Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng phải sử dụng loại hóa đơn điện tử nào?

1. Loại hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng

Thứ nhất, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.”

Theo đó, hộ kinh doanh có doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định này.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đây là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn gồm:

• Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra;
• Chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin người bán lập trên hóa đơn.

Đối với loại hóa đơn này, hộ kinh doanh lập hóa đơn, gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã và giao hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.

Thứ hai, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Loại hóa đơn thứ hai được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Khoản 3 Điều 3 Nghị định này quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được lập từ hệ thống tính tiền của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

Theo quy định, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể là:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
• Dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bên cạnh đó, khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế, nếu tra cứu được thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Như vậy, đây là hình thức hóa đơn điện tử được lập từ hệ thống tính tiền, có dữ liệu kết nối với cơ quan thuế theo quy định.

2. Cách đăng ký, lập và thể hiện nội dung hóa đơn điện tử

Sau khi xác định loại hóa đơn phải sử dụng, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký và lập hóa đơn theo các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn

Khoản 3 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và các quy định có liên quan.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có nghĩa vụ:

• Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
• Quản lý hoạt động tạo hóa đơn theo quy định;
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với các trường hợp pháp luật quy định;
• Công khai cách thức tra cứu, nhận tệp gốc hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng.

2.2. Trình tự lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo khoản 1 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể thực hiện theo các phương thức sau:

Trường hợp lập hóa đơn qua Hệ thống thông tin quản lý thuế:

• Truy cập hệ thống để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Ký số trên hóa đơn đã lập;
• Gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Trường hợp lập hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

• Truy cập trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị;
• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Ký số và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ để cơ quan thuế cấp mã.

Khoản 2 Điều 12 quy định hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng yêu cầu về nội dung, định dạng, thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Sau khi được cấp mã, hộ kinh doanh phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua theo 

2.3. Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có các nội dung sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại theo quy định, nếu người mua yêu cầu.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thông tin tra cứu: Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Đối với tổ chức kinh tế nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn còn phải thể hiện giá bán chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế.

Người bán được gửi hóa đơn cho người mua bằng hình thức điện tử, như tin nhắn, thư điện tử hoặc các hình thức khác hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

3. Trách nhiệm chuyển dữ liệu, lưu trữ hóa đơn và thời điểm áp dụng

Ngoài việc sử dụng đúng loại hóa đơn, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng còn phải thực hiện các trách nhiệm liên quan đến chuyển dữ liệu, lưu trữ hóa đơn và chi trả phí dịch vụ theo quy định.

3.1. Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm gửi hóa đơn đã được cấp mã đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã.

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người bán phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế vào cuối ngày, trừ trường hợp cung cấp dịch vụ được quy định. Như vậy, thời điểm thực hiện nghĩa vụ chuyển dữ liệu được xác định theo hình thức hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh sử dụng.

Đồng thời, khoản 1 Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Theo khoản 2 Điều 9, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ thông thường là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thực hiện theo quy định riêng tại khoản này.

3.2. Trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bảo đảm:

• An toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ;
• Không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán;
• Sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, nhưng phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật.

3.3. Trường hợp hộ kinh doanh được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ trong 12 tháng kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử. Địa bàn áp dụng được xác định theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư của pháp luật về đầu tư.

Cục Thuế trực tiếp thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ miễn phí đối với các đối tượng được quy định.

Trên đây là thông tin về các loại hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải sử dụng. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...