Hướng dẫn thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Khi cần sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài là yêu cầu bắt buộc. Hướng dẫn dưới đây giúp bạn thực hiện đúng quy định của Quyết định 3657/QĐ-BNG

1. Có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự tài liệu của người khác mà không cần giấy ủy quyền hay không?

Việc đề nghị chứng nhận lãnh sự tài liệu của người khác được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và khoản 4 Điều 1 Nghị định 196/NĐ-CP như sau:

Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến theo quy định tại Điều 15a Nghị định này

Như vậy, cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự tài liệu của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

2. Ngôn ngữ chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ nào?

Ngôn ngữ chứng nhận lãnh sự được quy định tại khoản 5 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP như sau:

Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện như sau:

a) Tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước là tiếng Việt và tiếng Anh;

b) Tại Cơ quan đại diện là tiếng Việt và tiếng Anh. Cơ quan đại diện được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

Vậy, ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

3. Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Theo Quyết định 3657/QĐ-BNG quy định thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

3.1 Thành phần hồ sơ 

- Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu được quy định.

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại.

Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính: 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự đã được Cơ quan có thẩm quyền trong nước chứng nhận theo quy định tại Điều 11 Nghị định 196/2025/NĐ-CP hoặc giấy tờ, tài liệu do Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác lập, cấp, xác nhận.

+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự để lưu tại Cơ quan đại diện

+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

- Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu được quy định.

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại;

Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài hoặc cơ quan đại diện nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm;

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Cơ quan đại diện.

+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

3.2 Cách thức thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cơ quan đại diện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính.

3.3 Thời hạn giải quyết thủ tục bao lâu?

- 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu.

- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc.

- Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

3.4 Cơ quan thực hiện thủ tục 

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3.5 Lệ phí thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài