Hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ có phải lập hóa đơn điện tử không?

1. Hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ không phải lập hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa xuất để chuyển kho nội bộ nhằm tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cùng một cơ sở kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này cũng áp dụng đối với việc xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh.

1.1. Trường hợp xuất hàng hóa để chuyển kho nội bộ

Khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Trong đó, điểm a khoản 8 Điều 7 quy định:

“Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;”

Theo quy định này, các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

• Hàng hóa được xuất từ kho này sang kho khác trong cùng một cơ sở kinh doanh để tiếp tục phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Vật tư được xuất để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;
• Bán thành phẩm được xuất để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh.

Như vậy, hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ để tiếp tục hoạt động sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn điện tử.

1.2. Trường hợp xuất hàng hóa, tài sản phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh

Ngoài việc chuyển kho nội bộ, điểm b khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với:

“Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);”

Theo đó, các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hàng hóa do cơ sở kinh doanh xuất để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Dịch vụ do cơ sở kinh doanh cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Quy định này được áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính cơ sở kinh doanh.

1.3. Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc

Khoản 6 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thêm những trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử:

“Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.”

Theo quy định, việc điều chuyển tài sản không phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp:

• Công ty mẹ điều chuyển tài sản đến đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc;
• Đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc điều chuyển tài sản về công ty mẹ;
• Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh;
• Điều chuyển tài sản khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

2. Chứng từ sử dụng khi điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, kho và cửa hàng

Mặc dù một số trường hợp chuyển hàng nội bộ không phải lập hóa đơn điện tử, Nghị định 254/2026/NĐ-CP vẫn có quy định về chứng từ sử dụng khi điều chuyển hàng hóa để bán hoặc vận chuyển hàng hóa.

2.1. Điều chuyển hàng hóa đến chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc ở địa phương khác

Điểm d khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa:

• Đến các cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác để bán;
• Giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau;
• Cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng.

Đối với những trường hợp trên, căn cứ phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở kinh doanh được lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Cách thứ nhất: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.

Điểm d.1 khoản 3 Điều 6 quy định cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử làm căn cứ thanh toán và kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị, từng khâu độc lập với nhau.

Cách thứ hai: Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Điểm d.2 khoản 3 Điều 6 quy định cơ sở kinh doanh được:

• Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi điều chuyển hàng hóa;
• Sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Như vậy, tổ chức kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi điều chuyển hàng hóa đến chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc ở địa phương khác để bán được lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.

2.2. Lập hóa đơn khi hàng hóa điều chuyển được bán cho khách hàng

Đối với trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, điểm d khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định trách nhiệm lập hóa đơn khi hàng hóa được bán.

Cụ thể:

• Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng hoặc cơ sở nhận làm đại lý khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định để giao cho người mua.
• Các đơn vị này phải lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán.
• Căn cứ bảng kê, cơ sở giao hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng hóa thực tế tiêu thụ để giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng hoặc cơ sở nhận làm đại lý.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, bảng kê có thể được lập cho 05 ngày hoặc 10 ngày một lần. Nếu hàng hóa bán ra có các mức thuế suất giá trị gia tăng khác nhau, phải lập bảng kê riêng theo từng nhóm thuế suất.

2.3. Nội dung của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Về nội dung, điểm g mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển.”

Theo đó, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải thể hiện các thông tin:

• Lệnh điều động nội bộ: Thông tin liên quan đến việc điều động hàng hóa trong nội bộ.
• Người nhận hàng: Thể hiện tại tiêu thức tên người mua.
• Địa điểm kho nhận hàng: Thể hiện tại tiêu thức địa chỉ người mua.
• Người xuất hàng: Thể hiện tại tiêu thức tên người bán.
• Địa điểm kho xuất hàng: Thể hiện tại tiêu thức địa chỉ người bán.
• Phương tiện vận chuyển: Thông tin về phương tiện được sử dụng để vận chuyển hàng hóa.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán. Đây là những nội dung khác với hóa đơn điện tử được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3. Các trường hợp điều chuyển hàng hóa, tài sản phải lập hóa đơn điện tử

Bên cạnh những trường hợp không phải lập hóa đơn hoặc được sử dụng phiếu xuất kho, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định những hoạt động điều chuyển tài sản và bán hàng hóa phải lập hóa đơn điện tử.

3.1. Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập

Điểm e khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.”

Theo nội dung trên, phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa đối với:

• Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập;
• Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức.

3.2. Xuất hàng hóa để bán lưu động

Theo điểm đ khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

“Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.”

Như vậy, việc xuất hàng hóa để bán lưu động được thực hiện như sau:

• Khi xuất hàng hóa đi bán lưu động: Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.
• Khi bán hàng hóa cho người mua: Lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Vậy nên, việc sử dụng phiếu xuất kho khi đưa hàng hóa đi bán lưu động không có nghĩa là được miễn lập hóa đơn điện tử khi bán hàng.

Trên đây là thông tin về việc lập hóa đơn điện tử khi xuất hàng hóa chuyển kho nội bộ. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...