Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh đạo, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Điều 3. Nội dung chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Điều 4. Yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

Điều 6. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Chương 2.

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

MỤC 1. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Điều 11. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ tại Bộ Ngoại giao

1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao .

3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:

a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc

b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao . Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Điều 12. Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

1. Đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định này nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao .

2. Việc chứng nhận theo quy định tại khoản 1 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:

a) Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;

b) Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

Điều 13. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

3. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.

Điều 14. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ tại Bộ Ngoại giao

1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao .

4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.

5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.

5. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

MỤC 3. HỒ SƠ LƯU TRỮ VIỆC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 16. Thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.

3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.

Điều 17. Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

3. Thời hạn lưu trữ:

a) Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;

Chương 3.

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 18. Nội dung quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Chủ trì soạn thảo, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc đề xuất việc ký kết, gia nhập các điều ước quốc tế liên quan;

b) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành và các địa phương hướng dẫn và tổ chức thực hiện Nghị định này;

c) Chủ trì việc tuyên truyền pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

d) Tổng kết, báo cáo Chính phủ và thực hiện thống kê nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu

1. Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về tính xác thực, nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

3. Phối hợp với Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

4. Phối hợp với Bộ Ngoại giao trong việc xác minh giấy tờ phục vụ cho chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 21. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:

b) Cung cấp thông tin có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Cơ quan, tổ chức của Việt Nam khi tiếp nhận, sử dụng giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:

a) Xem xét, đối chiếu với các quy định pháp luật và các giấy tờ khác có liên quan để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự trong giải quyết, xử lý các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn của mình;

b) Chủ động phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xác minh về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu của nước ngoài khi cần thiết.

Điều 22. Xử lý vi phạm

1. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, người có thẩm quyền thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có hành vi làm trái các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có hành vi làm trái với các quy định của Nghị định này thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2012.

Điều 25. Tổ chức thực hiện

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.