vụ xa trung tâm thì có thể phát sinh thêm thời gian di chuyển, yêu cầu hiện diện và phối hợp; chỉ tính phần đã được khảo sát, xác nhận, không cộng một tỷ lệ biên chế cố định. Ngược lại, một phường có diện tích nhỏ nhưng dân cư đông, nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh và khối lượng hồ sơ lớn thì phải căn cứ sản lượng, độ phức tạp và thời gian xử lý thực tế. Đặc điểm địa bàn không làm thay đổi thẩm quyền giao biên chế và không thay thế ba phương pháp xác định nhu cầu nhân lực.

5. Thông tin cần ghi và kiểm chứng. Hồ sơ phân tích địa bàn tối thiểu thể hiện nhóm địa bàn dùng để tham chiếu; quy mô dân số, diện tích, phân bố dân cư và điều kiện giao thông (nếu có tác động); nhiệm vụ, công việc, sản phẩm chịu tác động; số lượng, thời gian hoặc yêu cầu bố trí nhân lực phát sinh; nguồn dữ liệu, người xác nhận. Trường hợp chỉ có nhận định định tính thì ghi riêng để tiếp tục xác minh, không chuyển thành hệ số tăng hoặc giảm biên chế.

II. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH ĐỐI CHIẾU DỮ LIỆU TẠI ĐỊA PHƯƠNG

Phần này hướng dẫn cách kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các biểu đã kê khai của địa phương, làm rõ phạm vi, kỳ thống kê và nguồn trước khi xác định nhu cầu nhân lực.

Số liệu được sử dụng theo phạm vi, kỳ thống kê và cách xác định của từng biểu mẫu. Trường hợp có sự khác nhau giữa các biểu, phải kiểm tra, làm rõ nguyên nhân và xác nhận với cơ quan cung cấp trước khi tổng hợp; không tự điều chỉnh số liệu để bảo đảm thống nhất về mặt hình thức.

Những chênh lệch giữa biểu tổng hợp và danh mục chi tiết phải được cơ quan cung cấp xác nhận; số liệu chưa xác nhận lưu trong hồ sơ kiểm chứng hoặc tài liệu làm điểm, không sử dụng để tính nhu cầu nhân lực.

1. Xác định nguồn và phạm vi số liệu

Khi sử dụng số liệu đã kê khai, cơ quan, đơn vị cần xác định rõ tên biểu, đơn vị báo cáo, cấp hành chính, phạm vi nhiệm vụ, kỳ thống kê và nội dung của từng chỉ tiêu. Số liệu ở các biểu khác nhau chỉ được tổng hợp, so sánh khi có cùng phạm vi và cách tính.

Ví dụ cách xử lý: đối với hai bảng có tổng số nhiệm vụ khác nhau, trước hết so sánh mã nhiệm vụ, cấp hành chính, đơn vị báo cáo, kỳ và cách xác định nhiệm vụ; chỉ kết luận chênh lệch khi cùng phạm vi thống kê.

2. Đối chiếu số liệu giữa các biểu

Đối với những số liệu có sự khác nhau giữa biểu tổng hợp và biểu chi tiết, trước hết phải kiểm tra phạm vi thống kê, cách xác định nhiệm vụ, đơn vị báo cáo và kỳ thống kê.

Trường hợp hai bảng có tổng số nhiệm vụ khác nhau, phải xác định rõ có cùng phạm vi, kỳ và đơn vị thống kê hay không. Khác phạm vi thì ghi riêng, không cộng gộp; cùng phạm vi mà số liệu khác nhau thì yêu cầu đầu mối cung cấp đối chiếu từng mã và xác nhận kết quả.

Kết quả đối chiếu phải ghi rõ nguồn số liệu, nguyên nhân khác nhau, số liệu được xác nhận và nội dung cần tiếp tục xử lý. Không tự cộng, trừ hoặc điều chỉnh số liệu để làm cho các biểu thống nhất về hình thức.

Biểu sử dụng: Biểu A1 để đối chiếu nhiệm vụ, nguồn số liệu, phạm vi, kỳ thống kê và trạng thái xác nhận; sử dụng Phụ lục V và VI.

3. Sử dụng số liệu đã kê khai để xác định nhu cầu nhân lực

Trên cơ sở số liệu đã được rà soát, đối chiếu, cơ quan cấp tỉnh lựa chọn một cơ quan, đơn vị hoặc xã, phường có đủ thông tin về nhiệm vụ, sản phẩm, khối lượng công việc và nhân lực hiện có để thực hiện tính toán, kiểm tra phương pháp trước khi tổng hợp. Ưu tiên sử dụng dữ liệu từ phần mềm nghiệp vụ, hồ sơ công tác và các biểu đã kê khai; không lấy tổng số nhiệm vụ hoặc hồ sơ của toàn thành phố chia bình quân cho các đơn vị.

Đối với từng nhiệm vụ, xác định công việc, sản phẩm và vị trí việc làm tương ứng; thống kê số lượng sản phẩm theo kỳ, thời gian thực hiện và các yếu tố tác động đến khối lượng công việc. Đối với nhiệm vụ mới được phân cấp, phải xác định rõ phần việc cơ quan tiếp nhận thực hiện và phần việc cơ quan cấp trên tiếp tục đảm nhiệm, tránh tính trùng.

Thời gian thực hiện được xác định theo định mức chuyên ngành hoặc số liệu thực tế đã kiểm chứng, có phân biệt mức độ phức tạp của công việc. Chỉ tính giảm thời gian do chuyển đổi số, cải tiến quy trình, thuê dịch vụ hoặc xã hội hóa đối với phần công việc thực tế đã thay đổi; đồng thời tính thời gian của những công việc mới phát sinh và trách nhiệm còn phải thực hiện.

Căn cứ tính chất từng vị trí việc làm, áp dụng phương pháp xác định nhu cầu nhân lực tại Phụ lục III; đối chiếu kết quả với số người hiện có, biên chế được giao, khả năng bố trí lại, điều chuyển và kiêm nhiệm để xây dựng phương án. Phân biệt rõ nhu cầu nhân lực tính toán với số biên chế đề xuất giao theo thẩm quyền. Số người, biên chế hiện có chỉ dùng ở bước đối chiếu sau khi xác định nhu cầu; không được dùng làm đầu vào để xác lập vị trí việc làm hay lựa chọn hệ số quy đổi.

Biểu sử dụng: Kế thừa công việc, sản phẩm tại Biểu A1, A2; bổ sung sản lượng, thời gian và tác động tại Biểu B1, B2; xác định nhu cầu nhân lực tại Biểu C3; đối chiếu nguồn nhân lực, xây dựng phương án tại Biểu D1, D2. Các số liệu phải được kiểm tra, xác nhận trước khi tổng hợp.

Ví dụ thao tác trên bộ Excel (số liệu nguồn và số liệu giả định phải tách riêng)

Bước 1: Tra cứu dữ liệu nguồn nhiệm vụ và kết quả đối chiếu đã tiếp nhận, kiểm tra mã nhiệm vụ, đơn vị, căn cứ, kỳ và trạng thái; cập nhật Biểu A1. Bước 2: Tại Biểu A2, ghi từng công việc, sản phẩm, đơn vị tính, vị trí việc làm và trách nhiệm liên quan; không lấy số hồ sơ thay số nhiệm vụ.

Bước 3: Tại Biểu B1, bổ sung sản lượng, thời gian trực tiếp cho một sản phẩm, giờ công việc bổ sung và nguồn xác nhận. Bước 4: Tại phần chi tiết của Biểu B2, ghi công đoạn thay đổi, sản lượng thực áp dụng, thời gian trước/sau, giờ việc mới, căn cứ và trạng thái; đọc kết quả tổng hợp tự động và đối chiếu để tránh tính trùng.

Bước 5: Đối chiếu danh mục vị trí việc làm và hồ sơ đã phê duyệt, cập nhật Biểu C1, C2 theo thẩm quyền. Bước 6: Sử dụng Biểu C3, chọn PP1, PP2 hoặc PP3; áp dụng 1.904 giờ/người/năm với chế độ làm việc phổ biến hoặc mức giờ đặc thù đã được xác nhận. Bước 7: Dùng Biểu D1 và D2 để đối chiếu nguồn nhân lực, xây dựng phương án từng năm. Bước 8: Cơ quan, đơn vị tự kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả; cơ quan đầu mối kiểm tra, theo dõi tiến độ, lưu vết cập nhật, không yêu cầu kê khai riêng các biểu quản lý này.

Ví dụ xuyên suốt (giả định): 6.000 sản phẩm × 30 phút ÷ 60 = 3.000 giờ; giảm 500 giờ do số hóa và 100 giờ do thuê dịch vụ thực tế, phát sinh 200 giờ quản trị dữ liệu, còn 2.600 giờ. Theo mức chuẩn 1.904 giờ/người/năm, nhu cầu lao động quy đổi = 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người. Không làm tròn thành 02 biên chế. Chỉ được sử dụng cách tính này khi số liệu đầu vào và phạm vi phần việc đều đã được xác nhận.

4. Ví dụ minh họa cách xác định nhu cầu nhân lực tại cấp xã

Ví dụ giả định đối với một vị trí việc làm tại UBND cấp xã có thể xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện công việc.

Quỹ giờ quy đổi trong ví dụ là 1.904 giờ/người/năm, theo mức tham chiếu chung đã lựa chọn cho đợt rà soát; khối lượng, thời gian tăng, giảm và sản lượng đều là số giả định nhằm minh họa phép tính, không phải dữ liệu thực tế.

Kết quả khoảng 1,366 người là nhu cầu lao động quy đổi theo giờ, không tự động làm tròn thành 02 biên chế. Phải đối chiếu khả năng bố trí, kiêm nhiệm, điều chuyển, dùng chung và yêu cầu chuyên ngành trước khi lập phương án.

Số liệu về thời gian/sản phẩm trong ví dụ chỉ nhằm minh họa, không phải định mức ngành. Mức 1.904 giờ là tham chiếu chung PP2 cho nhóm làm việc 40 giờ/tuần, có ngoại lệ theo chế độ và thẩm quyền xác nhận.

Ví dụ đối chiếu nguồn lực: 02 người cùng đáp ứng năng lực, mỗi người có thể dành 50% quỹ giờ chuẩn 1.904 giờ cho vị trí, tạo nguồn lực 1,0 người quy đổi. So với nhu cầu khoảng 1,366 người quy đổi, chênh lệch khoảng 0,366; đây là phần giờ còn phải bố trí sau đối chiếu, không đồng nghĩa thiếu 01 biên chế.

5. Kiểm tra, xác nhận kết quả thực hành

Kết quả thực hành phải được kiểm tra, xác nhận về phạm vi và nguồn số liệu; danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm; khối lượng và thời gian thực hiện; các yếu tố tăng, giảm khối lượng công việc; vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực tương ứng.

Đồng thời, đối chiếu nhu cầu nhân lực với số người hiện có, biên chế được giao và khả năng bố trí, sử dụng nhân lực để xây dựng phương án theo thẩm quyền. Phân biệt rõ công chức, viên chức và các chế độ nhân sự khác; không tính trùng nhiệm vụ, thời gian thực hiện hoặc nhân lực kiêm nhiệm.

Trường hợp số liệu giữa các biểu chưa thống nhất hoặc chưa đủ căn cứ kiểm chứng, phải xác định rõ nguyên nhân, cơ quan chịu trách nhiệm và nội dung cần bổ sung, điều chỉnh; không tự sửa số liệu nguồn hoặc sử dụng số liệu chưa được xác nhận làm căn cứ đề xuất giao biên chế.

PHỤ LỤC V

HƯỚNG DẪN KẾ THỪA, BỔ SUNG VÀ TỔNG HỢP SỐ LIỆU

1. Các nhóm biểu nghiệp vụ và dữ liệu kế thừa

Các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng kết quả kê khai theo các công văn và biểu mẫu đã ban hành của Ban Tổ chức Trung ương làm dữ liệu ban đầu; tiếp tục rà soát, cập nhật những nội dung thay đổi và bổ sung thông tin còn thiếu để xác định vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế. Không yêu cầu kê khai lại những thông tin đã có, đã được kiểm tra, xác nhận. Thông tin nhân sự hiện có, ngạch, bậc và mức lương (nếu có, được phép quản lý) phải được tách khỏi bộ dữ liệu tính nhu cầu nhân lực.

Bộ biểu nghiệp vụ kèm theo Hướng dẫn gồm bốn nhóm bảng nghiệp vụ: Bảng A về nhiệm vụ, công việc và sản phẩm; Bảng B về khối lượng, thời gian thực hiện và các yếu tố tác động; Bảng C về vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực; Bảng D về đối chiếu nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế.

Khi thực hiện, cơ quan, đơn vị đối chiếu dữ liệu đã kê khai với các trường tương ứng trong Bộ biểu Excel, chỉ bổ sung thông tin còn thiếu hoặc thay đổi; giữ mã, nguồn và số liệu đã được xác nhận. Các biểu liên kết theo mã tham chiếu, không yêu cầu nhập lại dữ liệu. Biểu C1, C2 phản ánh yêu cầu của vị trí; B1, C3 tính nhu cầu theo sản phẩm và thời gian; D1 dùng để đối chiếu nguồn nhân lực hiện có; D2 tự động lấy số người cần bố trí ở C3 để đối chiếu khi xây dựng phương án biên chế từng năm, không tính từ mức lương; không nhập đè cột liên kết. Bộ Excel phải được kiểm tra công thức, liên kết và điều kiện sử dụng kết quả trước khi phát hành.

Đối chiếu biểu nghiệp vụ trong Hướng dẫn và Bộ Excel:

A1 - Danh mục nhiệm vụ; A2 - Công việc, sản phẩm; B1 - Sản lượng, thời gian; B2 - Thay đổi công việc; C1 - Danh mục vị trí việc làm; C2 - Bản mô tả, khung năng lực; C3 - Nhu cầu nhân lực; D1 - Nhân lực hiện có; D2 - Phương án biên chế.

Tên trang tính kỹ thuật, tài liệu nguồn và các trang hỗ trợ tính toán (nếu có) được giải thích trong trang hướng dẫn của Bộ Excel; không lập thêm bộ biểu Word kê khai độc lập.

Bộ Excel gồm 09 biểu nghiệp vụ A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1, D2 và các trang tính chi tiết, danh mục, nguồn, kiểm thử, hỗ trợ. Số trang tính không đồng nghĩa số biểu phải kê khai. Cơ quan, đơn vị chỉ bổ sung những trường thuộc trách nhiệm; không nhập đè ô công thức, kết quả liên kết, tổng hợp, cảnh báo. Các bảng kiểm tra, tiến độ, nhật ký và các trang nguồn, kiểm thử, danh mục dùng chung, tham khảo do đầu mối có trách nhiệm quản lý; sự hiển thị trên tệp tính không tạo thêm nghĩa vụ kê khai của đơn vị. Cách thao tác cụ thể thực hiện theo Hướng dẫn điền biểu Excel kèm theo.

2. Yêu cầu khi kế thừa và bổ sung số liệu

Cơ quan đầu mối chuẩn bị, chuyển dữ liệu đã được xác nhận vào biểu tương ứng và cung cấp cho đơn vị đối chiếu; đơn vị chỉ cập nhật phần thay đổi, còn thiếu hoặc chưa đủ căn cứ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương giữ nguyên mã nhiệm vụ và thông tin đã được kiểm tra, xác nhận trong các biểu kê khai trước đây; chỉ cập nhật nội dung thay đổi hoặc bổ sung thông tin còn thiếu. Việc chuyển số liệu sang bộ biểu VTVL phải bảo đảm thống nhất mã tham chiếu, nguồn và phạm vi thống kê giữa các Bảng A, B, C, D.

Đối với thông tin chưa có hoặc chưa được kiểm chứng, ghi rõ tình trạng và nội dung cần bổ sung; không tự điền số liệu hoặc sử dụng số 0 thay cho trường hợp chưa xác định được. Chỉ ghi 0 khi đã xác nhận không phát sinh. Trường thông tin về ngạch, bậc, mức lương không được dùng để điền thay dữ liệu thiếu về sản lượng, thời gian, độ phức tạp hoặc yêu cầu năng lực của vị trí.

Mã và trạng thái dữ liệu dùng chung. Mã cơ quan, nhiệm vụ, công việc, vị trí việc làm được quản lý theo danh mục; mã dòng tính giờ phải phân biệt đơn vị, phần việc của vị trí, nhóm sản phẩm và kỳ. Các mã nêu trong bảng minh họa tại Phụ lục I và các ví dụ chỉ dùng để giải thích cách liên kết, không phải mã chính thức; không chuyển sang báo cáo chính thức.

Trạng thái dữ liệu gồm “chưa kê khai”, “đã kê khai chưa kiểm chứng”, “đã kiểm chứng”, “không áp dụng” kèm lý do. Trạng thái phương án gồm “đang xây dựng”, “đã hoàn thành ở đơn vị”, “đã thẩm định”, “đã được quyết định”. Phân biệt trạng thái này với giá trị số; ô trống không được quy đổi thành 0.

3. Kê khai nhân lực kiêm nhiệm và trách nhiệm tổng hợp

Đối với cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác đảng, kê khai đầy đủ công việc, sản phẩm và thời gian thực hiện; xác định rõ vị trí việc làm chính, cơ quan quản lý, sử dụng nhân lực và nơi tính biên chế. Trường hợp một người xuất hiện trong cả báo cáo chuyên môn và báo cáo công tác đảng, chỉ tổng hợp số người, biên chế một lần tại đầu mối chịu trách nhiệm chính thức; phần thời gian thực hiện từng công việc được xác định riêng, không tính trùng.

Các đảng ủy trực thuộc Trung ương tổ chức tổng hợp kết quả rà soát trong phạm vi được phân công, bao gồm nhiệm vụ chuyên môn và công tác đảng chuyên trách, kiêm nhiệm. Số liệu phải được đối chiếu, xác nhận với cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng biên chế; việc tổng hợp không làm thay đổi thẩm quyền giao, quản lý biên chế theo quy định.

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập, phân biệt vị trí việc làm viên chức, số người làm việc và nguồn kinh phí theo quy định; không gộp với biên chế công chức của cơ quan quản lý. Việc phân biệt nguồn kinh phí nhằm phục vụ quản lý, bố trí và xây dựng phương án; không lấy nguồn chi trả hoặc tiền lương hiện hưởng để hình thành vị trí việc làm.

PHỤ LỤC VI

KIỂM TRA, XÁC NHẬN DỮ LIỆU

1. Nội dung kiểm tra

Cơ quan, đơn vị kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của số liệu đã kê khai, bổ sung; tập trung vào căn cứ pháp lý, phạm vi và kỳ thống kê; danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm; khối lượng và thời gian thực hiện; các yếu tố tăng, giảm khối lượng công việc; vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và phương án biên chế.

Việc kiểm tra phải bảo đảm kế thừa dữ liệu đã được xác nhận, không thống kê trùng nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, thời gian thực hiện và nhân lực. Đối chiếu danh mục vị trí việc làm với văn bản đã được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt; rà soát đầy đủ các cơ quan tham mưu, giúp việc và đơn vị sự nghiệp của Đảng; phân biệt cán bộ, công chức, viên chức và các chế độ nhân sự khác.

Đối với nhân sự kiêm nhiệm công tác đảng, phải xác định rõ vị trí việc làm chính, cơ quan quản lý, sử dụng nhân lực và nơi tính biên chế; bảo đảm phản ánh đầy đủ khối lượng công việc nhưng chỉ tổng hợp số người, biên chế một lần.

Kết quả kiểm tra tự động chỉ hỗ trợ nhận diện thiếu dữ liệu, mã sai, phần giờ trùng hoặc vượt phạm vi; không thay thế việc kiểm tra chứng từ, kiểm chứng nghiệp vụ và xác nhận theo thẩm quyền. Trạng thái chưa chạy kiểm tra, ô trống hoặc cảnh báo chưa hoàn thiện không được coi là “đã đạt”.

2. Những sai sót thường gặp và cách xử lý

3. Trách nhiệm kiểm tra, xác nhận

Cơ quan, đơn vị trực tiếp kê khai chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu. Bộ phận chuyên môn xác nhận nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, chất lượng, khối lượng và thời gian thực hiện; bộ phận tổ chức cán bộ kiểm tra danh mục vị trí việc làm, loại nhân lực, số người hiện có, biên chế được giao và phương án bố trí. Người đứng đầu chịu trách nhiệm về kết quả thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

Cơ quan được giao tổng hợp kiểm tra tính thống nhất giữa các biểu, đối chiếu số liệu của các đơn vị thuộc phạm vi quản lý, xử lý hoặc yêu cầu làm rõ những nội dung còn khác nhau trước khi tổng hợp. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về số liệu thuộc phạm vi quản lý theo quy định.

Kiểm tra có trọng tâm đối với sản lượng, thời gian lao động tăng đột biến; mức giờ khác biệt đáng kể giữa đơn vị tương đồng; nhiệm vụ chưa rõ căn cứ; tác động số hóa, thuê dịch vụ chưa được kiểm chứng; người kiêm nhiệm hoặc kết quả có nguy cơ tính trùng. Kết quả kiểm tra tại các đơn vị đại diện được sử dụng để hoàn thiện danh mục, phương pháp và hỗ trợ những đơn vị chưa đủ dữ liệu; không đồng nhất kiểm tra thử với phê duyệt định mức.

Đối với những nội dung chưa đủ căn cứ xác nhận, phải ghi rõ thông tin còn thiếu, nguyên nhân, cơ quan chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thiện. Không tự điều chỉnh số liệu nguồn hoặc sử dụng số liệu chưa được kiểm chứng làm căn cứ trực tiếp đề xuất giao biên chế. Phần dữ liệu đủ căn cứ vẫn được tổng hợp đúng phạm vi; phần còn thiếu phải theo dõi riêng, không coi là nhu cầu bằng không và không coi kết quả tính một phần là nhu cầu đầy đủ của vị trí. Trường hợp cần thiết, phương án bố trí chuyển tiếp được xem xét theo thẩm quyền trên cơ sở căn cứ hiện hành còn giá trị.

Điều kiện sử dụng PP2: danh mục công việc đầy đủ; sản lượng, thời gian và thay đổi thuộc phạm vi tính có căn cứ, được xác nhận; quỹ giờ 1.904 giờ hoặc mức đặc thù đã phê duyệt được ghi rõ, cùng kỳ và không trùng thời gian. Thiếu dữ liệu phải ghi trạng thái, không dùng kết quả tính thử làm nhu cầu đã kiểm chứng. Kiểm tra riêng việc không sử dụng số người, biên chế hiện có, ngạch, bậc và tiền lương làm biến số trong công thức xác định nhu cầu; trường hợp phát hiện phải sửa, tính lại trên căn cứ công việc và thời gian hợp lệ. Khi đối chiếu kết quả lập phương án, kiểm tra cột số người cần bố trí trong Biểu D2 đã liên kết đúng mã với Biểu C3; trường hợp cần dự báo thay đổi theo năm phải có thuyết minh riêng, không nhập đè ô công thức. Các thông báo cảnh báo là kết quả kiểm tra kỹ thuật, không tự thay thế thẩm định nghiệp vụ. Đối với công việc chưa có định mức, kết quả đo, kiểm đếm, ước lượng phải ghi nguồn, phương pháp đo hoặc cách ước, người phụ trách kiểm tra và xác nhận; cảnh báo kỹ thuật “ĐẠT” không đồng nghĩa đã xác nhận nghiệp vụ. PP3 được giải trình và xác nhận theo thẩm quyền, không bắt buộc lượng hóa phút/sản phẩm.

PHỤ LỤC VII

THEO DÕI TIẾN ĐỘ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN

Báo cáo tiến độ năm 2026 phải theo dõi riêng: (i) tiến độ xác định nhu cầu và phương án biên chế 2027-2031; (ii) số cơ quan, đơn vị và số vị trí việc làm đã được tích hợp, xác nhận trong cơ sở dữ liệu VTVL thống nhất; (iii) số còn thiếu nguồn, thiếu xác nhận, đầu mối và thời hạn xử lý. Không dùng tỷ lệ nộp tệp thay tỷ lệ dữ liệu đạt yêu cầu.

Trong năm 2026, hoàn thành cơ sở dữ liệu vị trí việc làm thống nhất theo phạm vi, cấu trúc, trạng thái kiểm chứng do cấp có thẩm quyền xác định. Từ năm 2027, tiếp tục chuẩn hóa và nghiên cứu hoàn thiện Cổng thông tin quản lý vị trí việc làm phục vụ cập nhật định kỳ hoặc khi có thay đổi.

1. Nội dung và chỉ tiêu báo cáo

Các cơ quan, đơn vị, địa phương cập nhật tiến độ thực hiện theo từng bước của Hướng dẫn, trên cơ sở dữ liệu tại các Bảng A, B, C, D. Báo cáo kỳ sau kế thừa kết quả đã được xác nhận của kỳ trước, chỉ cập nhật nội dung thay đổi hoặc bổ sung; không tổ chức kê khai lại.

Đối với công tác đảng kiêm nhiệm, thống kê khối lượng công việc theo phạm vi thực hiện nhưng không cộng trùng số người, biên chế giữa báo cáo chuyên môn và báo cáo công tác đảng.

Triển khai và kiểm thử đồng thời: từ ngày ban hành Hướng dẫn, cơ quan đầu mối lựa chọn một số đơn vị làm điểm (cơ quan Đảng, sở, ngành, xã, phường có điều kiện khác nhau), thử đủ 08 bước và tổng hợp vướng mắc về mã, dữ liệu, phân bổ giờ, kiêm nhiệm, tác động B2, phương án từng năm và giới hạn 200 dòng. Ban Tổ chức Trung ương chủ trì chuẩn bị tập huấn toàn quốc dự kiến ngày 22/10/2026; các đầu mối gửi câu hỏi, tình huống và danh mục mẫu để thống nhất hướng dẫn. Kết quả kiểm thử phục vụ hoàn thiện công cụ và tài liệu giải đáp, không thay thế xác nhận số liệu hoặc làm chậm tiến độ kê khai chính thức.

2. Tiến độ thực hiện

Trước ngày 10/11/2026: Hoàn thành rà soát, kê khai, kiểm tra, xác nhận và gửi dữ liệu ban đầu.

Từ ngày 10/11 đến trước ngày 15/11/2026: Kiểm tra, đối chiếu, chuẩn hóa số liệu; xử lý những nội dung còn thiếu, chưa thống nhất.

Trước ngày 20/11/2026: Hoàn thành xác định nhu cầu nhân lực, đối chiếu và xây dựng phương án biên chế trong phạm vi quản lý.

Trước ngày 25/11/2026: Ban Tổ chức Trung ương hoàn thành tổng hợp, phân tích và dự kiến phương án giao biên chế giai đoạn 2027-2031.

Trước ngày 30/11/2026: Hoàn thiện Tờ trình, phương án và các phụ lục số liệu để trình Bộ Chính trị trong tháng 12/2026.

Các mốc tiến độ thực hiện theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền. Các cơ quan, đơn vị chủ động triển khai đồng thời những công việc đã đủ dữ liệu, không chờ hoàn thành toàn bộ việc kê khai mới xác định nhu cầu nhân lực.

3. Báo cáo và xác nhận kết quả

Các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện báo cáo tiến độ hằng tháng theo đầu mối được giao. Riêng trong tháng 11/2026, gửi kết quả theo các mốc tiến độ quy định, không chờ đến kỳ báo cáo tháng.

Kết quả thực hiện được theo dõi theo ba trạng thái: đã kê khai, đã kiểm chứng, đã hoàn thành phương án. Việc xác nhận hoàn thành căn cứ vào mức độ đầy đủ, chính xác của dữ liệu, kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án biên chế thuộc phạm vi quản lý; không chỉ căn cứ vào việc đã gửi biểu mẫu.

Bổ sung chỉ tiêu tổng số đơn vị thuộc phạm vi, số đơn vị đã kiểm chứng, số đơn vị hoàn thành phương án; tổng số vị trí và số còn thiếu căn cứ. Các trạng thái lũy kế không cộng với nhau. Nhu cầu lao động quy đổi chỉ cộng các kết quả PP2 cùng kỳ, cùng cơ sở; số người cần bố trí được tổng hợp sau khi loại trùng phần dùng chung. Không trộn người quy đổi với người theo PP1, PP3 trong một tổng không giải thích.

Trường hợp còn dữ liệu chưa đủ căn cứ kiểm chứng, phải xác định rõ nội dung, nguyên nhân, cơ quan chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý. Không sử dụng số liệu chưa được xác nhận làm căn cứ trực tiếp đề xuất giao biên chế.

Tỷ lệ nhiệm vụ đã xác nhận bằng số nhiệm vụ đã xác nhận chia tổng nhiệm vụ kê khai cùng phạm vi; tỷ lệ vị trí đủ căn cứ bằng số vị trí đủ căn cứ chia tổng vị trí rà soát. Mẫu số chưa có thì ghi “chưa đủ dữ liệu”; bằng 0 có xác nhận thì ghi “không áp dụng”. Số thuộc tử số không được vượt mẫu số.

Các cơ quan, đơn vị trực tiếp kê khai chịu trách nhiệm về số liệu thuộc phạm vi quản lý. Cơ quan đầu mối tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, xác nhận tính thống nhất giữa các biểu và gửi kết quả về Ban Tổ chức Trung ương theo quy định.

PHỤ LỤC VIII

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC PHỤ LỤC VÀ
BIỂU MẪU THEO 08 BƯỚC

Đối chiếu ba tầng: (1) nhu cầu lao động quy đổi theo giờ; (2) số người cần bố trí sau khi xét phân công, kiêm nhiệm, chế độ, lịch trực; (3) chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền quyết định. Mức giờ chuẩn 1.904 chỉ dùng cho PP2 theo điều kiện áp dụng, không thay thế PP1 hoặc PP3. Việc hoàn thiện VTVL và xác định nhu cầu không căn cứ vào cơ cấu ngạch, mức lương hiện hưởng; đồng thời là nguồn thông tin phục vụ đổi mới công tác cán bộ, quản lý biên chế và cải cách tiền lương theo chủ trương, lộ trình, thẩm quyền.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện theo 08 bước của Hướng dẫn, sử dụng phụ lục và biểu mẫu tương ứng để rà soát, bổ sung, kiểm tra và tổng hợp số liệu. Kế thừa kết quả kê khai đã được xác nhận; chỉ cập nhật nội dung thay đổi hoặc còn thiếu, không yêu cầu kê khai lại từ đầu.

Có thể tổ chức việc thực hiện thành ba giai đoạn: xác nhận dữ liệu nền (Bước 1, 2 và phần dữ liệu đã có của Bước 5); bổ sung và kiểm chứng sản lượng, thời gian, tác động thực tế (Bước 3, 4); xác định nhu cầu, đối chiếu nhân lực, lập phương án, kiểm tra và báo cáo (Bước 5 đến Bước 8). Đơn vị đã đủ dữ liệu thực hiện đồng thời các bước có thể triển khai, không chờ đơn vị làm điểm hoặc chờ hoàn thành danh mục thời gian chuẩn trên toàn hệ thống.

Trường hợp biểu nghiệp vụ giới hạn 200 dòng, địa phương không tự chèn thêm dòng vào vùng đã bảo vệ; cơ quan đầu mối hướng dẫn tổ chức tệp theo cơ quan, đơn vị và phương án tổng hợp liên kết mã. Đối với phần việc một nhiệm vụ do nhiều vị trí tham gia, kê khai từng phần công việc có mã riêng gắn nhiệm vụ gốc, ghi rõ số giờ của từng vị trí, tránh nhân đôi sản lượng. Với người kiêm nhiệm, thống kê số người một lần theo đơn vị quản lý biên chế; lưu bảng phân bổ giờ đã đối chiếu riêng để kiểm tra tổng quỹ giờ. Những tình huống chưa đủ điều kiện kỹ thuật phải ghi và báo cáo, không tự kết luận số liệu đã kiểm chứng.

Thứ tự thao tác đề nghị: (1) đối chiếu dữ liệu nguồn nhiệm vụ, vị trí việc làm và nguồn nhân lực đã được kế thừa; (2) rà soát Biểu A1 và A2; (3) nhập sản lượng, thời gian tại Biểu B1 và tác động thực tế tại Biểu B2; (4) đối chiếu danh mục, năng lực tại Biểu C1, C2 và xác định nhu cầu tại Biểu C3; (5) đối chiếu nguồn lực, lập phương án tại Biểu D1, D2; (6) tự kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả. Cơ quan đầu mối tổng hợp, theo dõi tiến độ và lưu lịch sử cập nhật; không yêu cầu đơn vị kê khai riêng các bảng hỗ trợ quản lý, tổng hợp. Kết quả số người cần bố trí trong Biểu D2 tự động lấy từ Biểu C3 theo mã vị trí, không sửa trực tiếp; phần dự kiến thay đổi theo từng năm phải được giải trình riêng.