Hướng dẫn thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại Bộ Ngoại giao

Căn cứ quy định khoản 3 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự quy định về cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam như sau:

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật (sau đây gọi là Cơ quan có thẩm quyền trong nước).

2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự hoặc cơ quan khác được giao thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.”

Như vậy, Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu tại nước ngoài. Như vậy, ngoài Bộ Ngoại giao trong nước, các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng là cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục này theo quy định pháp luật.

2. Những giấy tờ nào được chứng nhận lãnh sự?

Giấy tờ có thể được chứng nhận lãnh sự quy định tại Điều 3 Thông tư 11/2025/TT-BNG như sau:

Các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận bao gồm:

Văn bản, quyết định hành chính do cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan, tổ chức được giao thực hiện quản lý hành chính nhà nước ban hành hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức đó ban hành.

Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định pháp luật về hộ tịch, quốc tịch.

Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định thi hành án, bản án, quyết định của Tòa án nhân dân, vi bằng và các loại văn bản tố tụng khác.

Giấy tờ, văn bản đã được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực.

Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ, tài liệu xác nhận quá trình, kết quả học tập, nghiên cứu do các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân cấp theo quy định của pháp luật.

Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác do cơ sở y tế hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam cấp theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ, chứng từ thương mại được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật.

Các giấy tờ, tài liệu khác nếu được lập, cấp, chứng nhận bởi các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công.

Theo quy định trên, những giấy tờ có thể được chứng nhận lãnh sự gồm:

+ Giấy tờ hành chính;

+ Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch;

+ Văn bản tư pháp;

+ Giấy tờ công chứng, chứng thực;

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

+ Giấy tờ y tế;

+ Chứng từ thương mại;

+ Các giấy tờ khác: Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền cấp.

3. Thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại Bộ Ngoại giao

3.1 Cách thức thực hiện thủ tục như thế nào?

- Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính; hoặc

- Qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc các Cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Chi nhánh Tổng công ty Bưu điện Việt Nam - Bưu điện thành phố Hà Nội (VN-POST/hotline: 02438255948).

3.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.

- Xuất trình bản chính hoặc bản sao chứng thực Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.

- Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính : 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đề nghị được chứng nhận xuất trình để sử dụng ở nước ngoài.

-  01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận xuất trình.

- 01 phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

3.3 Thời hạn giải quyết thủ tục

- 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc.

- Trường hợp người đề nghị đã nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự và có đề nghị thực hiện thủ tục chứng nhận xuất trình thì không phải nộp lại hồ sơ.

3.4 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước.

- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài nhưng không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự (để tạo điều kiện cho giấy tờ tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự).

- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu đó hoặc không thể xác định được.

- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30/4/1975.

3.5 Cơ quan thực hiện thủ tục

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật

3.6 Trình tự các bước thực hiện thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự3 hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh4.

+ Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

+ Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Bước 2: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh xem xét giải quyết.

Bước 3: Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc hồ sơ được gửi trả qua dịch vụ bưu chính cho đương sự.

Trên đây là bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại Bộ Ngoại giao.