Hóa đơn điện tử phải có những nội dung bắt buộc nào?

1. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

1.1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn

Điểm a và điểm b khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn phải có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Số hóa đơn.

Cụ thể, mục 1 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn tại Điều 8 Nghị định này.

Các tên hóa đơn được liệt kê gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế;
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn bán tài sản công;
• Tem, vé, thẻ;
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Đối với số hóa đơn, mục 2 Phụ lục quy định:

• Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa 08 chữ số.
• Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
• Số hóa đơn kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm, tối đa đến số 99.999.999.
• Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Đối với trường hợp không lập số hóa đơn theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải bảo đảm số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, tối đa 08 chữ số.

1.2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Điểm c khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn phải có:

“Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;”

Mục 3 Phụ lục ban hành kèm Nghị định này yêu cầu những thông tin trên phải được ghi đúng theo giấy tờ đăng ký tương ứng, gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
• Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Ngoài ra, Phụ lục quy định một số trường hợp cụ thể:

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Nếu sử dụng một mã số thuế cho tất cả các cửa hàng thì hóa đơn phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Hóa đơn phải thể hiện rõ mã và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Đối với hóa đơn bán đấu giá tài sản để thi hành án: Phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và của người bán.

1.3. Thông tin của người mua hàng hóa, dịch vụ

Điểm d khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn phải có:

“Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;”

Mục 4 Phụ lục ban hành kèm Nghị định hướng dẫn cách ghi thông tin người mua theo từng trường hợp.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế:

Tên, địa chỉ và mã số thuế trên hóa đơn phải phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế hoặc giấy tờ tương ứng.

Nếu người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách thì hóa đơn thể hiện thông tin này theo mã số đã được cấp.

Đối với tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết tắt một số từ thông dụng như:

• Thành phố: TP;
• Phường: P;
• Công ty cổ phần: CP;
• Trách nhiệm hữu hạn: TNHH;
• Khu công nghiệp: KCN;
• Chi nhánh: CN.

Việc viết tắt phải bảo đảm xác định chính xác tên, địa chỉ của doanh nghiệp và phù hợp với thông tin đăng ký.

Trường hợp người mua là người tiêu dùng:

• Nếu cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện các thông tin này.
• Nếu là người nước ngoài, thông tin địa chỉ và số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
• Nếu không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Mục 4 Phụ lục quy định hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo pháp luật về thuế.

1.4. Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng và đơn giá

Điểm đ khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn thể hiện thông tin hàng hóa, dịch vụ và giá trị giao dịch.

Cụ thể, theo mục 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định:

Về tên hàng hóa, dịch vụ:

• Phải thể hiện bằng tiếng Việt, phù hợp với quy định pháp luật.
• Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì phải ghi chi tiết đến từng chủng loại.
• Nếu pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì phải ghi theo quy định tương ứng.
• Nếu hàng hóa, dịch vụ có mã theo quy định thì hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng mà pháp luật yêu cầu khi đăng ký.

Riêng đối với ô tô, xe máy, hóa đơn phải có các thông tin như nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất, số khung, số máy và giấy tờ chất lượng tương ứng theo quy định.

Về đơn vị tính:

Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để ghi đơn vị tính, chẳng hạn:

• Kilôgam, gam;
• Tấn, tạ;
• Cái, chiếc, hộp, thùng;
• Mét, mét vuông, mét khối.

Đối với dịch vụ, hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính.

Về số lượng và đơn giá:

• Số lượng được ghi bằng chữ số Ả-rập theo đơn vị tính tương ứng.
• Đơn giá được ghi theo đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ.
• Trường hợp được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn theo quy định thì hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

Ngoài ra, đối với hoạt động vận tải đường bộ trong nước, Phụ lục quy định phải thể hiện biển số phương tiện và hành trình, trừ trường hợp được quy định riêng.

1.5. Thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán

Điểm đ khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các thông tin về giá trị giao dịch trên hóa đơn gồm:

• Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất;
• Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng;
• Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Theo mục 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định:

Thuế suất thuế giá trị gia tăng phải phù hợp với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Các khoản thành tiền, tiền thuế và tổng tiền thanh toán được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện:

• Bằng chữ số Ả-rập;
• Bằng chữ tiếng Việt.

Đối với giao dịch bằng ngoại tệ thuộc trường hợp không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam, tổng tiền thanh toán được thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Nếu người bán áp dụng chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại theo quy định pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu, khuyến mại trên hóa đơn.

1.6. Chữ ký, thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế

Điểm e, g, h và i khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các thông tin tiếp theo gồm:

• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.

Đối với chữ ký trên hóa đơn:

Mục 6 Phụ lục ban hành kèm Nghị định quy định:

• Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
• Nếu người bán là nhà cung cấp ở nước ngoài thì sử dụng chữ ký điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, chữ ký số của người mua không bắt buộc trong trường hợp thông thường, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận.

Đối với thời điểm lập hóa đơn:

Thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.

Đối với thời điểm ký số:

Mục 7 Phụ lục quy định thời điểm ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn.

Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch.

Đối với mã của cơ quan thuế:

Hóa đơn điện tử có mã phải thể hiện mã của cơ quan thuế theo điểm i khoản 1 Điều 10.

Ngoài ra, điểm k khoản 1 Điều 10 quy định hóa đơn phải thể hiện phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và những nội dung khác có liên quan nếu phát sinh.

2. Các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung

2.1. Hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số của người mua

Điểm a mục 9 Phụ lục quy định:

“Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).”

Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua trong trường hợp thông thường.

Tuy nhiên, nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử thì hóa đơn có chữ ký của người bán và người mua theo thỏa thuận.

Bên cạnh đó, điểm b mục 9 quy định hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của cả người bán và người mua.

2.2. Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim và cây xăng

Theo điểm c mục 9 Phụ lục, đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại:

• Siêu thị;
• Trung tâm thương mại;
• Rạp chiếu phim;

Nếu người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn không nhất thiết phải có:

• Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua;
• Chữ ký số của người mua.

Tương tự, đối với hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp các thông tin trên, hóa đơn cũng không nhất thiết phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

2.3. Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ

Điểm d mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ không nhất thiết phải có:

• Chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã;
• Thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế;
• Tiền thuế giá trị gia tăng;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Ngoài ra, nếu tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có:

• Đơn vị tính;
• Số lượng;
• Đơn giá.

2.4. Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt và xây nhà để bán

Theo điểm e mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với:

• Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt;
• Hóa đơn của hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng;

Hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện:

• Đơn vị tính;
• Số lượng;
• Đơn giá.

Đây là quy định riêng đối với các hoạt động nêu trên, không áp dụng chung cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2.5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không

Điểm đ mục 9 Phụ lục quy định trường hợp chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh và được xác định là hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có:

• Ký hiệu hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu hóa đơn;
• Số thứ tự hóa đơn;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
• Mã số thuế, địa chỉ người mua;
• Chữ ký số của người bán.

Tuy nhiên, nếu tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân thuộc tổ chức đó, chứng từ điện tử được lập theo thông lệ quốc tế nêu trên không được xác định là hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ nội dung theo quy định để giao cho tổ chức mua dịch vụ.

3. Nội dung riêng của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bên cạnh quy định chung tại khoản 1 Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định cụ thể các nội dung đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

3.1. Những thông tin phải có trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có các nội dung:

Thông tin người bán:

• Tên;
• Địa chỉ;
• Mã số thuế.

Thông tin người mua, nếu người mua yêu cầu:

• Tên;
• Địa chỉ;
• Mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại theo quy định.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn giá;
• Số lượng;
• Giá thanh toán.

Thông tin thời điểm và dữ liệu hóa đơn:

• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã;
• Hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn từ máy tính tiền.

Ngoài ra, khoản 4 Điều 10 quy định trường hợp tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì hóa đơn phải ghi rõ:

• Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
• Tiền thuế giá trị gia tăng;
• Tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.

3.2. Hình thức gửi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho người mua

Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán được gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng các hình thức:

• Tin nhắn;
• Thư điện tử;
• Các hình thức điện tử khác.

Ngoài ra, người bán có thể cung cấp:

• Đường dẫn tra cứu hóa đơn;
• Mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn điện tử.

Đối với chữ ký số, điểm b khoản 9 Điều 8 Nghị định này quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số.

3.3. Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Khoản 2 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP giao quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. Nội dung chi tiết được quy định tại mục 8 Phụ lục ban hành kèm Nghị định.

Về chữ viết:

• Chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt.
• Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn.
• Nếu sử dụng tiếng Việt không dấu thì không được làm sai lệch cách hiểu về nội dung hóa đơn.

Về chữ số:

Chữ số trên hóa đơn là chữ số Ả-rập từ 0 đến 9.

Người bán được lựa chọn cách sử dụng dấu phân cách phần nghìn và phần thập phân theo những phương thức được quy định tại điểm b mục 8 Phụ lục.

Về đồng tiền:

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia “đ”.

Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối thì được thể hiện các khoản tiền bằng ngoại tệ theo quy định, đồng thời thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam trong trường hợp phải quy đổi.

Nếu giao dịch được phép nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Trên đây là thông tin về những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...