Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

1. Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế không phải được lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đây là trường hợp ngoại lệ so với nguyên tắc lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế.

1.1. Quy định đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế

Khoản 2 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.”

Theo đó, quy định được áp dụng đối với:

• Cá nhân nhận thu nhập: Là người thực hiện ủy quyền quyết toán thuế.
• Tổ chức khấu trừ thuế: Là tổ chức thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập.
• Nghĩa vụ lập chứng từ: Tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Như vậy, người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế không thuộc trường hợp tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

1.2. Nguyên tắc lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế

Khoản 1 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.”

Theo quy định, nguyên tắc chung là khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ để giao cho người nộp thuế.

Tuy nhiên, Nghị định quy định các trường hợp thực hiện khác như sau:

• Theo khoản 2 Điều 24: Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ.
• Theo khoản 3 Điều 24: Quy định cách lập chứng từ đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động, ký hợp đồng dưới 03 tháng và ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên.
• Theo khoản 4 Điều 24: Quy định một số khoản thu nhập đã được khấu trừ, nộp thuế tại nguồn không phải lập chứng từ.

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế là một trong những ngoại lệ được quy định trực tiếp tại Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1.3. Phân biệt việc ủy quyền quyết toán thuế với thời hạn hợp đồng lao động

Khoản 2 và khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hai nội dung khác nhau về việc lập chứng từ.

Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế:

• Tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Quy định được xác định tại khoản 2 Điều 24.

Đối với cá nhân không thuộc trường hợp ủy quyền quyết toán thuế:

Việc lập chứng từ được xác định theo quy định tương ứng, trong đó khoản 3 Điều 24 phân biệt:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng;
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.

Do đó, khi xác định trách nhiệm lập chứng từ, cần xem xét trước hết cá nhân có thuộc trường hợp đã ủy quyền quyết toán thuế theo khoản 2 Điều 24 hay không. Đối với những trường hợp phải lập chứng từ, cách lập được thực hiện theo các quy định tương ứng.

2. Quy định lập chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động không ủy quyền quyết toán

2.1. Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng

Khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.”

Với quy định trên, có hai cách lập chứng từ:

• Lập chứng từ theo từng lần khấu trừ: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập một chứng từ cho mỗi lần thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
• Lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ: Khi cá nhân có yêu cầu, tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong cùng một năm tính thuế.

Quy định này áp dụng đối với:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động;
• Cá nhân ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng.

Người nhận thu nhập thuộc hai nhóm trên có thể được lập chứng từ theo từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm theo quy định.

2.2. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Cũng tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.”

Theo đó, đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập 01 chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
• Không áp dụng cách lập chứng từ riêng cho từng lần khấu trừ như trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng.

Tuy nhiên, nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2.3. Các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế tại nguồn không phải lập chứng từ

Ngoài trường hợp ủy quyền quyết toán thuế, khoản 4 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số khoản thu nhập của nhà đầu tư cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Cụ thể, các khoản thu nhập phát sinh từ:

• Chuyển nhượng chứng khoán;
• Đầu tư vốn;
• Chuyển nhượng tài sản mã hóa;
• Chuyển nhượng vàng miếng;
• Bản quyền;
• Nhượng quyền thương mại;
• Trúng thưởng;
• Thừa kế;
• Quà tặng.

Điều kiện áp dụng là khoản thu nhập đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ, nộp thuế TNCN tại nguồn. Khi đáp ứng điều kiện trên, tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

3. Nội dung và trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

3.1. Các nội dung phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải có các thông tin sau:

• Thông tin nhận diện chứng từ: Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
• Thông tin người trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
• Thông tin người nhận thu nhập: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế nếu đã có hoặc số định danh cá nhân.
• Quốc tịch: Thể hiện nếu người nộp thuế không có quốc tịch Việt Nam.
• Thông tin thu nhập và thuế: Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
• Ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Thông tin ký chứng từ: Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, khoản 1 Điều 23 quy định chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

3.2. Thời hạn gửi chứng từ điện tử cho cá nhân bị khấu trừ thuế

Điểm a khoản 3 Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế, đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.”

Theo đó, sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải:

• Gửi chứng từ cho người bị khấu trừ thuế;
• Đồng thời gửi dữ liệu chứng từ cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

Ngoài ra, khoản 2 Điều 29 quy định tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ điện tử đã lập. Đồng thời, khoản 4 Điều 29 Nghị định yêu cầu lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ chứng từ điện tử, đồng thời tuân thủ pháp luật về an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

Trên đây là thông tin về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...