Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải có những nội dung gì?

1. Thông tin bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

1.1. Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số thứ tự chứng từ

Điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải có:

“Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;”

Theo đó, chứng từ phải thể hiện đầy đủ bốn thông tin:

• Tên chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế: Thể hiện theo mẫu chứng từ được sử dụng.
• Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế: Thể hiện ký hiệu của chứng từ.
• Số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế: Số thứ tự của chứng từ được lập.

1.2. Thông tin của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập

Điểm b khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu chứng từ thể hiện:

“Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;”

Như vậy, bên chi trả thu nhập phải ghi đầy đủ:

• Tên tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập;
• Địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập;
• Mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.

Đối tượng thể hiện tại nhóm thông tin này chính là tổ chức, cá nhân thực hiện chi trả thu nhập và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

1.3. Thông tin của cá nhân nhận thu nhập

Theo điểm c khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ phải có:

“Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;”

Theo quy định, thông tin của cá nhân nhận thu nhập gồm:

• Họ và tên của cá nhân nhận thu nhập;
• Địa chỉ của cá nhân nhận thu nhập;
• Số điện thoại;
• Mã số thuế nếu cá nhân đã có mã số thuế, hoặc số định danh cá nhân theo quy định.

1.4. Quốc tịch của cá nhân nhận thu nhập

Điểm d khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thông tin về:

“Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);”

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thể hiện quốc tịch khi người nộp thuế không có quốc tịch Việt Nam.

1.5. Các khoản thu nhập, giảm trừ và số thuế đã khấu trừ

Đây là nhóm thông tin quan trọng trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Điểm đ khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;”

Theo quy định, chứng từ phải thể hiện các thông tin:

• Khoản thu nhập: Khoản thu nhập mà cá nhân được nhận.
• Thời điểm trả thu nhập: Thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện việc chi trả thu nhập.
• Tổng thu nhập chịu thuế: Tổng số thu nhập chịu thuế của cá nhân được thể hiện trên chứng từ.
• Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng bảo hiểm bắt buộc có liên quan.
• Khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Các khoản thuộc nhóm này theo quy định.
• Số thuế đã khấu trừ: Số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã thực hiện khấu trừ.

1.6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ

Điểm e khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế phải có:

“Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;”

Chứng từ phải ghi rõ ngày, tháng và năm lập. Đây là thông tin bắt buộc để xác định thời điểm chứng từ được lập theo quy định.

1.7. Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập

Điểm g khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.”

Đối với chứng từ điện tử, khoản 1 Điều 23 còn quy định:

“Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

Như vậy:

• Chứng từ khấu trừ thuế phải có họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
• Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số.

2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

2.1. Chứng từ được lập tại thời điểm khấu trừ thuế

Khoản 1 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.”

Theo nội dung Nghị định, nguyên tắc chung là tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế, trừ những trường hợp được quy định riêng. Việc lập chứng từ còn phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động và trường hợp thu nhập của cá nhân

2.2. Lập chứng từ đối với cá nhân có hợp đồng lao động

Khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cách lập chứng từ theo thời hạn hợp đồng lao động.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện một trong hai cách:

• Lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế;
• Hoặc lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

2.3. Các trường hợp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế

Khoản 2 và khoản 4 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định những trường hợp không phải lập chứng từ.

Trường hợp thứ nhất: Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

Khoản 2 Điều 24 quy định:

“Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.”

Theo đó, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp thứ hai: Một số khoản thu nhập đã được khấu trừ, nộp thuế tại nguồn.

Khoản 4 Điều 24 quy định không phải lập chứng từ đối với thu nhập của nhà đầu tư cá nhân phát sinh từ:

• Chuyển nhượng chứng khoán;
• Đầu tư vốn;
• Chuyển nhượng tài sản mã hóa;
• Chuyển nhượng vàng miếng;
• Bản quyền;
• Nhượng quyền thương mại;
• Trúng thưởng;
• Thừa kế;
• Quà tặng.

Điều kiện áp dụng là khoản thu nhập đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân tại nguồn.

2.4. Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử

Khoản 5 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử.

Thời điểm ký số được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.

3. Trách nhiệm gửi và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

3.1. Chứng từ điện tử phải được gửi cho người bị khấu trừ thuế và cơ quan thuế ngay trong ngày lập

Điểm a khoản 3 Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế, đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.”

Theo đó, sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải:

• Gửi chứng từ cho cá nhân bị khấu trừ thuế;
• Đồng thời gửi dữ liệu chứng từ cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

Nghị định quy định rõ thời hạn gửi chứng từ điện tử là ngay trong ngày lập, không phải đến cuối tháng hoặc cuối kỳ khai thuế.

3.2. Các hình thức chuyển dữ liệu chứng từ đến cơ quan thuế

Điểm a khoản 3 Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định việc chuyển dữ liệu chứng từ điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu qua các hình thức tương ứng.

Đối với tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thông thường:

Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đối với tổ chức khấu trừ thuế đã kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế:

Được chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân qua Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử hoặc được sử dụng hóa đơn điện tử có mã miễn phí:

Được lựa chọn chuyển dữ liệu chứng từ qua:

• Hệ thống thông tin quản lý thuế;
• Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

3.3. Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử

Khoản 1, khoản 2, khoản 4 và khoản 5 Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm:

• Quản lý tên và mật khẩu của tài khoản được cơ quan quản lý thuế cấp;
• Tạo lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử để gửi đến người bị khấu trừ thuế;
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ điện tử đã lập;
• Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ chứng từ điện tử;
• Tuân thủ quy định pháp luật về an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử;
• Chấp hành việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý thuế và cơ quan có thẩm quyền.

Bên cạnh việc lập chứng từ đầy đủ nội dung, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế còn phải bảo đảm tính chính xác, toàn vẹn và an toàn của dữ liệu chứng từ điện tử.

Trên đây là thông tin về những nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...