Nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ có phải lập hóa đơn ngay không?

1. Nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp bên cung cấp dịch vụ nhận tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm nhận tiền đặt cọc. Quy định này được xác định riêng với trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.

1.1. Quy định đối với khoản tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ)."

Theo quy định này, khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Cụ thể, quy định áp dụng khi:

• Bên nhận tiền là người cung cấp dịch vụ;
• Khoản tiền nhận được là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự;
• Mục đích đặt cọc là để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

1.2. Trường hợp nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ

Cũng tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng đã nêu.

Theo đó, việc lập hóa đơn được xác định như sau:

• Nhận tiền trước khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Nhận tiền trong khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Nhận tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ: Không phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền đặt cọc.

Vì vậy, khi xác định nghĩa vụ lập hóa đơn, cần phân biệt khoản tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng với khoản tiền bên cung cấp dịch vụ thu trước hoặc thu trong quá trình cung cấp dịch vụ.

1.3. Thời điểm lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn xác định nguyên tắc chung:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

Theo quy định, đối với trường hợp cung cấp dịch vụ áp dụng nguyên tắc chung, hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Quy định này áp dụng cả khi bên cung cấp dịch vụ:

• Đã thu tiền của khách hàng;
• Chưa thu tiền của khách hàng.

Do đó, không phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền đặt cọc không đồng nghĩa với việc không phải lập hóa đơn đối với dịch vụ được cung cấp.

Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bên cung cấp phải thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn theo thời điểm được quy định, trừ trường hợp có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.

2. Thời điểm lập hóa đơn khi dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn

2.1. Lập hóa đơn khi bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng."

Theo nội dung trên, đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ có nhiều hạng mục hoặc công đoạn được bàn giao riêng, việc lập hóa đơn được thực hiện theo từng lần bàn giao.

Cụ thể:

• Mỗi lần bàn giao một hạng mục dịch vụ: Phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được bàn giao.
• Mỗi lần bàn giao một công đoạn dịch vụ: Phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị dịch vụ của công đoạn đó.

Nếu hợp đồng được thực hiện và bàn giao theo nhiều hạng mục, công đoạn, việc lập hóa đơn không chỉ được xác định tại thời điểm hoàn thành toàn bộ dịch vụ mà còn căn cứ từng lần bàn giao,

2.2. Trường hợp hoạt động xây dựng, lắp đặt

Điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định riêng đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt:

"Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;"

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm:

• Nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành;
• Nghiệm thu, bàn giao hạng mục công trình hoàn thành;
• Nghiệm thu, bàn giao khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

Việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc bên cung cấp đã nhận được tiền thanh toán hay chưa.

2.3. Trường hợp cung cấp dịch vụ cần đối soát dữ liệu

Bên cạnh các trường hợp trên, điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với một số hoạt động cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, với số lượng lớn và cần có thời gian đối soát số liệu giữa các bên.

Các hoạt động được liệt kê gồm dịch vụ viễn thông, dịch vụ logistics, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ bảo hiểm cùng những hoạt động khác được quy định tại điểm này.

Đối với các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng, thời điểm lập hóa đơn được xác định:

• Khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên;
• Chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ; hoặc
• Không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước được xác định căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và người mua.

3. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ và thời điểm áp dụng

3.1. Trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua [...] trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này."

Theo đó, bên cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử khi thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn theo quy định.

Đối với hợp đồng dịch vụ có nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng, cần áp dụng đồng thời:

• Không phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ; xác định thời điểm lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền trước, trong khi cung cấp dịch vụ theo trường hợp tương ứng.
• Lập hóa đơn theo từng lần bàn giao nếu hợp đồng có bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ.
• Áp dụng thời điểm lập hóa đơn riêng đối với những hoạt động dịch vụ được quy định cụ thể tại khoản này.

3.2. Yêu cầu đối với hóa đơn điện tử được lập

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải:

• Được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu;
• Ghi đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật về thuế, kế toán và Điều 10 Nghị định này;
• Phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Trên đây là thông tin về việc lập hóa đơn điện tử khi nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...