Sau khi tuyển dụng lao động Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải làm thủ tục gì?

1. Sau khi tuyển dụng lao động Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải làm thủ tục gì?

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động với người lao động Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải thông báo về người lao động đã tuyển dụng cho cơ quan, tổ chức quản lý theo quy định. 

Nội dung thông báo phải ghi rõ:

• Họ và tên người lao động Việt Nam;
• Số định danh cá nhân;
• Vị trí việc làm;
• Thời điểm bắt đầu làm việc.

Thông báo có thể được thực hiện bằng một trong các hình thức:

• Trực tiếp;
• Qua dịch vụ bưu chính;
• Trực tuyến;
• Qua địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan, tổ chức quản lý.

Như vậy, sau khi hoàn tất việc tuyển dụng và ký hợp đồng, thủ tục mà tổ chức, cá nhân nước ngoài cần đặc biệt lưu ý là thông báo thông tin người lao động được tuyển dụng trong thời hạn 10 ngày làm việc.

Cơ quan, tổ chức nhận thông báo là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài. Theo Điều 5 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, đây là các cơ quan, tổ chức được Bộ Ngoại giao phân cấp, ủy quyền, giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu thực hiện quản lý người lao động Việt Nam theo quy định pháp luật. 

Theo Điều 6, tổ chức, cá nhân nước ngoài có thể trực tiếp tuyển dụng người lao động Việt Nam hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức quản lý hỗ trợ việc tuyển dụng. Khi hai bên đã ký hợp đồng lao động, quy trình chuyển sang giai đoạn quản lý người lao động.

2. Người lao động Việt Nam phải nộp hồ sơ gì sau khi ký hợp đồng?

Không chỉ tổ chức, cá nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục sau tuyển dụng. Người lao động Việt Nam cũng có trách nhiệm nộp hồ sơ quản lý.

Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động với tổ chức, cá nhân nước ngoài, người lao động Việt Nam phải nộp hồ sơ quản lý người lao động. Cụ thể:

• Phiếu thông tin cá nhân của người lao động Việt Nam theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 371/2026/NĐ-CP;
• Bản sao hợp đồng lao động đã ký kết giữa người lao động Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài. 

Người lao động có thể nộp hồ sơ:

• Trực tiếp;
• Qua dịch vụ bưu chính;
• Trực tuyến;
• Qua địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan, tổ chức quản lý.

Điều 8 Nghị định 371/2026/NĐ-CP còn quy định thành phần thứ ba của hồ sơ quản lý là Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước cho người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam theo Mẫu số 02. Tuy nhiên, Giấy chứng nhận này được bổ sung sau khi người lao động hoàn thành chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật theo quy định.

3. Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan quản lý xử lý như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ thông báo của tổ chức, cá nhân nước ngoài và hồ sơ quản lý người lao động Việt Nam, cơ quan, tổ chức quản lý phải gửi thông báo về việc tiếp nhận quản lý người lao động Việt Nam. 

Thông báo này được gửi đến tổ chức, cá nhân nước ngoài bằng văn bản trực tiếp hoặc trực tuyến.

Như vậy, sau khi ký hợp đồng lao động, quá trình quản lý có sự tham gia của:

• Tổ chức, cá nhân nước ngoài phải thông báo thông tin người lao động trong 10 ngày làm việc.
• Người lao động Việt Nam phải nộp hồ sơ quản lý trong 10 ngày làm việc.
• Cơ quan, tổ chức quản lý có 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông báo và hồ sơ để thông báo về việc tiếp nhận quản lý người lao động.

Các mốc thời gian này đều được tính theo ngày làm việc, không phải ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ.

4. Người lao động phải hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật trong bao lâu?

Theo khoản 5 Điều 11 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, người lao động Việt Nam có trách nhiệm hoàn thành chương trình này trong vòng 06 tháng kể từ khi ký kết hợp đồng lao động với tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 371/2026/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức quản lý có trách nhiệm:

• Tổ chức chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước bằng hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến;
• Cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình;
• Bổ sung thông tin vào hồ sơ quản lý người lao động Việt Nam.

Giấy chứng nhận này được lập theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 371/2026/NĐ-CP. Phụ lục của Nghị định xác định đây là “Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước cho người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam”. 

Về phía tổ chức, cá nhân nước ngoài, điểm b khoản 3 Điều 10 quy định phải tạo điều kiện để người lao động tham gia chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật do cơ quan, tổ chức quản lý tổ chức trong quá trình người lao động làm việc. 

5. Tổ chức, cá nhân nước ngoài còn phải thực hiện nghĩa vụ gì trong thời gian sử dụng lao động?

Ngoài việc thông báo trong 10 ngày làm việc sau khi ký hợp đồng, Điều 10 Nghị định 371/2026/NĐ-CP còn đặt ra các trách nhiệm trong suốt quá trình sử dụng người lao động Việt Nam.

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 10, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải:

• Tuân thủ Nghị định 371/2026/NĐ-CP, pháp luật về lao động và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;
• Thực hiện đúng hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động Việt Nam. 

Theo khoản 3 Điều 10, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tạo điều kiện để người lao động:

• Hoàn thiện đầy đủ hồ sơ quản lý;
• Thực hiện quy định về quản lý người lao động tại cơ quan, tổ chức quản lý theo Điều 7 và Điều 8;
• Tham gia chương trình tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước. 

Ngoài ra, khoản 5 Điều 10 Nghị định 371/2026/NĐ-CP quy định định kỳ trước ngày 15/12 hằng năm, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải gửi Phiếu thông tin tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm Nghị định.

Phiếu có thể được gửi trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, trực tuyến hoặc qua địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan, tổ chức quản lý. 

Theo Mẫu số 05 tại Phụ lục Nghị định, nội dung báo cáo bao gồm tình hình tuyển dụng người lao động Việt Nam trong năm và danh sách những người lao động Việt Nam đang làm việc, với các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm, thời điểm bắt đầu, kết thúc làm việc và loại hợp đồng lao động. 

Trên đây là thông tin về “Sau khi tuyển dụng lao động Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải làm thủ tục gì? Nghị định 371/2026/NĐ-CP”. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 371/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ..