Từ 01/7/2026, thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử lên tới 10 năm

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác có liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Thông tư cũng quy định trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Ngoài quy định về thời gian lưu trữ, Thông tư 08/2026/TT-BNV còn đặt ra nhiều yêu cầu đối với việc quản lý, khai thác và bảo vệ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử. Theo Điều 18, việc khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ và các quy định có liên quan. Dữ liệu phải được xử lý đúng mục đích, đúng phạm vi, đúng thẩm quyền và có biện pháp bảo vệ tính bí mật, toàn vẹn và sẵn sàng của dữ liệu.

Đối với dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, dữ liệu thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh, Thông tư quy định chỉ được khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao khi có căn cứ pháp lý phù hợp và bảo đảm đủ biện pháp bảo vệ. Đồng thời, mọi hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu vượt ngưỡng thông thường phải được ghi nhận, cảnh báo và rà soát.

Bên cạnh đó, Điều 15 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định khi eContract bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối thì dữ liệu của các hợp đồng lao động điện tử đã giao kết hợp lệ phải được chuyển sang chế độ bảo toàn và không được sửa lịch sử giao dịch gốc trái pháp luật. Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm phối hợp chuyển giao dữ liệu, hỗ trợ xuất hồ sơ và hỗ trợ gói dữ liệu chuyển giao để bảo đảm không làm mất khả năng chứng minh quyền và nghĩa vụ của người dùng cuối.

Ngoài ra, theo Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thông tin về ID được cấp cho hợp đồng lao động điện tử sẽ được gửi đồng thời về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu phải bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.