Lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và cách khắc phục

Thông qua các diễn đàn, hội nhóm trên Facebook, Zalo và tổng đài 1900.6192 , LuatVietnam đã tổng hợp một số vướng mắc, khó khăn và lỗi phổ biến dưới đây để chia sẻ với bạn đọc:

1. Lỗi khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế. Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp gặp phải và cách khắc phục với từng lỗi như sau:

- Chọn sai hình thức hóa đơn có mã/ không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần tích chọn hóa đơn không mã trong khi thuộc đối tượng hóa đơn có mã; hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế sử dụng hóa đơn có mã.

- Tích chọn vào đối tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử phải trả tiền qua các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Chỉ một số ít doanh nghiệp theo quy định mới được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền.

- Một số doanh nghiệp bị ẩn nút/chức năng nộp tờ khai trên phần mềm hóa đơn điện tử nên không thực hiện nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế được

Trong giai đoạn đầu triển khai, với các doanh nghiệp nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế sẽ thực hiện gửi mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế, doanh nghiệp cần liên hệ với Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của mình để được hỗ trợ đăng ký. Các doanh nghiệp còn lại vẫn thực hiện xuất hóa đơn theo quy định cũ như bình thường.

- Sau khi đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cơ quan thuế gửi email thông báo tài khoản sử dụng tra cứu HĐĐT trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế nhưng doanh nghiệp không biết tra cứu ở đâu

Doanh nghiệp cần truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế để thực hiện tra cứu.

>> Thủ tục đăng ký và kê khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tham khảo tại đây.

Nhiều kế toán gặp lỗi khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 (Ảnh minh họa)

2. Lỗi khi xuất hóa đơn, cấp mã của cơ quan thuế

Qua vài ngày đầu áp dụng, một số doanh nghiệp phản ánh tình trạng lỗi phát sinh khi xuất hóa đơn và cấp mã của cơ quan thuế từ phần mềm, phổ biến như:

- Tình trạng hiển thị thông tin hóa đơn không đầy đủ hoặc bị chèn/ khuất một số chỉ tiêu thông tin

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, các Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế, điều chỉnh lại mẫu hóa đơn có thể chưa chuẩn hoặc hiển thị chưa đầy đủ thông tin của hóa đơn.

- Cấp mã từ cơ quan thuế gặp lỗi

Khi xuất hóa đơn doanh nghiệp sẽ gửi lên cơ quan thuế để cấp mã. Trường hợp dữ liệu gửi lên không đúng định dạng, không đúng chuẩn sẽ bị hệ thống thuế từ chối yêu cầu điều chỉnh. Ví dụ do địa chỉ email người nhận quá dài (do nhập nhiều email); dữ liệu hóa đơn có ký tự đặc biệt hệ thống không hỗ trợ; mã số thuế người mua không đúng chuẩn định dạng…

- Hệ thống hóa đơn điện tử chưa ổn định

 Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của các Tổ chức cung cấp dịch vụ còn phát sinh một số vấn đề về tốc độ chậm, lấy mã cơ quan thuế chậm, chuẩn dữ liệu chưa tương thích hoàn toàn với hệ thống của cơ quan thuế, thiếu chức năng tiện ích hỗ trợ người dùng…

Đối với các vấn đề vướng mắc và lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần thông báo, phản ánh tới các Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của mình để được tư vấn, hỗ trợ và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan để thực hiện lập, xuất hóa đơn và cấp mã thành công với cơ quan thuế. Đồng thời các Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần nhanh chóng sửa lỗi, chuẩn dữ liệu đầu vào, nâng cấp hệ thống và chức năng tiện ích để hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn trong quá trình sử dụng và mở rộng cung cấp cho khách hàng thời gian tới.

3. Một số lỗi về thủ tục và nghiệp vụ

Ngoài các vấn đề về hệ thống phần mềm, doanh nghiệp cũng gặp một số vướng mắc về thủ tục và nghiệp vụ như: Doanh nghiệp chưa nhận được thông báo/ yêu cầu chuyển đổi của cơ quan thuế thì có chủ động tự đăng ký được không? Hóa đơn đã xuất khi cấp mã cơ quan thuế bị lỗi thì xử lý như thế nào?

Đối với các nội dung này doanh nghiệp cần cập nhật hướng dẫn và tham vấn cán bộ thuế, cơ quan thuế để nắm bắt lộ trình chuyển đổi và cập nhật các quy định về xử lý hóa đơn sai sót để thực hiện cho đúng và đầy đủ.

>> Xem thêm hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót tại đây.

Trên đây, LuatVietnam đã tổng hợp các nội dung liên quan tới những lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 trong thời gian đầu áp dụng. Chúc quý doanh nghiệp gặp nhiều thuận lợi trong quá trình thực hiện. Nếu có thêm thắc mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ  1900.6192.

>> Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế