Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế của người mua thì xử lý thế nào?

1. Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế người mua xử lý thế nào?

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế của người mua, người bán được lựa chọn một trong hai cách xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Quy định này cũng áp dụng khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên hàng hóa; quy cách, chất lượng hàng hóa; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số và xử lý như sau:

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới cho người mua.

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

Lưu ý:

Khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:

- Được điều chỉnh hoặc thay thế nhiều hóa đơn cùng lúc

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán đã lập sai cùng một thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong tháng đó.

Khi thực hiện, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Phải thỏa thuận hoặc thông báo trước khi điều chỉnh, thay thế

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán thực hiện như sau:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai.

• Nếu người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có website.

Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận

Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

• Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

• Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.

2. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?

Theo Mục 7 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. 

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu được xác định như sau:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Quy định trên không áp dụng đối với trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Về thời điểm khai thuế, người bán thực hiện khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.

Đối với người mua, thời điểm khai thuế là thời điểm nhận được hóa đơn bảo đảm đúng và đầy đủ về hình thức, nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Như vậy, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn và được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

3. Khi nào doanh nghiệp, hộ kinh doanh bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong các trường hợp sau:

(1) Chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

(2) Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Cơ quan thuế xác minh và thông báo tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

(3) Tạm ngừng kinh doanh

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện tạm ngừng kinh doanh.

(4) Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn

Cơ quan thuế có quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để cưỡng chế nợ thuế.

(5) Sử dụng hóa đơn để bán hàng vi phạm pháp luật

Tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

(6) Lập hóa đơn để bán khống hàng hóa, dịch vụ

Tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh lập hóa đơn điện tử nhằm bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân và bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố, thông báo cho cơ quan thuế.

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũng được thực hiện khi cơ quan công an, viện kiểm sát hoặc tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế áp dụng biện pháp này.

(7) Bị yêu cầu tạm ngừng ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng ngành, nghề kinh doanh có điều kiện do không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi vi phạm pháp luật thuế, hóa đơn của người nộp thuế cũng thuộc diện ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

(8) Không còn đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành, nghề kinh doanh, dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện sử dụng loại hóa đơn này theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trong trường hợp này, cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc tạm ngừng sử dụng hóa đơn được thực hiện theo văn bản gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III.

(9) Thông tin đăng ký thuế không khớp với dữ liệu dân cư

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không đầy đủ hoặc không khớp với thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phải bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc.

Hết thời hạn này, nếu chưa bổ sung thông tin, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ bị cơ quan thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

(10) Có hành vi trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế; được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp; hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Người nộp thuế đồng thời bị xử lý theo quy định của pháp luật và trình tự tại điểm c khoản 2 Điều 8.

(11) Thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn

Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo Thông tư 94/2026/TT-BTC bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm d khoản 2 Điều 8.