Cách hủy hóa đơn còn tồn khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, phải xử lý thế nào với số hóa đơn đang còn tồn, gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ (Thông tư 32, Quyết định 1209)? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều doanh nghiệp.

Trong bài viết này, LuatVietnam sẽ cùng các doanh nghiệp đi tìm câu trả lời cho các băn khoăn trên để việc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới được rõ ràng, thuận lợi.

Phải hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đã phát hành còn tồn

Theo quy định tại khoản 3, Điều 15 Nghị định 123 có nêu:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

Như vậy theo quy định trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).

Gần đây, trong Thông báo gửi doanh nghiệp, người nộp thuế trên địa bàn TP. Hà Nội về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại Hà Nội, Cục thuế TP. Hà Nội cũng đã hướng dẫn rõ nội dung này cho các doanh nghiệp, người nộp thuế nắm bắt thực hiện.

>> Toàn văn Thông báo của Cục thuế TP. Hà Nội về áp dụng hóa đơn điện tử 

Nghị định 123 có hướng dẫn khá cụ thể về việc hủy hóa đơn còn tồn (Ảnh minh họa)

Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123 như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử cũ đang sử dụng, doanh nghiệp thực hiện liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của mình để hỗ trợ thủ tục ngừng trên phần mềm để tránh việc phát sinh việc vẫn phát hành xuất hóa đơn sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

Như vậy LuatVietnam đã cập nhật các quy định liên quan tới hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Nếu bạn là kế toán doanh nghiệp đang thực hiện nghiệp vụ này mà gặp khó khăn, vướng mắc vui lòng liên hệ đến tổng đài hỗ trợ của LuatVietnam: 1900.6192. 

>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78