Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? 

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, trừ những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ và tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng định nghĩa về hợp pháp hóa lãnh sự như sau: Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên các giấy tờ và tài liệu của nước ngoài để các giấy tờ và tài liệu trên được công nhận và có thể sử dụng tại Việt Nam.

2. Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ không được thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa và sửa chữa nhưng không được đính chính;

- Giấy tờ, tài liệu có những chi tiết mâu thuẫn;

- Giấy tờ, tài liệu là giấy tờ giả hoặc giấy tờ, tài liệu được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền;

- Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký không phải là chữ con dấu, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có chứa nội dung xâm phạm đến Việt Nam.

3. Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan là thành viên, hoặc giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo nguyên tắc có đi có lại;

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao qua đường ngoại giao giữa các cơ quan Nhà nước thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy tờ, tài liệu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 2026

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, có 02 cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự là Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện.

Thủ tục tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự tại 02 cơ quan này được quy định lần lượt tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

4.1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người đề nghị chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các thành phần sau và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ Ngoại giao:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy tờ tùy thân:

• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp thì xuất trình bản chính;

• Nếu gửi qua đường bưu điện thì chuẩn bị 01 bản chụp.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận kèm bản chụp;

- 01 bản dịch các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh kèm bản chụp.

Bước 2: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị, cơ quan thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách đối chiếu chữ ký, con dấu và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với chữ ký, con dấu và chức danh đã được nước đó thông báo cho cơ quan thẩm quyền.

Nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính và nộp 01 bản chụp để lưu.

Nếu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực thì cơ quan thực hiện đề nghị cơ quan đó xác minh. 

Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, cơ quan thực hiện giải quyết hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả cho người đề nghị.

4.2. Thời gian thực hiện

Thời hạn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. 

Cụ thể, thời hạn giải quyết đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. 

Tuy nhiên, nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

5. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

- Người đề nghị hợp phải nộp lệ phí;

- Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần.

- Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị phải trả cước phí bưu điện hai chiều.

Trên đây là nội dung giải đáp thắc mắc Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự